Assistante administrative et de direction
Offre n° O001250307000722
Publiée le 07/03/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
135 rue de Genève, Gex (Ain)
Poste à pourvoir le
15/05/2025
Date limite de candidature
06/05/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une disponibilité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
selon grilles indiciaires
Descriptif de l'emploi
Au sein du Pôle Solidarités, Développement Territorial, Petite Enfance et de la Direction Générale Adjointe, vous assurez l'assistance du directeur du pôle en terme d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers.
Missions / conditions d'exercice
Vos missions sont :
- suivre les projets et activités du service,
- intégrer les priorités du pôle social dans la gestion quotidienne des activités du secrétariat,
- savoir prendre des notes,
- organiser l'agenda du directeur du pôle, prendre des rendez-vous en fonctions de ses priorités et gérer ses déplacements,
-renseigner les tableaux de suivi des activités du service,
- réaliser, mettre en forme et diffuser des travaux de bureautique (notes, courriers, ordres du jour, comptes rendus, ...),
- mettre en forme les projets de délibérations, les décisions, les arrêtés, les enregistrer et les diffuser,
- organiser et planifier des réunions, des commissions,
- respecter les délais de transmission de documents avant les réunions,
- assurer l'accueil téléphonique et physique du service, renseigner les personnes sur les services du pôle,
- procéder aux engagements et suivis comptables du pôle,
- assurer le suivi des subventions,
- assurer la coordination des assistantes administratives de la Direction Générale Adjointe Solidarité, Développement et Attractivité.
- suivre les projets et activités du service,
- intégrer les priorités du pôle social dans la gestion quotidienne des activités du secrétariat,
- savoir prendre des notes,
- organiser l'agenda du directeur du pôle, prendre des rendez-vous en fonctions de ses priorités et gérer ses déplacements,
-renseigner les tableaux de suivi des activités du service,
- réaliser, mettre en forme et diffuser des travaux de bureautique (notes, courriers, ordres du jour, comptes rendus, ...),
- mettre en forme les projets de délibérations, les décisions, les arrêtés, les enregistrer et les diffuser,
- organiser et planifier des réunions, des commissions,
- respecter les délais de transmission de documents avant les réunions,
- assurer l'accueil téléphonique et physique du service, renseigner les personnes sur les services du pôle,
- procéder aux engagements et suivis comptables du pôle,
- assurer le suivi des subventions,
- assurer la coordination des assistantes administratives de la Direction Générale Adjointe Solidarité, Développement et Attractivité.
Profils recherchés
Connaître l'environnement territorial et plus particulièrement le fonctionnement des collectivités,
Savoir travailler en autonomie,
Savoir traiter les dossiers dans les délais restreints et prioriser les tâches à effectuer,
Faire preuve d'organisation, de rigeur, de réactivité,
Connaître parfaitement les règles de l'expression écrite (orthographe, syntaxe, grammaire,....),
Etre à l'aise dans la manipulation des chiffres et budgets,
Maîtriser les logiciels de bureautique (word, excel, powerpoint) et savoir s'adapter à des logiciels spécialisés (courrier, comptabilité,...),
Maîtriser l'outil informatique, les technologies de l'information et le standard téléphonique,
Etre parfaitement polyvalent, avoir le sens de l'adaptation, du relationnel, du travail en équipe,
Respecter les obligations de neutralité et de discrétion professionnelle,
Savoir communiquer avec le public.
Savoir travailler en autonomie,
Savoir traiter les dossiers dans les délais restreints et prioriser les tâches à effectuer,
Faire preuve d'organisation, de rigeur, de réactivité,
Connaître parfaitement les règles de l'expression écrite (orthographe, syntaxe, grammaire,....),
Etre à l'aise dans la manipulation des chiffres et budgets,
Maîtriser les logiciels de bureautique (word, excel, powerpoint) et savoir s'adapter à des logiciels spécialisés (courrier, comptabilité,...),
Maîtriser l'outil informatique, les technologies de l'information et le standard téléphonique,
Etre parfaitement polyvalent, avoir le sens de l'adaptation, du relationnel, du travail en équipe,
Respecter les obligations de neutralité et de discrétion professionnelle,
Savoir communiquer avec le public.
Contact et modalités de candidature
Contact
0450426500
Informations complémentaires
Poste à plein temps,
Rémunération statutaire, régime indemnitaire RIFSEEP + Complément indemnitaire annuel (CIA),
Chèques déjeuner, forfait mobilité durable, prise en charge à 100% des abonnements mensuels de transport,
Participation complémentaire santé,
Comité des Oeuvres Sociales
Rémunération statutaire, régime indemnitaire RIFSEEP + Complément indemnitaire annuel (CIA),
Chèques déjeuner, forfait mobilité durable, prise en charge à 100% des abonnements mensuels de transport,
Participation complémentaire santé,
Comité des Oeuvres Sociales
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.