DSJPC-273-Une assistante de direction
Offre n° O008241220000374
Publiée le 20/12/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Charleville-Mézières (Ardennes)
Poste à pourvoir le
01/02/2025
Date limite de candidature
20/01/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
données © OpenStreetMap/ODbL - rendu OSM France
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Le titulaire du poste aura pour mission, au sein de la Direction de la Stratégie Juridique et de la Performance Comptable, d'assurer une assistance permanente en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information et de suivi des dossiers.
Missions / conditions d'exercice
1 - Assistant du Directeur :
Organisation de l'agenda,
Gestion des déplacements,
Secrétariat téléphonique,
Secrétariat administratif des réunions de Direction et des réunions sollicitées par le Directeur,
Veille juridique et financière relative à l'actualité locale et nationale,
Analyse administrative des documents soumis par le Directeur,
Assistance administrative du Directeur dans ses fonctions de Référent.
2 - Secrétariat de Direction :
Gérer le courrier Arrivé/Départ et le ventiler dans la direction en fonction du visa du Directeur,
Mise en forme des documents et dossiers du Directeur relatifs notamment à l'organe délibérant, la Présidence et la Direction générale,
Rédaction des courriers,
Validation de la forme des actes transmis au Directeur pour visa ou signature,
Suivi du Budget de la Direction,
Préparation et relecture du Budget de la Direction en lien avec le Directeur et les managers.
3 - Fonctionnement de la Direction :
Assurer le bon accueil des nouveaux arrivants (gestion des accès/gestion de l'outil informatique/...),
Veiller à la bonne coordination des services de la Direction,
Gérer les commandes, fournitures de bureau et plus globalement toute demande relative à l'organisation du travail des agents de la Direction,
Gestion des photocopieurs et de l'organisation des dossiers
4 - Assistance du Chef de site :
Assister le chef de site géographique: demandes d'intervention, suivi des travaux dans le bâtiment, préparation des commandes des EPI pour tous les agents du site,
Gestion de tous les accès au site (badges d'accès, bips du parking Bastion).
5 - Gestion de la Facturation juridique
Gestion de la Facturation des prestataires juridiques de la Collectivité (avocats, Commissaires de justice, ...),
Suivi Budgétaire des prestations juridiques (accompagnement juridique / représentation juridique / enquête administrative / audit / ...).
Organisation de l'agenda,
Gestion des déplacements,
Secrétariat téléphonique,
Secrétariat administratif des réunions de Direction et des réunions sollicitées par le Directeur,
Veille juridique et financière relative à l'actualité locale et nationale,
Analyse administrative des documents soumis par le Directeur,
Assistance administrative du Directeur dans ses fonctions de Référent.
2 - Secrétariat de Direction :
Gérer le courrier Arrivé/Départ et le ventiler dans la direction en fonction du visa du Directeur,
Mise en forme des documents et dossiers du Directeur relatifs notamment à l'organe délibérant, la Présidence et la Direction générale,
Rédaction des courriers,
Validation de la forme des actes transmis au Directeur pour visa ou signature,
Suivi du Budget de la Direction,
Préparation et relecture du Budget de la Direction en lien avec le Directeur et les managers.
3 - Fonctionnement de la Direction :
Assurer le bon accueil des nouveaux arrivants (gestion des accès/gestion de l'outil informatique/...),
Veiller à la bonne coordination des services de la Direction,
Gérer les commandes, fournitures de bureau et plus globalement toute demande relative à l'organisation du travail des agents de la Direction,
Gestion des photocopieurs et de l'organisation des dossiers
4 - Assistance du Chef de site :
Assister le chef de site géographique: demandes d'intervention, suivi des travaux dans le bâtiment, préparation des commandes des EPI pour tous les agents du site,
Gestion de tous les accès au site (badges d'accès, bips du parking Bastion).
5 - Gestion de la Facturation juridique
Gestion de la Facturation des prestataires juridiques de la Collectivité (avocats, Commissaires de justice, ...),
Suivi Budgétaire des prestations juridiques (accompagnement juridique / représentation juridique / enquête administrative / audit / ...).
Profils recherchés
Connaissances :
Connaissance du Statut de la Fonction Publique Territoriale
Connaissance du fonctionnement de la Collectivité
Maîtrise des logiciels bureautiques (X Sare, X Paraph, X actes, X marchés,Logiciel GrandAngle)
Maîtrise de l'outil informatique
Aptitudes et qualités requises :
Rigueur
Grande discrétion
Aisance relationnelle
Facilité rédactionnelle
Confidentialité
Loyauté,
Disponibilité.
Connaissance du Statut de la Fonction Publique Territoriale
Connaissance du fonctionnement de la Collectivité
Maîtrise des logiciels bureautiques (X Sare, X Paraph, X actes, X marchés,Logiciel GrandAngle)
Maîtrise de l'outil informatique
Aptitudes et qualités requises :
Rigueur
Grande discrétion
Aisance relationnelle
Facilité rédactionnelle
Confidentialité
Loyauté,
Disponibilité.
Contact et modalités de candidature
Contact
0324596060
Informations complémentaires
https://recrutement.altays-progiciels.com/conseil-departemental-des-ardennes/fr/recherche.html
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.