Assistant de Direction (h/f)
Offre n° O006240805000769
Publiée le 05/08/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
La Métropole Nice Côte d'Azur, première métropole de France, regroupe 51 communes et 550 000 habitants pour constituer un seul et même bassin de vie entre la méditerranée et les sommets du Mercantour. Enrichie par la diversité de son patrimoine, la Métropole Nice Côte d'Azur est un territoire dynamique et attractif. La Métropole Nice Côte d'Azur est désormais l'un des principaux acteurs de l'action publique sur le territoire en partenariat étroit avec chacune de ses communes-membres.
Lieu de travail
BP3087 405, Promenade des Anglais, Nice (Alpes-Maritimes)
Poste à pourvoir le
06/10/2024
Date limite de candidature
06/09/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Au sein de la Direction de DGA Sécurité, Proximité et Citoyenneté, en qualité de d'Assistant de Direction, vous assurerez l'organisation et la réalisation des tâches de secrétariat du Directeur Général Adjoint.
Missions / conditions d'exercice
Missions principales :
* Accueil direct et téléphonique :
- Accueil, filtrage et orientation des appels téléphoniques ;
- Transmission de messages ;
- Prise de messages et renseignement sur l'état d'avancement de certains dossiers ;
- Accueil des personnes ayant ou désirant un rendez-vous avec son supérieur.
* Tenue de l'agenda de son supérieur :
- Prise de rendez-vous, adaptation éventuelle.
* Organisation logistique de réunions :
- Réservation de la salle, convocation des personnes.
* Gestion de la messagerie de son supérieur :
- Consultation ;
- Saisie ;
- Lecture ;
- Impression ;
- Constitution du dossier journalier par direction et mission ;
- Ventilation après visa et instruction du DGA.
* Gestion des dossiers :
- Constitution des dossiers pour les réunions et rendez-vous du DGA.
* Dactylographie et mise en forme de documents :
- Rédaction et mise en page de notes et de documents divers rédigés ou dictés par son supérieur ;
- Reprographie, classement chronologique et transmission aux destinataires.
* Prise de notes et rédaction de courrier et courriel.
* Classement :
- Organisation et suivi du classement.
* Recherche documentaire :
- Réalisation de recherches documentaires à la demande de sa hiérarchie et diffusion d'informations.
Conditions de travail :
- Travail de bureau ;
- Activité principale sur écran informatique ;
- Cycle de travail 37h30 sur 5 jours + 14 jours de RTT (journée de solidarité déduite) ;
- RIFSEEP 4 ;
- NBI : non ;
- Conditions particulières (port de charge, pénibilité...) : RAS ;
- Accès transports en commun - bus, tram + nom de l'arrêt : RAS ;
- Temps partiel possible : oui ;
- Accessibilité PMR : non ;
- Poste éligible au télétravail : oui.
NOUS REJOINDRE - NOS ATOUTS :
- 39 jours de congés pour un temps plein (25 jours de congés annuels + 14 RTT), 25 jours de congés pour un temps plein 35h, sauf temps de travail annualisés ;
- Prise en charge des frais de transports en commun à hauteur de 75% (Réseau Lignes d'Azur et SNCF) et forfait mobilités durables ;
- Avantages du comité d'œuvres sociales : voyages, coupons sports, chèques vacances, de rentrée, tarifs préférentiels dans des complexes sportifs, cinémas, pour les activités des enfants, bons d'achats pour mariages, PACS, naissances, adoptions, etc ;
- Participation employeur à la mutuelle santé et au contrat de prévoyance collectif ;
- Gratuité des musées et du Parc Phoenix pour les résidents métropolitains ;
- Carte ou Tickets Restaurant (valeur faciale 10€), sauf pour les Directions opérationnelles ayant déjà un self ou une cantine ;
- Formations et perspectives d'évolution tout au long de la carrière via des services dédiés (service Formation, Ecole des cadres).
* Accueil direct et téléphonique :
- Accueil, filtrage et orientation des appels téléphoniques ;
- Transmission de messages ;
- Prise de messages et renseignement sur l'état d'avancement de certains dossiers ;
- Accueil des personnes ayant ou désirant un rendez-vous avec son supérieur.
* Tenue de l'agenda de son supérieur :
- Prise de rendez-vous, adaptation éventuelle.
* Organisation logistique de réunions :
- Réservation de la salle, convocation des personnes.
* Gestion de la messagerie de son supérieur :
- Consultation ;
- Saisie ;
- Lecture ;
- Impression ;
- Constitution du dossier journalier par direction et mission ;
- Ventilation après visa et instruction du DGA.
* Gestion des dossiers :
- Constitution des dossiers pour les réunions et rendez-vous du DGA.
* Dactylographie et mise en forme de documents :
- Rédaction et mise en page de notes et de documents divers rédigés ou dictés par son supérieur ;
- Reprographie, classement chronologique et transmission aux destinataires.
* Prise de notes et rédaction de courrier et courriel.
* Classement :
- Organisation et suivi du classement.
* Recherche documentaire :
- Réalisation de recherches documentaires à la demande de sa hiérarchie et diffusion d'informations.
Conditions de travail :
- Travail de bureau ;
- Activité principale sur écran informatique ;
- Cycle de travail 37h30 sur 5 jours + 14 jours de RTT (journée de solidarité déduite) ;
- RIFSEEP 4 ;
- NBI : non ;
- Conditions particulières (port de charge, pénibilité...) : RAS ;
- Accès transports en commun - bus, tram + nom de l'arrêt : RAS ;
- Temps partiel possible : oui ;
- Accessibilité PMR : non ;
- Poste éligible au télétravail : oui.
NOUS REJOINDRE - NOS ATOUTS :
- 39 jours de congés pour un temps plein (25 jours de congés annuels + 14 RTT), 25 jours de congés pour un temps plein 35h, sauf temps de travail annualisés ;
- Prise en charge des frais de transports en commun à hauteur de 75% (Réseau Lignes d'Azur et SNCF) et forfait mobilités durables ;
- Avantages du comité d'œuvres sociales : voyages, coupons sports, chèques vacances, de rentrée, tarifs préférentiels dans des complexes sportifs, cinémas, pour les activités des enfants, bons d'achats pour mariages, PACS, naissances, adoptions, etc ;
- Participation employeur à la mutuelle santé et au contrat de prévoyance collectif ;
- Gratuité des musées et du Parc Phoenix pour les résidents métropolitains ;
- Carte ou Tickets Restaurant (valeur faciale 10€), sauf pour les Directions opérationnelles ayant déjà un self ou une cantine ;
- Formations et perspectives d'évolution tout au long de la carrière via des services dédiés (service Formation, Ecole des cadres).
Profils recherchés
Ce poste est ouvert à un agent de catégorie C de la filière Administrative.
Expérience : Expérience souhaitée sur un poste similaire.
Domaine de diplôme :
- Diplôme de niveau IV. ;
- Maîtrise du logiciel Oxyad apprécié.
Compétences :
- Maîtriser les techniques de secrétariat bureautique ;
- Maîtriser l'orthographe, la syntaxe et la grammaire ;
- Maîtriser l'utilisation de logiciels standards et/ou métier ;
- Analyser et synthétiser les éléments d'une demande pour lui donner une suite efficace ;
- Distinguer l'urgent et l'important et hiérarchiser ainsi les priorités ;
- Réagir rapidement à diverses situations et faire face aux imprévus ;
- Respecter la confidentialité de certaines informations traitées ou connues ;
- Mémoriser des informations de manière à traiter efficacement une demande/un dossier ;
- Connaître l'organisation fonctionnelle de la Mairie et suivre son évolution ;
- Adapter sa communication en fonction de la nature ou de l'importance des sollicitations et de la qualité des interlocuteurs ;
- Faire preuve d'amabilité et de courtoisie dans l'accueil et l'information du public ;
- Mettre en oeuvre un mode de classement rationnel facilitant la recherche, la consultation et l'archivage.
Qualités recherchées :
- Connaissance de l'organisation fonctionnelle de la Mairie ;
- Organisation, rigueur et rapidité ;
- Sens relationnel ;
- Dynamisme et disponibilité ;
- Discrétion.
Expérience : Expérience souhaitée sur un poste similaire.
Domaine de diplôme :
- Diplôme de niveau IV. ;
- Maîtrise du logiciel Oxyad apprécié.
Compétences :
- Maîtriser les techniques de secrétariat bureautique ;
- Maîtriser l'orthographe, la syntaxe et la grammaire ;
- Maîtriser l'utilisation de logiciels standards et/ou métier ;
- Analyser et synthétiser les éléments d'une demande pour lui donner une suite efficace ;
- Distinguer l'urgent et l'important et hiérarchiser ainsi les priorités ;
- Réagir rapidement à diverses situations et faire face aux imprévus ;
- Respecter la confidentialité de certaines informations traitées ou connues ;
- Mémoriser des informations de manière à traiter efficacement une demande/un dossier ;
- Connaître l'organisation fonctionnelle de la Mairie et suivre son évolution ;
- Adapter sa communication en fonction de la nature ou de l'importance des sollicitations et de la qualité des interlocuteurs ;
- Faire preuve d'amabilité et de courtoisie dans l'accueil et l'information du public ;
- Mettre en oeuvre un mode de classement rationnel facilitant la recherche, la consultation et l'archivage.
Qualités recherchées :
- Connaissance de l'organisation fonctionnelle de la Mairie ;
- Organisation, rigueur et rapidité ;
- Sens relationnel ;
- Dynamisme et disponibilité ;
- Discrétion.
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Vous retrouverez sur notre site internet https://recrutement.nicecotedazur.org ainsi que sur chaque site web de nos entités une présentation complète de notre activité, de nos projets et de l'ensemble des postes à pourvoir.
Pour postuler, inscrivez-vous sur notre site avec votre lettre de motivation et votre CV, à l'attention de :
Monsieur le Président
Direction Générale Adjointe Ressources Humaines
Direction du Développement des Ressources Humaines
Service Recrutement - GPEC
Métropole Nice Côte d'Azur
3 rue Raoul Bosio
06364 NICE Cedex 4
Pour postuler, inscrivez-vous sur notre site avec votre lettre de motivation et votre CV, à l'attention de :
Monsieur le Président
Direction Générale Adjointe Ressources Humaines
Direction du Développement des Ressources Humaines
Service Recrutement - GPEC
Métropole Nice Côte d'Azur
3 rue Raoul Bosio
06364 NICE Cedex 4
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.