Agent de guichets multifonctions (h/f)
Offre n° O006240911000530
Publiée le 11/09/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Hôtel de Ville Mairie de Nice 5 RUE HOTEL DE VILLE (Alpes-Maritimes)
Poste à pourvoir le
11/11/2024
Date limite de candidature
12/10/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Au sein de la Direction de la Citoyenneté et des Services à la Population, DGA Sécurité, Proximité et Citoyenneté, le service Etat Civil et Titres d'Identité assure l'accueil du public et la gestion des rendez vous.
Il dresse, met à jour, délivre les actes de l'état civil , gère les registres et organise les cérémonies (mariages, baptêmes, PACS).
Il réalise les formalités relatives à la délivrance de titres et collabore avec les partenaires extérieurs (Parquet, entreprises pompes funèbres, hôpitaux, maternités, généalogistes...).
En qualité d'Agent de guichet multifonctions, vous assurerez l'accueil et informerez le public.
Vous réaliserez les formalités liées aux compétences du Maire : cartes d'identité, passeports, certificats divers, délivrances d'actes d'état civil, enregistrement de demandes de duplicatas de livrets de famille, légalisations de signature etc.
Il dresse, met à jour, délivre les actes de l'état civil , gère les registres et organise les cérémonies (mariages, baptêmes, PACS).
Il réalise les formalités relatives à la délivrance de titres et collabore avec les partenaires extérieurs (Parquet, entreprises pompes funèbres, hôpitaux, maternités, généalogistes...).
En qualité d'Agent de guichet multifonctions, vous assurerez l'accueil et informerez le public.
Vous réaliserez les formalités liées aux compétences du Maire : cartes d'identité, passeports, certificats divers, délivrances d'actes d'état civil, enregistrement de demandes de duplicatas de livrets de famille, légalisations de signature etc.
Missions / conditions d'exercice
MISSIONS PRINCIPALES :
Toutes les activités du poste sont réalisées dans le respect :
- De la règlementation en vigueur ;
- Des procédures internes ;
- Des engagements pris par le service dans le cadre de la certification Qualiville obtenue en 2007.
* Accueil du public et traitement au guichet des demandes des formalités ci-après listées avec :
- Contrôle de l'identité du requérant, des habilitations, des pièces constitutives du dossier ;
- Constitution de dossiers et délivrance d'attestations, de reçus et de tout autre document lié à la procédure en fonction du domaine ;
- Délivrance de titres d'identité (cartes nationales d'identité et passeports) ou de documents d'état civil (actes, livrets) avec contrôle préalable du titulaire et du demandeur ;
- Délivrance de renseignements divers en matière d'état civil et de formalités administratives.
* Entretien permanent des connaissances et des procédures dans les domaines suivants :
- Cartes nationales d'identité et passeports biométriques ;
- Traitement des dossiers de PACS ;
- Certificats administratifs (de bonne vie et mœurs, de vie, de résidence) ;
- Certification conforme de documents ;
- Légalisation de signature (dont attestations de domicile et changements de résidence) ;
- Médailles du travail pour le secteur privé ;
- Préinscriptions scolaires ;
- Préinscription ou changement d'adresse sur les listes électorales ;
- Recensement citoyen ;
- Visites aux tombes ;
- Délivrance d'actes d'état civil détenus soit par la Ville de Nice, soit transmis par des mairies ou services extérieurs ;
- Enregistrement des demandes de duplicata et mise à jour de livret de famille.
MISSIONS OCCASIONNELLES :
* Aide au traitement des activités de back-office :
- Contacts avec les partenaires institutionnels (internes et externes) ;
- Vérification quotidienne des dossiers établis par les collègues de la section. Transmission au partenaire interne ou externe compétent ;
- Suivi des dossiers particuliers ou sensibles, relances téléphoniques ;
- Tenue de statistiques de l'activité de la section ;
- Information permanente de la hiérarchie de l'activité de la section.
* Aide au traitement des demandes d'actes (courrier, Comédec, internet, mails) ;
* Polyvalence avec le poste à l'accueil ;
* Participation et accompagnement de l'élu en salle pour les cérémonies de mariages et de PACS, en semaine et le samedi par roulement :
- Prise de parole en public et lecture de l'acte.
MISSIONS EXCEPTIONNELLES :
* Participation aux missions de toute section du service en cas de nécessité, pour intervenir en renfort.
* Réception des usagers à l'accueil du service par roulement.
MISSIONS ANNEXES :
* Polyvalence des missions exécutées au sein des différents services de la Direction en cas de nécessité ;
* Polyvalence géographique.
Conditions de travail:
- Cycle de 37h30 (amplitude horaire du service 8h-18h) + 14 jours de RTT (journée de solidarité déduite) ;
- Accueil du public ;
- Travail de bureau sur écran , au guichet ou à l'accueil ;
- Arrêtés de délégation de signature (Officier de l'Etat Civil) ;
- Permanence le samedi, ainsi que le dimanche et les jours fériés en cas de nécessité de service ;
- Utilisation d'un équipement informatique et technique (badge personnel d'accès, tenue vestimentaire pour les cérémonies de mariage fournie par la collectivité, bouton d'alerte, appareil pour personnes malentendantes, appellateur) ;
- NBI : oui ;
- RIFSEEP 5 ;
- Conditions particulières (port de charge, pénibilité...) : Risques de chute (escaliers), d'agression verbale et physique par le public ;
- Accès transports en commun - bus, tram + nom de l'arrêt :
- Temps partiel possible : non ;
- Accessibilité PMR : oui ;
- Travail en open space : oui ;
- Poste éligible au télétravail : non ;
- Véhicule de service : non.
NOUS REJOINDRE - NOS ATOUTS
- 39 jours de congés pour un temps plein (25 jours de congés annuels + 14 RTT), 25 jours de congés pour un temps plein 35h, sauf temps de travail annualisés ;
- Prise en charge des frais de transports en commun à hauteur de 75% (Réseau Lignes d'Azur et SNCF) et forfait mobilités durables ;
- Avantages du comité d'œuvres sociales : voyages, coupons sports, chèques vacances, de rentrée, tarifs préférentiels dans des complexes sportifs, cinémas, pour les activités des enfants, bons d'achats pour mariages, PACS, naissances, adoptions... ;
- Participation employeur à la mutuelle santé et au contrat de prévoyance collectif ;
- Gratuité des musées et du Parc Phoenix pour les résidents métropolitains ;
- Carte ou Tickets Restaurant (valeur faciale 10€), sauf pour les Directions opérationnelles ayant déjà un self ou une cantine ;
- Formations et perspectives d'évolution tout au long de la carrière via des services dédiés (service Formation, Ecole des cadres).
Toutes les activités du poste sont réalisées dans le respect :
- De la règlementation en vigueur ;
- Des procédures internes ;
- Des engagements pris par le service dans le cadre de la certification Qualiville obtenue en 2007.
* Accueil du public et traitement au guichet des demandes des formalités ci-après listées avec :
- Contrôle de l'identité du requérant, des habilitations, des pièces constitutives du dossier ;
- Constitution de dossiers et délivrance d'attestations, de reçus et de tout autre document lié à la procédure en fonction du domaine ;
- Délivrance de titres d'identité (cartes nationales d'identité et passeports) ou de documents d'état civil (actes, livrets) avec contrôle préalable du titulaire et du demandeur ;
- Délivrance de renseignements divers en matière d'état civil et de formalités administratives.
* Entretien permanent des connaissances et des procédures dans les domaines suivants :
- Cartes nationales d'identité et passeports biométriques ;
- Traitement des dossiers de PACS ;
- Certificats administratifs (de bonne vie et mœurs, de vie, de résidence) ;
- Certification conforme de documents ;
- Légalisation de signature (dont attestations de domicile et changements de résidence) ;
- Médailles du travail pour le secteur privé ;
- Préinscriptions scolaires ;
- Préinscription ou changement d'adresse sur les listes électorales ;
- Recensement citoyen ;
- Visites aux tombes ;
- Délivrance d'actes d'état civil détenus soit par la Ville de Nice, soit transmis par des mairies ou services extérieurs ;
- Enregistrement des demandes de duplicata et mise à jour de livret de famille.
MISSIONS OCCASIONNELLES :
* Aide au traitement des activités de back-office :
- Contacts avec les partenaires institutionnels (internes et externes) ;
- Vérification quotidienne des dossiers établis par les collègues de la section. Transmission au partenaire interne ou externe compétent ;
- Suivi des dossiers particuliers ou sensibles, relances téléphoniques ;
- Tenue de statistiques de l'activité de la section ;
- Information permanente de la hiérarchie de l'activité de la section.
* Aide au traitement des demandes d'actes (courrier, Comédec, internet, mails) ;
* Polyvalence avec le poste à l'accueil ;
* Participation et accompagnement de l'élu en salle pour les cérémonies de mariages et de PACS, en semaine et le samedi par roulement :
- Prise de parole en public et lecture de l'acte.
MISSIONS EXCEPTIONNELLES :
* Participation aux missions de toute section du service en cas de nécessité, pour intervenir en renfort.
* Réception des usagers à l'accueil du service par roulement.
MISSIONS ANNEXES :
* Polyvalence des missions exécutées au sein des différents services de la Direction en cas de nécessité ;
* Polyvalence géographique.
Conditions de travail:
- Cycle de 37h30 (amplitude horaire du service 8h-18h) + 14 jours de RTT (journée de solidarité déduite) ;
- Accueil du public ;
- Travail de bureau sur écran , au guichet ou à l'accueil ;
- Arrêtés de délégation de signature (Officier de l'Etat Civil) ;
- Permanence le samedi, ainsi que le dimanche et les jours fériés en cas de nécessité de service ;
- Utilisation d'un équipement informatique et technique (badge personnel d'accès, tenue vestimentaire pour les cérémonies de mariage fournie par la collectivité, bouton d'alerte, appareil pour personnes malentendantes, appellateur) ;
- NBI : oui ;
- RIFSEEP 5 ;
- Conditions particulières (port de charge, pénibilité...) : Risques de chute (escaliers), d'agression verbale et physique par le public ;
- Accès transports en commun - bus, tram + nom de l'arrêt :
- Temps partiel possible : non ;
- Accessibilité PMR : oui ;
- Travail en open space : oui ;
- Poste éligible au télétravail : non ;
- Véhicule de service : non.
NOUS REJOINDRE - NOS ATOUTS
- 39 jours de congés pour un temps plein (25 jours de congés annuels + 14 RTT), 25 jours de congés pour un temps plein 35h, sauf temps de travail annualisés ;
- Prise en charge des frais de transports en commun à hauteur de 75% (Réseau Lignes d'Azur et SNCF) et forfait mobilités durables ;
- Avantages du comité d'œuvres sociales : voyages, coupons sports, chèques vacances, de rentrée, tarifs préférentiels dans des complexes sportifs, cinémas, pour les activités des enfants, bons d'achats pour mariages, PACS, naissances, adoptions... ;
- Participation employeur à la mutuelle santé et au contrat de prévoyance collectif ;
- Gratuité des musées et du Parc Phoenix pour les résidents métropolitains ;
- Carte ou Tickets Restaurant (valeur faciale 10€), sauf pour les Directions opérationnelles ayant déjà un self ou une cantine ;
- Formations et perspectives d'évolution tout au long de la carrière via des services dédiés (service Formation, Ecole des cadres).
Profils recherchés
Ce poste s'adresse à un agent de catégorie C de la filière administrative.
Expérience : expérience souhaitée sur un poste similaire.
Domaine de diplôme :
- BEP Métiers du secrétariat, Bac Pro secrétariat, Bac STT Action et Communication administratives.
Compétences :
- Posséder des connaissances élémentaires en droit civil et se tenir informé des évolutions ;
- Faire preuve d'amabilité et de courtoisie avec ses collègues et dans l'accueil et l'information du public ;
- Analyser et synthétiser les éléments d'une demande pour lui donner une suite efficace ;
- Intégrer la notion de risque juridique dans l'instruction de dossiers susceptibles d'engager sa responsabilité et celle de la collectivité ;
- Maîtriser les procédures administratives associées à la fonction ;
- Savoir temporiser les comportements agressifs ;
- Organiser son travail de manière à respecter un planning et des délais d'exécution ;
- Maîtriser l'utilisation du ou des logiciels mis à sa disposition ;
- Maîtriser une langue étrangère.
Qualités requises :
- Sens du contact et de l'accueil / diplomatie ;
- Disponibilité et polyvalence ;
- Discrétion ;
- Rapidité d'exécution ;
- Rigueur et fermeté ;
- Esprit du service public ;
- Culture de l'esprit d'équipe.
Expérience : expérience souhaitée sur un poste similaire.
Domaine de diplôme :
- BEP Métiers du secrétariat, Bac Pro secrétariat, Bac STT Action et Communication administratives.
Compétences :
- Posséder des connaissances élémentaires en droit civil et se tenir informé des évolutions ;
- Faire preuve d'amabilité et de courtoisie avec ses collègues et dans l'accueil et l'information du public ;
- Analyser et synthétiser les éléments d'une demande pour lui donner une suite efficace ;
- Intégrer la notion de risque juridique dans l'instruction de dossiers susceptibles d'engager sa responsabilité et celle de la collectivité ;
- Maîtriser les procédures administratives associées à la fonction ;
- Savoir temporiser les comportements agressifs ;
- Organiser son travail de manière à respecter un planning et des délais d'exécution ;
- Maîtriser l'utilisation du ou des logiciels mis à sa disposition ;
- Maîtriser une langue étrangère.
Qualités requises :
- Sens du contact et de l'accueil / diplomatie ;
- Disponibilité et polyvalence ;
- Discrétion ;
- Rapidité d'exécution ;
- Rigueur et fermeté ;
- Esprit du service public ;
- Culture de l'esprit d'équipe.
Contact et modalités de candidature
Contact
0497133261
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation à :
Monsieur le Maire
Hôtel de Ville
Mairie de Nice
5 rue de l'Hôtel de Ville
06000 NICE
Monsieur le Maire
Hôtel de Ville
Mairie de Nice
5 rue de l'Hôtel de Ville
06000 NICE
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.