secrétaire de direction
Offre n° O004241210001587
Publiée le 10/12/2024
Synthèse de l'offre
Site web de l'employeur
Lieu de travail
13 rue du docteur romieu, Digne-les-Bains (Alpes-de-Hte-Provence)
Poste à pourvoir le
01/02/2025
Date limite de candidature
11/01/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à un détachement (> 6 mois) ou à une intégration directe
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Apporter une aide permanente à la direction en termes d’accueil, d’organisation, de communication et de suivi de dossiers.
Missions / conditions d'exercice
• Gestion de l’agenda et de l’emploi du temps de la Présidente (prise de rendez-vous, courriers, e-mails, congés,…),
• réception et filtrage des appels téléphoniques,
• accueil physique des rendez-vous,
• préparation et contrôle des dossiers nécessaires à la mission de la Présidente (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions,
• préparation et suivi des dossiers en amont,
• réception et tri du courrier pour ne présenter à la Présidente que les informations essentielles,
• organisation du tri et de l’archivage des documents importants (collecte, traitement, classement et mettre à jour l’information),
• gestion et suivi complet de certains dossiers
• suivi des parapheurs (notes, courriers) dans le respect des délais et procédures définies,
• gestion et actualisation de la documentation et réglementaire,
• points réguliers pour rendre compte de l’avancement de son travail, des rendez vous prévus et des courriers à envoyer,
• rassemblement et mise en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting,…),
• rédaction des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus,…),
• structuration et transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services ou de l’extérieur aux services concernés à partir des consignes de la Présidente,
• préparation et organisation de la logistique des différents évènements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques, …),
• participation à l’organisation de la logistique des recrutements et des formations,
• établissement et gestion des budgets ou réalisation du traitement des dossiers comptables,
• comptabilité de la direction (suppléance).
Environnement du poste
- Relations quotidiennes avec la Présidente du Conseil départemental et les conseillers départementaux,
- relations avec l’ensemble des directions et services de la collectivité,
- relations avec des partenaires externes : collectivités locales, services de l’Etat, administrations,
- relations avec le public.
Contexte d’exercice
- Horaires variables en fonction des obligations de service,
- travail en binôme avec une autre secrétaire et en lien avec le secrétariat des élus,
- respect des obligations de discrétion et de confidentialité,
- autonomie et rigueur dans l’organisation du travail.
• réception et filtrage des appels téléphoniques,
• accueil physique des rendez-vous,
• préparation et contrôle des dossiers nécessaires à la mission de la Présidente (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions,
• préparation et suivi des dossiers en amont,
• réception et tri du courrier pour ne présenter à la Présidente que les informations essentielles,
• organisation du tri et de l’archivage des documents importants (collecte, traitement, classement et mettre à jour l’information),
• gestion et suivi complet de certains dossiers
• suivi des parapheurs (notes, courriers) dans le respect des délais et procédures définies,
• gestion et actualisation de la documentation et réglementaire,
• points réguliers pour rendre compte de l’avancement de son travail, des rendez vous prévus et des courriers à envoyer,
• rassemblement et mise en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting,…),
• rédaction des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus,…),
• structuration et transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services ou de l’extérieur aux services concernés à partir des consignes de la Présidente,
• préparation et organisation de la logistique des différents évènements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques, …),
• participation à l’organisation de la logistique des recrutements et des formations,
• établissement et gestion des budgets ou réalisation du traitement des dossiers comptables,
• comptabilité de la direction (suppléance).
Environnement du poste
- Relations quotidiennes avec la Présidente du Conseil départemental et les conseillers départementaux,
- relations avec l’ensemble des directions et services de la collectivité,
- relations avec des partenaires externes : collectivités locales, services de l’Etat, administrations,
- relations avec le public.
Contexte d’exercice
- Horaires variables en fonction des obligations de service,
- travail en binôme avec une autre secrétaire et en lien avec le secrétariat des élus,
- respect des obligations de discrétion et de confidentialité,
- autonomie et rigueur dans l’organisation du travail.
Profils recherchés
- Disposer d’un diplôme et d’une expérience en secrétariat,
- connaître les missions de la collectivité et son organisation,
- maîtriser les règles de l’expression écrite,
- maîtriser les règles de l’expression orale,
- maîtriser les outils bureautiques,
- maîtriser les outils comptables,
- savoir faire preuve d’initiative et savoir rendre compte,
- réactivité,
- sens des priorités
- connaître les procédures liées à la démarche qualité de la collectivité et en respecter les engagements.
- connaître les missions de la collectivité et son organisation,
- maîtriser les règles de l’expression écrite,
- maîtriser les règles de l’expression orale,
- maîtriser les outils bureautiques,
- maîtriser les outils comptables,
- savoir faire preuve d’initiative et savoir rendre compte,
- réactivité,
- sens des priorités
- connaître les procédures liées à la démarche qualité de la collectivité et en respecter les engagements.
Contact et modalités de candidature
Contact
0492300400
Informations complémentaires
Nature du poste
Poste permanent à temps complet
Résidence administrative : Digne les Bains
Le recours à un contractuel est possible sous réserve du constat infructueux du recrutement d'un fonctionnaire. Dans ce cas, l'agent recruté est engagé par un contrat à durée déterminée de 1 à 3 ans.
Rémunération
Statutaire + RIFSEEP (groupe de fonctions 2) + NBI 10 points + CIA
CNAS + titres restaurant+mutuelle+prévoyance
Candidature avec CV à adresser à Madame la Présidente du Conseil départemental des Alpes de Haute-Provence - Direction des ressources humaines - mail : recrutement-drh@le04.fr
Poste permanent à temps complet
Résidence administrative : Digne les Bains
Le recours à un contractuel est possible sous réserve du constat infructueux du recrutement d'un fonctionnaire. Dans ce cas, l'agent recruté est engagé par un contrat à durée déterminée de 1 à 3 ans.
Rémunération
Statutaire + RIFSEEP (groupe de fonctions 2) + NBI 10 points + CIA
CNAS + titres restaurant+mutuelle+prévoyance
Candidature avec CV à adresser à Madame la Présidente du Conseil départemental des Alpes de Haute-Provence - Direction des ressources humaines - mail : recrutement-drh@le04.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.