Compte tenu de la charge de travail au sein du pôle administratif, de la complexité des missions en matière d'exécution/suivi comptable et budgétaire, des tâches de secrétariat et du plan de communication, il convient de pérenniser les effectifs du service administratif/comptabilité, secrétariat par la création d'un emploi de secrétaire administrative et comptable à temps non complet, à raison de 28 heures hebdomadaires pour réaliser toutes missions de secrétariat, exécution et suivi comptable et budgétaire, plan de communication à compter du 1er septembre 2024.

Activité 1 : Gestion Administrative
- Effectuer l'accueil téléphonique ou physique ;
- Rédaction et mise en forme des courriers, documents divers, compte-rendus, renseignement de tableaux ;
- Traitement du courrier ;
- Saisir et mettre en forme les documents, les transmettre et les archiver ;
- Participer à la préparation et à l'organisation des réunions et assemblées ;
- Suivre l'état des stocks, identifier les besoins en approvisionnement et établir les commandes ;
- Inventaire, suivi et attribution du petit matériel ;
- Gestion des contrats (assurances, locations, téléphonie et autres) ;
- Assistance pour la passation des marchés publics ;
- Télétransmission des délibérations sur le portail dédié e-assemblée ;
- Gestion de l'information avec le classement et l'archivage annuel des documents du syndicat.

Activité 2 : Gestion comptable et budgétaire
- Saisir les données de comptabilité générale et enregistrer les écritures comptables (mandatements et encaissements).
- Connaissance des documents budgétaires et participation à l'élaboration du budget.
- Renseigner les déclarations fiscales (Déclaration du FCTVA).
- Suivre les éléments de la trésorerie de la collectivité.
- Rédaction des documents relatifs aux décisions budgétaires.
- Vérification des décomptes financiers et des factures associées.
- Traitement des frais de déplacement et de mission des agents.
- Gestion du matériel (amortissements, inventaire).

Activité 3 : communication
- Actualisation du fichier interne des contacts du syndicat ;
- Mise en page de documents destinés au site internet ou tout autre outil de communication.

Activité 4 d'ordre secondaire
- Remplacement sur le poste de gestionnaire en ressources humaines, en cas d'absence de celui-ci.

Niveau de formation requis : Bac
Diplôme de l'agent : Niveau d'expérience requis : 1 à 2 ans
Savoir-être :
- Relation avec les élus,
- Relation avec le public (politesse, courtoisie),
- Posture,
- Respect de la confidentialité.

Savoirs de base :
- Communiquer efficacement à l'écrit et à l'oral,
- Aptitude à travailler en équipe,
- Maîtrise des outils informatiques et bureautiques.

Savoirs faire professionnels et techniques :
- Technique d'écriture rapide et de prise de notes,
- Utilisation d'outils de bureautique (traitement de texte, tableur),
- Eléments de base en comptabilité, utilisation de logiciels de gestion comptable,
- Méthodes de classement et d'archivage.