ASSISTANTE DE DIRECTION
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O007250128001124
Publiée le 28/01/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
La ville d'Aubenas (Ardèche)
13 002 habitants
ville centre de l'Agglomération Albenassienne,
pôle urbain de l'Ardèche méridionale
13 002 habitants
ville centre de l'Agglomération Albenassienne,
pôle urbain de l'Ardèche méridionale
Lieu de travail
4, Place de l'Hôtel-de -Ville - BP 50128, Aubenas (Ardèche)
Poste à pourvoir le
01/04/2025
Date limite de candidature
21/02/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Rémunération indicative
Selon grille indiciaire de catégorie C + primes + CNAS
Descriptif de l'emploi
Sous l’autorité du cabinet du Maire, vous assurez les missions suivantes :
Missions / conditions d'exercice
Missions liées à la gestion du courrier
• Ouverture et traitement du courrier entrant (enregistrement, scan, diffusion après validation de la cheffe du cabinet)
• Gestion des contrats de location, factures, fournitures, suivi de maintenance se rapportant à la machine à affranchir.
• Veille à la rigueur des mises en signatures (parapheurs) et au respect des procédures liées au courrier.
• Suivi des navettes extérieures, régulières et exceptionnelles (réception des demandes et traitement avec le Pôle citoyenneté ou Pôle RH).
• Suivi rigoureux du tableau « Chrono »
• Suivi des pochettes courriers et rappel des services pour le traitement des courriers jugés urgents ou importants par M le Maire ou la cheffe de Cabinet.
• Lien avec les services pour solutions d’urgence ou inhabituelle
• Veille au bon fonctionnement des matériels mis à disposition
Missions liées au Cabinet
• Recevoir, filtrer et orienter les appels du poste et les courriers du cabinet.
• Participation à l’organisation de réunions, préparer des dossiers si besoin.
• Gestion de l’agenda et des prises de rendez-vous.
• Gestion et mise à jour des fichiers Excel, réalisation de publipostage (vœux, remise de l’agenda …).
• Préparation des RDV permanences avec les administrés.
• Rédactions de courriers, d’excuses, félicitations, condoléances...
• Redistribution des parapheurs signés.
• Classement, archivage.
Mission liée au conseil municipal des enfants
• Secrétariat et animatrice du Conseil Municipal des enfants – fréquence réunion 1 fois/ mois
• Gestion de l’organisation, du déroulement et du suivi
• Ouverture et traitement du courrier entrant (enregistrement, scan, diffusion après validation de la cheffe du cabinet)
• Gestion des contrats de location, factures, fournitures, suivi de maintenance se rapportant à la machine à affranchir.
• Veille à la rigueur des mises en signatures (parapheurs) et au respect des procédures liées au courrier.
• Suivi des navettes extérieures, régulières et exceptionnelles (réception des demandes et traitement avec le Pôle citoyenneté ou Pôle RH).
• Suivi rigoureux du tableau « Chrono »
• Suivi des pochettes courriers et rappel des services pour le traitement des courriers jugés urgents ou importants par M le Maire ou la cheffe de Cabinet.
• Lien avec les services pour solutions d’urgence ou inhabituelle
• Veille au bon fonctionnement des matériels mis à disposition
Missions liées au Cabinet
• Recevoir, filtrer et orienter les appels du poste et les courriers du cabinet.
• Participation à l’organisation de réunions, préparer des dossiers si besoin.
• Gestion de l’agenda et des prises de rendez-vous.
• Gestion et mise à jour des fichiers Excel, réalisation de publipostage (vœux, remise de l’agenda …).
• Préparation des RDV permanences avec les administrés.
• Rédactions de courriers, d’excuses, félicitations, condoléances...
• Redistribution des parapheurs signés.
• Classement, archivage.
Mission liée au conseil municipal des enfants
• Secrétariat et animatrice du Conseil Municipal des enfants – fréquence réunion 1 fois/ mois
• Gestion de l’organisation, du déroulement et du suivi
Profils recherchés
Les compétences requises
• Réalisation et mise en forme de travaux bureautiques et administratifs.
• Sens des initiatives et des responsabilités ainsi que respect de la confidentialité.
• Adaptabilité, disponibilité, autonomie, sens de l’organisation et capacité à rendre compte.
• Bonne application de l’orthographe. Esprit de synthèse.
Les connaissances spécifiques requises
• Maîtrise de l’outil informatique indispensable et des outils internet (EXCEL et WORD indispensables)
Les qualités personnelles recherchées
• Qualité d’écoute et relationnelles
• Goût du travail en équipe
• Force de proposition et de créativité
• Gestion du stress et des conflits
• Disponibilité pour les réunions (matinée, soirée, etc…) notamment au moment de la prise de fonction
Savoir-être :
Neutralité, discrétion, disponibilité, sens du travail en équipe, autonomie, réactivité
• Réalisation et mise en forme de travaux bureautiques et administratifs.
• Sens des initiatives et des responsabilités ainsi que respect de la confidentialité.
• Adaptabilité, disponibilité, autonomie, sens de l’organisation et capacité à rendre compte.
• Bonne application de l’orthographe. Esprit de synthèse.
Les connaissances spécifiques requises
• Maîtrise de l’outil informatique indispensable et des outils internet (EXCEL et WORD indispensables)
Les qualités personnelles recherchées
• Qualité d’écoute et relationnelles
• Goût du travail en équipe
• Force de proposition et de créativité
• Gestion du stress et des conflits
• Disponibilité pour les réunions (matinée, soirée, etc…) notamment au moment de la prise de fonction
Savoir-être :
Neutralité, discrétion, disponibilité, sens du travail en équipe, autonomie, réactivité
Contact et modalités de candidature
Contact
0475357809
Informations complémentaires
Les conditions de l’emploi :
• Temps complet : 39h,
Lundi : 08h30-12h00 / 13h30-17h30
Mardi au jeudi : 08h00-12h00 / 13h30-17h30
Vendredi : 08h00-12h00 / 13h30-17h00
• Lieu de travail : Mairie principale
• Nature du contrat : mobilité interne / recrutement en CDD (12 mois renouvelables) ou par voie de mutation ou de détachement,
• Primes (IFSE)
• CNAS.
📝Merci d’envoyer votre candidature (CV + lettre de motivation) à :
Monsieur le Maire
Place de l’hôtel de Ville – BP 50128
07202 AUBENAS Cedex
Ou par e-mail : responsablerh@mairie-aubenas.fr
Renseignements :
Madame Corinne BIVENS
Directrice du cabinet du Maire :
📩 : corinne.bivens@mairie-aubenas.fr
Tél : 04 75 87 81 01
Prise de fonction : Avril-mai 2025
Date limite des candidatures : vendredi 21 février 2025.
Date de l’entretien : 7 mars 2025 (après-midi ; pas de visio).
• Temps complet : 39h,
Lundi : 08h30-12h00 / 13h30-17h30
Mardi au jeudi : 08h00-12h00 / 13h30-17h30
Vendredi : 08h00-12h00 / 13h30-17h00
• Lieu de travail : Mairie principale
• Nature du contrat : mobilité interne / recrutement en CDD (12 mois renouvelables) ou par voie de mutation ou de détachement,
• Primes (IFSE)
• CNAS.
📝Merci d’envoyer votre candidature (CV + lettre de motivation) à :
Monsieur le Maire
Place de l’hôtel de Ville – BP 50128
07202 AUBENAS Cedex
Ou par e-mail : responsablerh@mairie-aubenas.fr
Renseignements :
Madame Corinne BIVENS
Directrice du cabinet du Maire :
📩 : corinne.bivens@mairie-aubenas.fr
Tél : 04 75 87 81 01
Prise de fonction : Avril-mai 2025
Date limite des candidatures : vendredi 21 février 2025.
Date de l’entretien : 7 mars 2025 (après-midi ; pas de visio).
Adresse de l'employeur
MAIRIE D AUBENAS
>4, Place de l'Hôtel-de -Ville - BP 50128
07202 AUBENAS
>4, Place de l'Hôtel-de -Ville - BP 50128
07202 AUBENAS
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.