ASSISTANT-E DE DIRECTION
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O007241003000823
Publiée le 03/10/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
3, RUE DES CONDAMINES, Mauves (Ardèche)
Poste à pourvoir le
02/01/2025
Date limite de candidature
04/11/2024
Type d'emploi
Emploi temporaire
Durée de la mission
12 mois
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Emploi contractuel de cat. B
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui
(Art. L332-23 disposition 1 du code général de la fonction publique)
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un accroissement temporaire d'activité. Le contrat proposé ne peut excéder un an, pendant une même période de 18 mois consécutifs.
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un accroissement temporaire d'activité. Le contrat proposé ne peut excéder un an, pendant une même période de 18 mois consécutifs.
Temps de travail
Temps non complet,
17h50 hebdomadaire
Descriptif de l'emploi
Le Syndicat Mixte du Bassin Versant du Doux (07), créé au 1er janvier 2021 est compétent en matière de gestion des cours d’eau (GEMAPI) à l’échelle de son bassin versant. Son périmètre d’intervention (630 km2 ) couvre 40 communes ardéchoises regroupées en 4 intercommunalités.
Le Doux prend sa source à Saint-Bonnet-le-Froid et se jette dans le Rhône au niveau de St-Jean de-Muzols et Tournon-sur-Rhône.
Le Syndicat compte une équipe de 5 personnes : deux techniciens de rivières, un chargé de
mission gestion quantitative, une chargée de mission hydraulique et la responsable de structure.
Ses statuts et ses missions portent sur l’ensemble de la compétence GEMAPI, à savoir :
préservation, restauration et entretien des cours d’eau (restauration et entretien de la
végétation de berge, restauration de la continuité écologique…),
prévention contre le risque inondation,
protection et restauration de zones humides,
gestion de la ressource en eau (lancement d’un PTGE – Projet de Territoire pour la Gestion
de l’Eau, nombreuses actions en cours sur les retenues du bassin, suivi des débits d’étiage…)
actions de communication (travail de mémoire en cours, participation à des journées de
sensibilisation auprès du « grand public », campagnes de sensibilisation scolaire…)
DEFINITION DU POSTE :
Sous la responsabilité de la Responsable de structure, vous serez chargé-e d’apporter une aide permanente à la responsable et aux agents du Syndicats (5 agents au total) en termes
d'organisation personnelle, de gestion administrative et financière, de suivi de l’exécution
budgétaire et des marchés publics, de suivi de dossiers, de communication, d’information, et d'accueil.
Le Doux prend sa source à Saint-Bonnet-le-Froid et se jette dans le Rhône au niveau de St-Jean de-Muzols et Tournon-sur-Rhône.
Le Syndicat compte une équipe de 5 personnes : deux techniciens de rivières, un chargé de
mission gestion quantitative, une chargée de mission hydraulique et la responsable de structure.
Ses statuts et ses missions portent sur l’ensemble de la compétence GEMAPI, à savoir :
préservation, restauration et entretien des cours d’eau (restauration et entretien de la
végétation de berge, restauration de la continuité écologique…),
prévention contre le risque inondation,
protection et restauration de zones humides,
gestion de la ressource en eau (lancement d’un PTGE – Projet de Territoire pour la Gestion
de l’Eau, nombreuses actions en cours sur les retenues du bassin, suivi des débits d’étiage…)
actions de communication (travail de mémoire en cours, participation à des journées de
sensibilisation auprès du « grand public », campagnes de sensibilisation scolaire…)
DEFINITION DU POSTE :
Sous la responsabilité de la Responsable de structure, vous serez chargé-e d’apporter une aide permanente à la responsable et aux agents du Syndicats (5 agents au total) en termes
d'organisation personnelle, de gestion administrative et financière, de suivi de l’exécution
budgétaire et des marchés publics, de suivi de dossiers, de communication, d’information, et d'accueil.
Missions / conditions d'exercice
Activités transversales de secrétariat
Préparation et suivi des décisions / délibérations
Appui à l'organisation de réunions d’acteurs ou groupe d'élus : contact des participants
pour connaitre leur disponibilité, réservation de salle, organisation de réunion en distanciel, appui logistique, impression de supports si besoin, commande des éventuels
buffets / boissons
Appui à l'organisation d'événements : réservation de salle, appui logistique, gestion
des invitations et réception des inscriptions, impression de supports si besoin
Suivi des conventions en cours
Aide à la création d’outils de suivi et à la rédaction de documents 2 / 3
Définition des besoins en fournitures avec les agents, préparation des bons de commandes et suivi des commandes jusqu’à leur réception
Enregistrement des courriers départ – logiciel Elise
Préparation et envoi de courriers en masse – publipostage (riverains, travaux ppe, retenues,)
Suivi des conventions avec les riverains et traitement des retours (enregistrement,
coordonnées, mise à jour sur le logiciel de SIG,…)
Veille réglementaire en RH, règles comptables, marchés publics etc
Rédaction de comptes rendus et procès-verbaux de réunion RH
Mise en place d’un règlement intérieur
Mise en place du RIFSEEP
Suivi des demandes de stage et candidatures spontanées ; réponses par courriers /
mails aux candidatures non retenues (emploi, stages)
Référent RH au niveau de la gestion des congés, des emplois du temps, des absences
Lien avec le service Ressources Humaines d’ARCHE Agglo (congés, arrêté maladie, convention de stage…)
Appui au traitement des astreintes crue en lien avec les RH de ARCHE Agglo.
Finances
Appui à la préparation des pièces budgétaires – ROB, BP etc
Suivi de l'exécution budgétaire : participe à l’analyse des dépenses et des recettes
Renseigne les outils de pilotage et les tableaux de suivi (tableaux de bord) du budget
Suivi du budget en lien avec le service finances d’ARCHE Agglo (frais de déplacement,
rejet factures…)
Suivi des subventions en lien avec la Direction des finances d’Arche agglo concernant
les échanges avec les financeurs : gestion des conventions, tenue à jour d’un tableau
de suivi (délais, montants, acomptes, soldes…), aide à la rédaction des pièces nécessaires aux demandes de subvention (attestations, état récapitulatif des dépenses…)
Saisi des bons de commande sur le logiciel ciril, transmission aux fournisseurs et suivi
de la procédure de facturation ;
Gestion administrative de la commande publique : suivi des marchés publics et conventions, préparation des dossiers des commissions d’appels d’offres, rédaction des
actes liés à la commande publique (décisions…)
Action de communication :
Mise à jour du site internet (site campagnol)
Suivi et mise à jour de la page Facebook
Organisation des campagnes d’animation scolaire (relations écoles, prestataires, éventuels transporteurs…)
Préparation et suivi des décisions / délibérations
Appui à l'organisation de réunions d’acteurs ou groupe d'élus : contact des participants
pour connaitre leur disponibilité, réservation de salle, organisation de réunion en distanciel, appui logistique, impression de supports si besoin, commande des éventuels
buffets / boissons
Appui à l'organisation d'événements : réservation de salle, appui logistique, gestion
des invitations et réception des inscriptions, impression de supports si besoin
Suivi des conventions en cours
Aide à la création d’outils de suivi et à la rédaction de documents 2 / 3
Définition des besoins en fournitures avec les agents, préparation des bons de commandes et suivi des commandes jusqu’à leur réception
Enregistrement des courriers départ – logiciel Elise
Préparation et envoi de courriers en masse – publipostage (riverains, travaux ppe, retenues,)
Suivi des conventions avec les riverains et traitement des retours (enregistrement,
coordonnées, mise à jour sur le logiciel de SIG,…)
Veille réglementaire en RH, règles comptables, marchés publics etc
Rédaction de comptes rendus et procès-verbaux de réunion RH
Mise en place d’un règlement intérieur
Mise en place du RIFSEEP
Suivi des demandes de stage et candidatures spontanées ; réponses par courriers /
mails aux candidatures non retenues (emploi, stages)
Référent RH au niveau de la gestion des congés, des emplois du temps, des absences
Lien avec le service Ressources Humaines d’ARCHE Agglo (congés, arrêté maladie, convention de stage…)
Appui au traitement des astreintes crue en lien avec les RH de ARCHE Agglo.
Finances
Appui à la préparation des pièces budgétaires – ROB, BP etc
Suivi de l'exécution budgétaire : participe à l’analyse des dépenses et des recettes
Renseigne les outils de pilotage et les tableaux de suivi (tableaux de bord) du budget
Suivi du budget en lien avec le service finances d’ARCHE Agglo (frais de déplacement,
rejet factures…)
Suivi des subventions en lien avec la Direction des finances d’Arche agglo concernant
les échanges avec les financeurs : gestion des conventions, tenue à jour d’un tableau
de suivi (délais, montants, acomptes, soldes…), aide à la rédaction des pièces nécessaires aux demandes de subvention (attestations, état récapitulatif des dépenses…)
Saisi des bons de commande sur le logiciel ciril, transmission aux fournisseurs et suivi
de la procédure de facturation ;
Gestion administrative de la commande publique : suivi des marchés publics et conventions, préparation des dossiers des commissions d’appels d’offres, rédaction des
actes liés à la commande publique (décisions…)
Action de communication :
Mise à jour du site internet (site campagnol)
Suivi et mise à jour de la page Facebook
Organisation des campagnes d’animation scolaire (relations écoles, prestataires, éventuels transporteurs…)
Profils recherchés
Minimum Bac+2 formation en gestion administrative (ou moins selon expérience) Expérience souhaitée
Connaissances et savoir-faire :
bonne connaissance du fonctionnement administratif et financier des collectivités territoriales,
connaissances budgétaires
Excellente maîtrise des outils informatiques (mailing, traitement de texte et tableurs) et numériques,
Communication orale et écrite, bonnes capacités rédactionnelles,
Maîtrise des règles d'orthographe, syntaxe et grammaire
Organisation et planification de réunions
Utilisation d’internet et de facebook
- Savoir être :
autonomie,
disponibilité vis-à-vis de la responsable de structure, réactivité
esprit d’équipe et d’initiative,
aisance relationnelle,
sens de l’organisation, capacité à prioriser,
rigueur,
dynamisme,
respect des obligations de discrétion et de confidentialité
Connaissances et savoir-faire :
bonne connaissance du fonctionnement administratif et financier des collectivités territoriales,
connaissances budgétaires
Excellente maîtrise des outils informatiques (mailing, traitement de texte et tableurs) et numériques,
Communication orale et écrite, bonnes capacités rédactionnelles,
Maîtrise des règles d'orthographe, syntaxe et grammaire
Organisation et planification de réunions
Utilisation d’internet et de facebook
- Savoir être :
autonomie,
disponibilité vis-à-vis de la responsable de structure, réactivité
esprit d’équipe et d’initiative,
aisance relationnelle,
sens de l’organisation, capacité à prioriser,
rigueur,
dynamisme,
respect des obligations de discrétion et de confidentialité
Contact et modalités de candidature
Contact
0426787878
Informations complémentaires
CDD de 1 an avec possibilité de reconduction, rémunération selon grille (1043€ brut mensuels pour 17,5 h hebdomadaires), par référence à la catégorie B de la fonction publique territoriale.
Travail en bureau
Horaires pouvant être variables et pics d'activité en fonction des obligations du service et de la demande de la responsable de structure
Astreintes possibles concernant la surveillance des ouvrages (digues) lors des crues du Doux
Avantages sociaux : Tickets restaurants, adhésion au Comité National Action Sociale (CNAS), forfait mobilités durables (FMD)
Temps de travail : 17,5 heures hebdomadaires (50 % de 35h) – ou moins, discussion possible sur la durée du temps de travail
Lieu de travail : Mauves 07300 – 3 rue des Condamines (locaux d’Arche agglo)
Travail en bureau
Horaires pouvant être variables et pics d'activité en fonction des obligations du service et de la demande de la responsable de structure
Astreintes possibles concernant la surveillance des ouvrages (digues) lors des crues du Doux
Avantages sociaux : Tickets restaurants, adhésion au Comité National Action Sociale (CNAS), forfait mobilités durables (FMD)
Temps de travail : 17,5 heures hebdomadaires (50 % de 35h) – ou moins, discussion possible sur la durée du temps de travail
Lieu de travail : Mauves 07300 – 3 rue des Condamines (locaux d’Arche agglo)
Adresse de l'employeur
SM DU BASSIN VERSANT DU DOUX
> 3, RUE DES CONDAMINES
07300 MAUVES
> 3, RUE DES CONDAMINES
07300 MAUVES
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.