Secrétaire (h/f)
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Offre n° O006241011000872
Publiée le 11/10/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Hôtel de Ville Mairie de Nice 5 RUE HOTEL DE VILLE (Alpes-Maritimes)
Poste à pourvoir le
12/12/2024
Date limite de candidature
12/11/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Au sein de la Direction de la Coordination des Musées de la DGA Culture et Patrimoine, le service Musée de France a pour missions de :
- Conserver, restaurer, étudier, enrichir les collections, les rendre accessible au public ;
- Mettre en œuvre des actions d'éducation ;
- Diffuser au plus grand nombre ;
- Contribuer aux progrès et à la diffusion de la recherche.
En qualité de Secrétaire H/F, vous assurerez :
- L'accueil téléphonique et physique du secrétariat du musée, de l'administration, du directeur et de son adjointe ;
- Le secrétariat : organisation et réalisation des tâches quotidienne de secrétariat liées à l'activité du musée, de celles de son directeur et de son adjointe ;
- La gestion des agendas du musée, de celui du directeur et de son adjointe ;
- La réception, le traitement et les diffusions des courriers ;
- Gestion des réservations et des plannings de visites des visiteurs.
- Conserver, restaurer, étudier, enrichir les collections, les rendre accessible au public ;
- Mettre en œuvre des actions d'éducation ;
- Diffuser au plus grand nombre ;
- Contribuer aux progrès et à la diffusion de la recherche.
En qualité de Secrétaire H/F, vous assurerez :
- L'accueil téléphonique et physique du secrétariat du musée, de l'administration, du directeur et de son adjointe ;
- Le secrétariat : organisation et réalisation des tâches quotidienne de secrétariat liées à l'activité du musée, de celles de son directeur et de son adjointe ;
- La gestion des agendas du musée, de celui du directeur et de son adjointe ;
- La réception, le traitement et les diffusions des courriers ;
- Gestion des réservations et des plannings de visites des visiteurs.
Missions / conditions d'exercice
MISSIONS PRINCIPALES :
*Accueil direct et téléphonique :
- Accueil et délivrance de renseignements : accueil physique et téléphonique des personnes ayant ou désirant un rendez-vous ;
- Tenue d'un standard téléphonique : réception, filtrage et transmission des communications au personnel du musée ;
- Assurer la circulation et la diffusion des informations internes et externes.
*Secrétariat (en coordination avec le Responsable administratif du musée) :
- Organisation logistique de réunions et communication à l'ensemble des agents ;
- Elaboration des calendriers, des tableaux de bord hebdomadaire ;
- Organisation et suivi du classement et de l'archivage des dossiers ;
- Accueil des chercheurs et invités du musée ;
- Échanges écrits et parlés en langues étrangères (anglais, italien) avec les interlocuteurs ;
- Actualisation de la base de données du musée ;
- Mise à jour du fichier informatique des invitations, demande d'impression des invitations au service compétent, mise sous pli et envoi en nombre ;
- Référent Label Qualité Tourisme (facultatif) ;
- Traitement des flux du courrier ;
- Courrier électronique, parapheur électronique, suivi des OM etc.
*Suivi des agendas :
- Gestion des agendas et organisation des réunions du directeur et de son adjointe ; prises de rendez-vous, gestion et organisation des réunions ;
- Échanges avec les autres directions et les services du protocole pour l'organisation des vernissages et évènements.
*Gestion administrative de dossiers du service (en coordination avec le Responsable administratif du musée) :
- Gestion et suivi des parapheurs : vérification des bordereaux de suivi, pointage des pièces annexes, etc. ;
- Suivi du cheminement des contrats de prêts d'oeuvres : édition et envoi des contrats-types, édition de courriers standards (assurance etc.) ;
- Gestion des plannings du personnel : présents/absents, congés, formations ;
- Gestion des plannings de travail des hôtesses du musée ;
- Préparation et organisation des déplacements en province et à l'étranger du directeur ;
- Assurer le suivi des ordres de missions sur le logiciel spécifique ;
- Saisie des demandes de mission et des états de frais.
*Suivi des plannings de visites des visiteurs :
- Gestion du planning des visites libres : réception des mails, insertion dans le planning, réponse ;
- Gestion du planning des visites scolaires commentées ;
- Gestion des visites de groupes : plannings, contacts avec les agences de voyages, hôtels, vacataires et hôtesses d'accueil.
Conditions de travail :
- Cycle de travail 37h30 sur 5 jours + 14 jours de RTT (journée de solidarité déduite) ;
- RIFSEEP : 6 ;
- NBI : non ;
- Conditions particulières (port de charge, pénibilité...) : aucune ;
- Accès transports en commun - bus, tram + nom de l'arrêt : oui, arrêt Arènes, Matisse ;
- Temps partiel possible : non ;
- Accessibilité PMR : non ;
- Travail en open space : oui ;
- Poste éligible au télétravail : oui ;
- Véhicule : non.
NOUS REJOINDRE - NOS ATOUTS
- 39 jours de congés pour un temps plein (25 jours de congés annuels + 14 RTT), 25 jours de congés pour un temps plein 35h, sauf temps de travail annualisés ;
- Prise en charge des frais de transports en commun à hauteur de 75% (Réseau Lignes d'Azur et SNCF) et forfait mobilités durables ;
- Avantages du comité d'œuvres sociales : voyages, coupons sports, chèques vacances, de rentrée, tarifs préférentiels dans des complexes sportifs, cinémas, pour les activités des enfants, bons d'achats pour mariages, PACS, naissances, adoptions... ;
- Participation employeur à la mutuelle santé et au contrat de prévoyance collectif ;
- Gratuité des musées et du Parc Phoenix pour les résidents métropolitains ;
- Carte ou Tickets Restaurant (valeur faciale 10€), sauf pour les Directions opérationnelles ayant déjà un self ou une cantine ;
- Formations et perspectives d'évolution tout au long de la carrière via des services dédiés (service Formation, Ecole des cadres).
*Accueil direct et téléphonique :
- Accueil et délivrance de renseignements : accueil physique et téléphonique des personnes ayant ou désirant un rendez-vous ;
- Tenue d'un standard téléphonique : réception, filtrage et transmission des communications au personnel du musée ;
- Assurer la circulation et la diffusion des informations internes et externes.
*Secrétariat (en coordination avec le Responsable administratif du musée) :
- Organisation logistique de réunions et communication à l'ensemble des agents ;
- Elaboration des calendriers, des tableaux de bord hebdomadaire ;
- Organisation et suivi du classement et de l'archivage des dossiers ;
- Accueil des chercheurs et invités du musée ;
- Échanges écrits et parlés en langues étrangères (anglais, italien) avec les interlocuteurs ;
- Actualisation de la base de données du musée ;
- Mise à jour du fichier informatique des invitations, demande d'impression des invitations au service compétent, mise sous pli et envoi en nombre ;
- Référent Label Qualité Tourisme (facultatif) ;
- Traitement des flux du courrier ;
- Courrier électronique, parapheur électronique, suivi des OM etc.
*Suivi des agendas :
- Gestion des agendas et organisation des réunions du directeur et de son adjointe ; prises de rendez-vous, gestion et organisation des réunions ;
- Échanges avec les autres directions et les services du protocole pour l'organisation des vernissages et évènements.
*Gestion administrative de dossiers du service (en coordination avec le Responsable administratif du musée) :
- Gestion et suivi des parapheurs : vérification des bordereaux de suivi, pointage des pièces annexes, etc. ;
- Suivi du cheminement des contrats de prêts d'oeuvres : édition et envoi des contrats-types, édition de courriers standards (assurance etc.) ;
- Gestion des plannings du personnel : présents/absents, congés, formations ;
- Gestion des plannings de travail des hôtesses du musée ;
- Préparation et organisation des déplacements en province et à l'étranger du directeur ;
- Assurer le suivi des ordres de missions sur le logiciel spécifique ;
- Saisie des demandes de mission et des états de frais.
*Suivi des plannings de visites des visiteurs :
- Gestion du planning des visites libres : réception des mails, insertion dans le planning, réponse ;
- Gestion du planning des visites scolaires commentées ;
- Gestion des visites de groupes : plannings, contacts avec les agences de voyages, hôtels, vacataires et hôtesses d'accueil.
Conditions de travail :
- Cycle de travail 37h30 sur 5 jours + 14 jours de RTT (journée de solidarité déduite) ;
- RIFSEEP : 6 ;
- NBI : non ;
- Conditions particulières (port de charge, pénibilité...) : aucune ;
- Accès transports en commun - bus, tram + nom de l'arrêt : oui, arrêt Arènes, Matisse ;
- Temps partiel possible : non ;
- Accessibilité PMR : non ;
- Travail en open space : oui ;
- Poste éligible au télétravail : oui ;
- Véhicule : non.
NOUS REJOINDRE - NOS ATOUTS
- 39 jours de congés pour un temps plein (25 jours de congés annuels + 14 RTT), 25 jours de congés pour un temps plein 35h, sauf temps de travail annualisés ;
- Prise en charge des frais de transports en commun à hauteur de 75% (Réseau Lignes d'Azur et SNCF) et forfait mobilités durables ;
- Avantages du comité d'œuvres sociales : voyages, coupons sports, chèques vacances, de rentrée, tarifs préférentiels dans des complexes sportifs, cinémas, pour les activités des enfants, bons d'achats pour mariages, PACS, naissances, adoptions... ;
- Participation employeur à la mutuelle santé et au contrat de prévoyance collectif ;
- Gratuité des musées et du Parc Phoenix pour les résidents métropolitains ;
- Carte ou Tickets Restaurant (valeur faciale 10€), sauf pour les Directions opérationnelles ayant déjà un self ou une cantine ;
- Formations et perspectives d'évolution tout au long de la carrière via des services dédiés (service Formation, Ecole des cadres).
Profils recherchés
Ce poste est ouvert à un agent de catégorie C de la filière Administratif.
Expérience : Expérience souhaitée sur un poste similaire.
Domaine de diplôme : Baccalauréat.
Compétences :
- Maitriser la gestion administrative pour faciliter la programmation culturelle ;
- Maîtriser les techniques de secrétariat bureautique ;
- Maitriser 2 langues étrangères : anglais et italien ;
- Maîtriser l'orthographe et la grammaire ;
- Hiérarchiser l'urgence des demandes ; gérer les priorités pour organiser son travail ;
- Connaître et appliquer la charte graphique ;
- Maîtriser l'utilisation de logiciels standards ;
- Maitriser les procédures administratives, culturelles et scientifiques associées à la fonction ;
- Posséder des qualités rédactionnelles, d'analyse et de synthèse ;
- Concevoir et exploiter des outils permettant le suivi et l'analyse des activités du service ;
- Se constituer un réseau de partenaires professionnels pour en exploiter les ressources ;
- Maitriser au moins deux langues, afin faciliter les échanges avec les différents interlocuteurs ;
- Faire preuve d'amabilité et de courtoisie dans l'accueil du public.
Qualités recherchées :
- Maîtrise des techniques de secrétariat ;
- Aisance rédactionnelle ;
- Organisation, méthode et rigueur ;
- Sens relationnel ;
- Discrétion ;
- Disponibilité ;
- Langue étrangère anglais, italien.
Expérience : Expérience souhaitée sur un poste similaire.
Domaine de diplôme : Baccalauréat.
Compétences :
- Maitriser la gestion administrative pour faciliter la programmation culturelle ;
- Maîtriser les techniques de secrétariat bureautique ;
- Maitriser 2 langues étrangères : anglais et italien ;
- Maîtriser l'orthographe et la grammaire ;
- Hiérarchiser l'urgence des demandes ; gérer les priorités pour organiser son travail ;
- Connaître et appliquer la charte graphique ;
- Maîtriser l'utilisation de logiciels standards ;
- Maitriser les procédures administratives, culturelles et scientifiques associées à la fonction ;
- Posséder des qualités rédactionnelles, d'analyse et de synthèse ;
- Concevoir et exploiter des outils permettant le suivi et l'analyse des activités du service ;
- Se constituer un réseau de partenaires professionnels pour en exploiter les ressources ;
- Maitriser au moins deux langues, afin faciliter les échanges avec les différents interlocuteurs ;
- Faire preuve d'amabilité et de courtoisie dans l'accueil du public.
Qualités recherchées :
- Maîtrise des techniques de secrétariat ;
- Aisance rédactionnelle ;
- Organisation, méthode et rigueur ;
- Sens relationnel ;
- Discrétion ;
- Disponibilité ;
- Langue étrangère anglais, italien.
Contact et modalités de candidature
Contact
0497132000
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation à :
Monsieur le Maire
Hôtel de Ville
Mairie de Nice
5 rue de l'Hôtel de Ville
06000 NICE
Monsieur le Maire
Hôtel de Ville
Mairie de Nice
5 rue de l'Hôtel de Ville
06000 NICE
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.