Assistant de Direction (h/f)
Offre n° O006241002001116
Publiée le 02/10/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Hôtel de Ville Mairie de Nice 5 RUE HOTEL DE VILLE (Alpes-Maritimes)
Poste à pourvoir le
03/12/2024
Date limite de candidature
03/11/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
La Direction de la Réglementation de la DGA Sécurité, Proximité et Citoyenneté, regroupe 4 services :
- Le Service Police Administrative ;
- Le Service Hygiène Publique et Lutte Antivectorielle ;
- Le Service Etablissement Recevant du Public ;
- Le Service Activités Commerciales sur le Domaine Public.
Les activités de la Direction s'articulent autour des dispositions réglementaires en matière d'occupation du domaine public, de la sécurité dans les ERP et de l'hygiène publique.
Au sein de la Direction de la Règlementation, DGA Sécurité, Proximité et Citoyenneté, en qualité d'Assistant de Direction H/F, vous assurerez :
- L'appui administratif et logistique auprès du directeur en termes d'organisation, de gestion, de communication, de rédactions de notes, d'information, d'accueil, de classement et suivi des dossiers ;
- L'interface entre le directeur et les services et groupes de la direction.
- Le Service Police Administrative ;
- Le Service Hygiène Publique et Lutte Antivectorielle ;
- Le Service Etablissement Recevant du Public ;
- Le Service Activités Commerciales sur le Domaine Public.
Les activités de la Direction s'articulent autour des dispositions réglementaires en matière d'occupation du domaine public, de la sécurité dans les ERP et de l'hygiène publique.
Au sein de la Direction de la Règlementation, DGA Sécurité, Proximité et Citoyenneté, en qualité d'Assistant de Direction H/F, vous assurerez :
- L'appui administratif et logistique auprès du directeur en termes d'organisation, de gestion, de communication, de rédactions de notes, d'information, d'accueil, de classement et suivi des dossiers ;
- L'interface entre le directeur et les services et groupes de la direction.
Missions / conditions d'exercice
MISSIONS PRINCIPALES :
*Organisation et tenue du secrétariat du directeur :
- Accueil, filtrage et orientation des communications et des personnes ;
- Gestion de l'agenda (tenue, organisation de réunions et rendez-vous) ;
- Préparation et centralisation des dossiers afférents aux réunions et rendez-vous ;
- Lecture et ventilation des mails du directeur en appréciant et en gérant les urgences, organiser les priorités, classement ;
- Contrôle des parapheurs soumis à la lecture et à la signature ;
- Renseignements sur les dossiers en cours ;
- Constitution et mise à jour des contacts téléphoniques.
*Suivi des projets et activités de la direction :
- Participation au suivi de projets transversaux de la direction ;
- Participation à la coordination des activités de la direction ;
- Rédaction de point de situation synthétique à partir de la collecte d'informations transversale auprès des responsables ;
- Harmonisation des dossiers ;
- Rédaction de projets de note ;
- Gestion administrative des réunions (établissement de l'ordre du jour et convocation) ;
- Tenue des réunions (prise de note ou récupération du relevé de notes, établissement compte-rendu, diffusion et suivi des relevés de décision) ;
- Veille documentaire en lien avec la demande de sa hiérarchie et diffusion d'informations.
*Courriers/Appels téléphoniques :
- Elaboration de projets de courrier sur base d'instructions sommaires ;
- Prise de notes et mise en forme de documents ;
- Rédaction de mails, gestion de la boite mail du secrétariat ;
- Gestion des appels téléphoniques de la Direction ;
- Suivi de tableau de bord.
MISSIONS PONCTUELLES :
- Soutien au secrétariat de services en cas de nécessité ;
- Participation aux réunions ;
- Gestion du classement des dossiers papier et des dossiers dématérialisés ;
- Archivage.
Conditions de travail :
- Cycle de travail 37h30 sur 5 jours + 14 jours de RTT (journée de solidarité déduite) ;
- Travail de bureau ;
- Activité principale sur écran informatique ;
- RIFSEEP : 4 ;
- NBI : non ;
- Conditions particulières (port de charge, pénibilité...) : RAS ;
- Accès transports en commun - bus, tram + nom de l'arrêt : Tram Opéra ou Durandy ;
- Temps partiel possible : non ;
- Accessibilité PMR : oui ;
- Travail en open space : oui ;
- Poste éligible au télétravail : oui ;
- Véhicule : non.
NOUS REJOINDRE - NOS ATOUTS
- 39 jours de congés pour un temps plein (25 jours de congés annuels + 14 RTT), 25 jours de congés pour un temps plein 35h, sauf temps de travail annualisés ;
- Prise en charge des frais de transports en commun à hauteur de 75% (Réseau Lignes d'Azur et SNCF) et forfait mobilités durables ;
- Avantages du comité d'œuvres sociales : voyages, coupons sports, chèques vacances, de rentrée, tarifs préférentiels dans des complexes sportifs, cinémas, pour les activités des enfants, bons d'achats pour mariages, PACS, naissances, adoptions... ;
- Participation employeur à la mutuelle santé et au contrat de prévoyance collectif ;
- Gratuité des musées et du Parc Phoenix pour les résidents métropolitains ;
- Carte ou Tickets Restaurant (valeur faciale 10€), sauf pour les Directions opérationnelles ayant déjà un self ou une cantine ;
- Formations et perspectives d'évolution tout au long de la carrière via des services dédiés (service Formation, Ecole des cadres).
*Organisation et tenue du secrétariat du directeur :
- Accueil, filtrage et orientation des communications et des personnes ;
- Gestion de l'agenda (tenue, organisation de réunions et rendez-vous) ;
- Préparation et centralisation des dossiers afférents aux réunions et rendez-vous ;
- Lecture et ventilation des mails du directeur en appréciant et en gérant les urgences, organiser les priorités, classement ;
- Contrôle des parapheurs soumis à la lecture et à la signature ;
- Renseignements sur les dossiers en cours ;
- Constitution et mise à jour des contacts téléphoniques.
*Suivi des projets et activités de la direction :
- Participation au suivi de projets transversaux de la direction ;
- Participation à la coordination des activités de la direction ;
- Rédaction de point de situation synthétique à partir de la collecte d'informations transversale auprès des responsables ;
- Harmonisation des dossiers ;
- Rédaction de projets de note ;
- Gestion administrative des réunions (établissement de l'ordre du jour et convocation) ;
- Tenue des réunions (prise de note ou récupération du relevé de notes, établissement compte-rendu, diffusion et suivi des relevés de décision) ;
- Veille documentaire en lien avec la demande de sa hiérarchie et diffusion d'informations.
*Courriers/Appels téléphoniques :
- Elaboration de projets de courrier sur base d'instructions sommaires ;
- Prise de notes et mise en forme de documents ;
- Rédaction de mails, gestion de la boite mail du secrétariat ;
- Gestion des appels téléphoniques de la Direction ;
- Suivi de tableau de bord.
MISSIONS PONCTUELLES :
- Soutien au secrétariat de services en cas de nécessité ;
- Participation aux réunions ;
- Gestion du classement des dossiers papier et des dossiers dématérialisés ;
- Archivage.
Conditions de travail :
- Cycle de travail 37h30 sur 5 jours + 14 jours de RTT (journée de solidarité déduite) ;
- Travail de bureau ;
- Activité principale sur écran informatique ;
- RIFSEEP : 4 ;
- NBI : non ;
- Conditions particulières (port de charge, pénibilité...) : RAS ;
- Accès transports en commun - bus, tram + nom de l'arrêt : Tram Opéra ou Durandy ;
- Temps partiel possible : non ;
- Accessibilité PMR : oui ;
- Travail en open space : oui ;
- Poste éligible au télétravail : oui ;
- Véhicule : non.
NOUS REJOINDRE - NOS ATOUTS
- 39 jours de congés pour un temps plein (25 jours de congés annuels + 14 RTT), 25 jours de congés pour un temps plein 35h, sauf temps de travail annualisés ;
- Prise en charge des frais de transports en commun à hauteur de 75% (Réseau Lignes d'Azur et SNCF) et forfait mobilités durables ;
- Avantages du comité d'œuvres sociales : voyages, coupons sports, chèques vacances, de rentrée, tarifs préférentiels dans des complexes sportifs, cinémas, pour les activités des enfants, bons d'achats pour mariages, PACS, naissances, adoptions... ;
- Participation employeur à la mutuelle santé et au contrat de prévoyance collectif ;
- Gratuité des musées et du Parc Phoenix pour les résidents métropolitains ;
- Carte ou Tickets Restaurant (valeur faciale 10€), sauf pour les Directions opérationnelles ayant déjà un self ou une cantine ;
- Formations et perspectives d'évolution tout au long de la carrière via des services dédiés (service Formation, Ecole des cadres).
Profils recherchés
Ce poste est ouvert à un agent de catégorie C de la filière Administrative.
Expérience : Expérience souhaitée sur un poste similaire.
Domaine de diplôme : BEP/CAP.
Compétences :
- Maîtriser les techniques de secrétariat bureautique ;
- Maîtriser l'orthographe, la synthaxe et la grammaire ;
- Maîtriser l'utilisation de logiciels standards et/ou métier ;
- Analyser et synthétiser les éléments d'une demande pour lui donner une suite efficace ;
- Distinguer l'urgent et l'important et hiérarchiser ainsi les priorités ;
- Réagir rapidement à diverses situations et faire face aux imprévus ;
- Respecter la confidentialité de certaines informations traitées ou connues ;
- Mémoriser des informations de manière à traiter efficacement une demande/un dossier ;
- Connaître l'organisation fonctionnelle et suivre son évolution ;
- Adapter sa communication en fonction de la nature ou de l'importance des sollicitations et de la qualité des interlocuteurs ;
- Faire preuve d'amabilité et de courtoisie dans l'accueil et l'information du public ;
- Mettre en oeuvre un mode de classement rationnel facilitant la recherche, la consultation et l'archivage.
Qualités recherchées :
- Maîtrise de l'outil informatique ;
- Connaissance de l'organisation fonctionnelle ;
- Organisation, rigueur et rapidité ;
- Sens relationnel ;
- Dynamisme et disponibilité ;
- Discrétion ;
- Bon niveau en orthographe.
Expérience : Expérience souhaitée sur un poste similaire.
Domaine de diplôme : BEP/CAP.
Compétences :
- Maîtriser les techniques de secrétariat bureautique ;
- Maîtriser l'orthographe, la synthaxe et la grammaire ;
- Maîtriser l'utilisation de logiciels standards et/ou métier ;
- Analyser et synthétiser les éléments d'une demande pour lui donner une suite efficace ;
- Distinguer l'urgent et l'important et hiérarchiser ainsi les priorités ;
- Réagir rapidement à diverses situations et faire face aux imprévus ;
- Respecter la confidentialité de certaines informations traitées ou connues ;
- Mémoriser des informations de manière à traiter efficacement une demande/un dossier ;
- Connaître l'organisation fonctionnelle et suivre son évolution ;
- Adapter sa communication en fonction de la nature ou de l'importance des sollicitations et de la qualité des interlocuteurs ;
- Faire preuve d'amabilité et de courtoisie dans l'accueil et l'information du public ;
- Mettre en oeuvre un mode de classement rationnel facilitant la recherche, la consultation et l'archivage.
Qualités recherchées :
- Maîtrise de l'outil informatique ;
- Connaissance de l'organisation fonctionnelle ;
- Organisation, rigueur et rapidité ;
- Sens relationnel ;
- Dynamisme et disponibilité ;
- Discrétion ;
- Bon niveau en orthographe.
Contact et modalités de candidature
Contact
0497132000
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation à :
Monsieur le Maire
Hôtel de Ville
Mairie de Nice
5 rue de l'Hôtel de Ville
06000 NICE
Monsieur le Maire
Hôtel de Ville
Mairie de Nice
5 rue de l'Hôtel de Ville
06000 NICE
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.