Coordinatrice Adjointe du Cabinet du Maire (h/f)
Offre n° O006240510000038
Publiée le 10/05/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
BEAUSOLEIL
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Date limite de candidature
10/06/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une promotion interne au sein de la collectivité
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
Rémunération statutaire + Régime indemnitaire + prime de fin d'année. Avantages Sociaux : COS + CNAS + Mutuelle
Descriptif de l'emploi
Sous la hiérarchie de la Coordinatrice du Cabinet, vous serez amené à travailler en polyvalence avec les membres du Cabinet et la Coordinatrice du Cabinet.
Missions / conditions d'exercice
Secrétariat (polyvalence avec les membres du Cabinet) :
- Gérer l'agenda du Maire en lien avec la secrétaire particulière du Maire
- Préparation des dossiers en lien avec les RDV et les réunions;
- Prise de notes des doléances en l'absence de l'assistante de Monsieur le Maire;
- Etablir les bons de commande sous le contrôle de la coordinatrice du cabinet;
- Gestion des invitations extérieures et manifestations organisées sur Beausoleil en lien avec la secrétaire des élus : travail collaboratif avec l'équipe du cabinet (tenir à jour le tableau des manifestations, informer les élus et s'assurer de leur participation);
- Traitement et suivi des mails cabinet en l'absence de la coordinatrice du cabinet; Enregistrement du courrier sur le logiciel Maarch en cas d'absence de la secrétaire des élus
- Traitement et suivi des courriers Maarch (rédaction, enregistrement, tri, diffusion et archivage);
- Suivi des naissances et des décès (rédaction, enregistrement, tri, diffusion et archivage);
- Rangement, classement et archivages des documents du Cabinet;
Accueil du Cabinet du Maire :
* Accueil physique et téléphonique ;
* Accueil des rendez-vous du Maire ;
* Réception et orientation des appels et messages téléphoniques ;
* Centraliser les informations sur la plateforme internet du Cabinet (Evernote) et diffuser ces éléments aux membres du Cabinet qui assurent le traitement, le suivi et le retour d'information au Maire ;
* Sur demande du Maire et du Cabinet, participation à certaines des manifestations de la ville et à certains des évènements protocolaires en présence du Maire.
- Gestion et mise à jour du fichier des personnalités.
- Gérer l'agenda du Maire en lien avec la secrétaire particulière du Maire
- Préparation des dossiers en lien avec les RDV et les réunions;
- Prise de notes des doléances en l'absence de l'assistante de Monsieur le Maire;
- Etablir les bons de commande sous le contrôle de la coordinatrice du cabinet;
- Gestion des invitations extérieures et manifestations organisées sur Beausoleil en lien avec la secrétaire des élus : travail collaboratif avec l'équipe du cabinet (tenir à jour le tableau des manifestations, informer les élus et s'assurer de leur participation);
- Traitement et suivi des mails cabinet en l'absence de la coordinatrice du cabinet; Enregistrement du courrier sur le logiciel Maarch en cas d'absence de la secrétaire des élus
- Traitement et suivi des courriers Maarch (rédaction, enregistrement, tri, diffusion et archivage);
- Suivi des naissances et des décès (rédaction, enregistrement, tri, diffusion et archivage);
- Rangement, classement et archivages des documents du Cabinet;
Accueil du Cabinet du Maire :
* Accueil physique et téléphonique ;
* Accueil des rendez-vous du Maire ;
* Réception et orientation des appels et messages téléphoniques ;
* Centraliser les informations sur la plateforme internet du Cabinet (Evernote) et diffuser ces éléments aux membres du Cabinet qui assurent le traitement, le suivi et le retour d'information au Maire ;
* Sur demande du Maire et du Cabinet, participation à certaines des manifestations de la ville et à certains des évènements protocolaires en présence du Maire.
- Gestion et mise à jour du fichier des personnalités.
Profils recherchés
Diplômes requis : BAC + 3 minimum avec expériences professionnelles.
- Compétences rédactionnelles ;
- Organisation, méthodologie, rigueur ;
- faire preuve de discernement ;
- capacité d'analyse, prise d'initiatives ;
- Réactivité, gestion des urgences ;
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité ;
- Souriante, ponctuelle, disponible, patiente ;
- Contraintes : adaptabilité, polyvalence, heures supplémentaires.
- Compétences rédactionnelles ;
- Organisation, méthodologie, rigueur ;
- faire preuve de discernement ;
- capacité d'analyse, prise d'initiatives ;
- Réactivité, gestion des urgences ;
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité ;
- Souriante, ponctuelle, disponible, patiente ;
- Contraintes : adaptabilité, polyvalence, heures supplémentaires.
Contact
Contact
0493417171
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation à :
Monsieur le Maire
Hôtel de Ville
Mairie de Beausoleil
06240 BEAUSOLEIL
ou par mail à drh@villedebeausoleil.fr
Monsieur le Maire
Hôtel de Ville
Mairie de Beausoleil
06240 BEAUSOLEIL
ou par mail à drh@villedebeausoleil.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.