Assistant administratif (h/f)
Offre n° O006250306000425
Publiée le 06/03/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Hôtel de Ville - Mairie de la Colle Sur Loup, La Colle-sur-Loup (Alpes-Maritimes)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
1600€ nets + prime de fin d'année + tickets restaurants
Descriptif de l'emploi
Placé sous la responsabilité du Directeur Général des services, vous serez en charge du secrétariat de la direction générale des services et effectuerez les missions suivantes :
Missions / conditions d'exercice
Secrétariat de la direction des services :
- Prise de notes, rédaction et mise en forme tous types de documents ;
- Rédige les comptes rendus de réunions ;
- Organise le classement et l'archivage des dossiers ;
- Prépare les dossiers pour les instances ;
- Renseigne les tableaux de suivi du service ;
- Planifie et organise la logistique des réunions ;
- Rappelle les informations importantes et transmet les messages ;
- Suit et organise l'agenda de la Direction et du Maire ;
- Prépare les dossiers de commissions pour le Maire ;
- Traite et suit les dossiers confiés à la demande du Maire ou de la DGS ;
- Assure la préparation des réunions internes et externes : convocations, réservation de la salle et logistique, vérification du quorum, préparation des dossiers, rédaction et transmission du compte rendu ;
- Met à jour le site internet de la ville ;
- Gère le planning des salles municipales ;
- Enregistrement du courrier.
Accueil physique et téléphonique du public, le renseigner et l'orienter :
- Accueille le public, l'oriente et le renseigne ;
- Reçoit, filtre, oriente et transmet les messages téléphoniques et les courriers électroniques ;
- Renseigne les interlocuteurs et relaye si nécessaire vers l'interlocuteur compétent ;
- Adapte son discours en fonction de l'interlocuteur ;
- Réagit avec pertinence aux situations d'urgence.
Suivi du protocole :
- Met à jour le fichier du protocole ;
- Envoi des invitations et suivi des présences ;
- Gère le budget du protocole ;
- Traite et suit les bons de commandes et les factures ;
- S'assure du bon déroulement et participe à la logistique des manifestations protocolaires.
- Prise de notes, rédaction et mise en forme tous types de documents ;
- Rédige les comptes rendus de réunions ;
- Organise le classement et l'archivage des dossiers ;
- Prépare les dossiers pour les instances ;
- Renseigne les tableaux de suivi du service ;
- Planifie et organise la logistique des réunions ;
- Rappelle les informations importantes et transmet les messages ;
- Suit et organise l'agenda de la Direction et du Maire ;
- Prépare les dossiers de commissions pour le Maire ;
- Traite et suit les dossiers confiés à la demande du Maire ou de la DGS ;
- Assure la préparation des réunions internes et externes : convocations, réservation de la salle et logistique, vérification du quorum, préparation des dossiers, rédaction et transmission du compte rendu ;
- Met à jour le site internet de la ville ;
- Gère le planning des salles municipales ;
- Enregistrement du courrier.
Accueil physique et téléphonique du public, le renseigner et l'orienter :
- Accueille le public, l'oriente et le renseigne ;
- Reçoit, filtre, oriente et transmet les messages téléphoniques et les courriers électroniques ;
- Renseigne les interlocuteurs et relaye si nécessaire vers l'interlocuteur compétent ;
- Adapte son discours en fonction de l'interlocuteur ;
- Réagit avec pertinence aux situations d'urgence.
Suivi du protocole :
- Met à jour le fichier du protocole ;
- Envoi des invitations et suivi des présences ;
- Gère le budget du protocole ;
- Traite et suit les bons de commandes et les factures ;
- S'assure du bon déroulement et participe à la logistique des manifestations protocolaires.
Profils recherchés
- Savoir rédiger toutes sortes de documents et les adapter au destinataire ;
- Maîtriser l'orthographe et la syntaxe ;
- Avoir le sens du contact humain ;
- Faire preuve de discrétion et de réserve ;
- Faire preuve de rigueur, vigilance, logique et méthodologie ;
- Savoir travailler en équipe ;
- Savoir être disponible ;
- Savoir s'adapter à toutes les situations ;
- Connaitre le fonctionnement des collectivités territoriales ;
- Maîtriser les outils informatiques et de communication.
- Maîtriser l'orthographe et la syntaxe ;
- Avoir le sens du contact humain ;
- Faire preuve de discrétion et de réserve ;
- Faire preuve de rigueur, vigilance, logique et méthodologie ;
- Savoir travailler en équipe ;
- Savoir être disponible ;
- Savoir s'adapter à toutes les situations ;
- Connaitre le fonctionnement des collectivités territoriales ;
- Maîtriser les outils informatiques et de communication.
Contact et modalités de candidature
Contact
0493328325
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation à :
Monsieur le Maire
Hôtel de Ville
Mairie de la Colle Sur Loup
06480 LA COLLE SUR LOUP
Monsieur le Maire
Hôtel de Ville
Mairie de la Colle Sur Loup
06480 LA COLLE SUR LOUP
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.