Gestion administrative
- Pilotage, suivi et mise en œuvre de la correspondance administrative (courriers-courriels), élabore les modèles types, rédige les courriers complexe
- Pilotage des fonctions d’accueil du public en veillant à assurer une permanence d’accueil
- Rédaction, contrôle et notification des conventions conclues avec les partenaires institutionnels et privés, les associations, les établissements scolaires
- Etre l’interlocuteur et assurer le suivi de l’harmonie municipale
- Piloter la base de connaissance de la vie associative culturelle et sportive et la mise à jour de la base de données des contacts
-Animer le guichet des associations notamment par le suivi de la Charte des Associations, la réception des documents statutaires et veiller à la remise des justificatifs annuels
-Piloter, suivre et contrôler la bonne réalisation des contrats de prestation de service (maintenance...), proposer les cahiers des charges et élaborer l’analyse des offres
-Optimiser la qualité et les délais de process administratifs (dématérialisation, logiciels de gestion ...)
Gestion financière
-Préparation, mise en place, pilotage et corrections du budget du service
-Suivre l’exécution budgétaire des actions du service en lien avec les agents référents de ces actions, analyse des écarts, élaboration des tableaux de bord de consommation des crédits et proposition des corrections
-Contrôler les opérations comptables réalisées, piloter les engagements et la facturation aux tiers et Piloter la perception des recettes : facturation, régies
-Suivi des outils de renseignement mis à disposition des agents et piloter la notification annuelle des aides directes et indirectes attribuées aux associations et tiers
-Adresser les dossiers de demandes de subvention aux associations, réceptionner, analyser les dossiers, élaborer les rapports de présentation et opérer les notifications de subventions
-Etablir les dossiers de demande de subvention en lien avec le chef de service et présenter les bilans justificatifs
Ressources humaines
-Pilote le tableau des emplois et le plan de formation des agents. Il tient à jour les informations, sollicite et assure le suivi des habilitations et des demandes de formation
-Procéder aux remplacements de courte durée et suit les procédures de recrutement
-Tenue à jour des fiches de poste et procède à leur adaptation
-Mettre en œuvre les conditions d’un suivi horaire des agents du service : congés, absence, suivi horaire des agents annualisés… Adapter et uniformiser les outils de travail de renseignement des heures des agents utilisés par les agents de maitrise
-Contrôle et évaluation des contingents d’heures réalisés, vérification des états d’heures, veille sur la bonne application des règlements du temps de travail, alerte du chef de service et proposition d’actions correctrices.
-Contrôle de l’application et des éléments de paie relatives aux heures supplémentaires, primes, astreintes et propose si nécessaire les régulations
-Tenue et rendu régulier de tableaux de bord sur les contingents d’heure réalisés par les agents et l’annualisation du temps de travail
-Tenue du tableau des congés, identification des éventuels points de difficulté avant transmission au chef de service
Evaluation de l’activité du service
-Mettre en place des outils de suivi de l’activité du service, en exploiter les résultats et établir des tableaux de bords et les rapports d’activité du service
Encadrement
-Management opérationnel et encadrement hiérarchique du personnel de la ressource administrative ;
Autres
-Suppléance du responsable du service en cas d’absence.