Le Département est un acteur essentiel de l’aménagement du territoire et des solidarités.

La Direction générale adjointe solidarités pilote et met en œuvre les politiques publiques et les services en charge du secteur social (insertion, enfance, PMI, autonomie, action sociale, santé).

Le Secrétariat Général, directement rattaché à la DGA-S, est à la fois un service ressource réalisant un appui aux directions du secteur social dans les domaines administratif, financier, budgétaire, informatique, etc… ; et à la fois un service stratégique chargé du pilotage de projets et dispositifs transversaux servant les politiques sociales et le projet de la DGA.

Poste
L’assistante de direction gère d’une part l’agenda et les demandes spécifiques de la Directrice Générale Adjointe.

Elle gère aussi en lien avec le chef de service du secrétariat général les process et missions courantes de ces services, en lien et en transversalité avec les directions thématiques.

Elle contribue dans ce cadre à l’animation administrative de la direction générale adjointe.



Assistance de la Directrice Générale Ajdointe

Gestion de l’agenda, des réservations, constitution des dossiers.


Assistance à l’animation de la Direction Générale Adjointe dans le cadre du rattachement au Secrétariat Général

Organisation et cadencement des réunions, élaboration des ordres du jour, gestion des contributions à apporter par chaque direction, organisation matérielle (salle, matériel, fournitures, commandes des repas, etc). Il s’agit ici : des réunions internes avec les directions (CODIR, réunions de services, points bilatéraux…) ; des réunions avec les élus et des réunions institutionnelles avec les partenaires extérieurs.
Préparation des commissions des postes : rappel des délais, recueil des informations, gestion du circuit des validations par la DGA/le SG et liens avec la DRH
Préparation des instances :
Préparation du conseil de délégation : envoi des ODJ, suivi des dossiers positionnés sur les espaces dédiés (TEAMS, réseau), relance des directions, vérification de la complétude des dossiers, etc
Suivi des dossiers dans le logiciel des délibérations : vérification de la complétude, de la cohérence globale des saisies dans la fiche de présentation du logiciel, suivi des étapes d’avancement et relance des directions.
Elaboration de fiches synthétiques de procédures en lien avec la chef de service du SG sur les principales missions.


Tâches administratives courantes :

Gestion des parapheurs, suivi des circuits,
Enregistrement du courrier, suivi des courriers signalés
Gestion des publications sur l’intranet
Gestion des demandes d’interventions techniques diverses via le centre de contact
Elaboration de courriers et de documents divers, participation à la frappe, relecture, mise en forme, classement
Gestion du classement informatique (réseau, TEAMS), élaboration et suivi d’un plan de nommage et de classement,
Suivi de l’élaboration des tableaux de gestion par les directions de la DGA