Vos missions sont les suivantes :
- Préparer et mettre en forme des courriers, notes, notifications, éléments de langage relatifs à tous dossiers ;
- Programmer les réunions en interne et externes à la DGST ;
- Réceptionner, répartir et suivre les doléances (mails, courriers, appels) et assurer un appui opérationnel et organisationnel en lien avec la direction support ;
- Gérer les parapheurs physiques et/ou numériques, assurer leur traçabilité et relancer les validations si besoin ;
- Participer à l'organisation logistique et humaine du service (réunions, ordres de missions, planning d'accueil nouvel arrivant, etc) ;
- Suivre les délibérations, réaliser un classement, un archivage et une anticipation au regard des planifications des instances ;
- Participer aux réunions avec les services opérationnels et contribuer à la complétude des tableaux de pilotage notamment le suivi du plan de charge des services opérationnels qui composent la DGST ;
- Gérer l'agenda, l'accueil physique et téléphonique de la Directrice Générale des Services Techniques ;
- Assurer le classement, l'archivage et la sauvegarde des documents (conventions, notes internes, etc) en lien étroit avec la direction Administrative et Financière ;
- Rédiger des comptes rendus des réunions de service, assurer la bonne circulation de l'information au sein de l'équipe ;
- Renfort ponctuel possible auprès des autres assistantes administratives de la DGST (augmentation de l'activité, congés, etc) ;
- Assurer le volet RH de la DGST et participer à l'organisation des comités de sélection ou jurys en lien avec la DRH (convocations, préparation, logistique).