Sous la directive des élus, la/le secrétaire général de mairie met en oeuvre les politiques déclinées par l'équipe municipale et coordonne les services de la commune avec ses moyens matériels, financiers et humains.

Missions du poste :
- Participer à l’explicitation des orientations de la collectivité et à la mise en forme, sous les directives des élus, d’un projet partagé par toutes les parties prenantes de l’action publique
- Piloter l’organisation territoriale en cohérence avec les orientations préalablement définies
- Développer une politique des ressources humaines dans un souci d’accompagnement du personnel
- Assurer la veille juridique sur l’ensemble des compétences de la collectivité
- Être force de proposition en matière d’évolutions techniques, fonctionnelles et organisationnelles

Activités et taches du poste :

Assistance à l’autorité territoriale pour la définition des orientations stratégiques et le projet global de la collectivité :
- Préparer le budget
- Rédiger des notes internes à destination des élus et du personnel
- Effectuer une veille juridique sur l’ensemble des compétences de la collectivité
- Instaurer une démarche participative lors de la mise en place des différents projets
- Gérer et développer les liens avec les structures intercommunales et les différents partenaires
- Préparer et assister aux conseils municipaux

Préparation et rédaction des documents administratifs et techniques :
- Montage et suivi des marchés publics
- Préparation des dossiers de mandatement des dépenses et de recettes
- Montage et suivi des dossiers de demande de subvention
- Préparer et rédiger des délibérations et des arrêtés
- Montage et suivi des dossiers de cession et d’acquisition foncière
- Préparer les actes d’état civil
- Prendre en charge les procédures d’urbanisme réglementaire, opérationnel et prévisionnel

Management opérationnel des services :
- Développer une politique de ressources humaines
- Concevoir l’organisation interne
- Planifier les activités des agents et les congés annuels
- Mettre en place et faire appliquer des procédures administratives
- Concevoir et faire évoluer les fiches d’évaluations
- Préparer les évaluations annuelles et la définition des objectifs et critères de mesure
- Concevoir et faire évoluer les fiches de postes
- Concevoir et faire évoluer le plan de formation en fonction des besoins des services
- Concevoir et faire évoluer le document unique
- Gérer les paies, les absences
- Mesurer l’impact des réalisations au plan technique et organisationnel
- Repérer et réguler les conflits
- Développer la polyvalence interne

Dans le cadre de ses missions, l’agent peut être amené à effectuer des taches qui ne sont pas listées dans la présente fiche.

Activités spécifiques :
- Responsable de la régie de recette pour la location des salles
- ACMO
- Remplacer les agents de l’accueil en leur absence

Exigences requises :
Savoir :
- Diagnostiquer et gérer les priorités
- Connaitre les instances de décision de la collectivité
- Connaitre les procédures réglementaires de passation des marchés publics et des contrats
- Connaitre les règles juridiques d’élaboration des actes administratifs
- Connaitre les règles budgétaires et comptables
- Connaitre les méthodes et outils d’analyse et de contrôle des couts
- Connaitre le cadre réglementaire et juridique des actes d’état civil
- Connaitre la réglementation des ERP
- Connaitre les procédures d’habilitation des matériels
- Connaitre les techniques de communication et négociation
- Connaitre les méthodes et outils du management par projets et objectifs
- Connaitre les principes du développement local
- Connaitre le cadre réglementaire du fonctionnement des collectivités locales
- Connaitre le statut des agents territoriaux
⁃ Maîtriser la comptabilité publique : préparation du budget et au-delà
⁃ Savoir mettre en place les délibérations et en faire un suivi
⁃ Avoir des connaissances en urbanisme

Savoir-faire :
- Adhérer et faire adhérer les services internes au projet global
- Manager et animer des équipes
- Définir des objectifs et des indicateurs de performance
- Accompagner l’évaluation de carrière des agents
- Evaluer le risque au travail pour les agents
- Définir une démarche de changement
- Conduire une stratégie visant à l’efficacité des actions et à l’efficience des services au bénéfice de la collectivité
- Accompagner et structurer les processus décisionnels
- Evaluer les contributions collectives et individuelles
- Traduire les orientations de la collectivité en projets de service
- Développer une culture du service public
- Mobiliser les synergies autour de projets
- Adapter et moderniser les services
- Développer des outils d’aide à la décision
- Développer des logiques de coproduction de l’action publique

Positionnement hiérarchique :
- Rattaché directement au Maire
- Responsable hiérarchique de l’ensemble du personnel

Relations fonctionnelles :
- Echanges permanents et directs avec l’autorité territoriale et les élus
- Relations avec le public
- Coopération avec d’autres collectivités et organismes publics
- Relation avec l’ensemble des services en situation hiérarchique

Moyens mis à disposition :
- Ordinateur
- Logiciels cosoluse
- Logiciel Cart@DS

Conditions et contraintes d’exercice :
- Devoir de réserve, de discrétion, et sens du service public
- Travail en bureau, déplacement sur le territoire
- Rythme de travail soutenu, pics d’activité liés aux échéances de la collectivité, à l’agenda des élus, aux imprévus
- Horaires irréguliers, avec amplitude variable en fonction des obligations liées à la fonction
- Polyvalence afin d’assurer la continuité du service public
- Des erreurs juridiques ou administratives dans le conseil des élus peuvent engager la responsabilité administrative et pénale de l’agent.

Indicateurs d’appréciation des résultats :
- Efficacité des services
- Optimisation des moyens (humains, financiers)
- Explicitation claire des différentes règlementations
- Veille juridique