Agent d'accueil / Etat-Civil
Offre n° O001241011000650
Publiée le 11/10/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
34 rue de la république - bp 618, Valserhône (Ain)
Poste à pourvoir le
17/12/2024
Date limite de candidature
10/12/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Etat civil
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
L’agent d’accueil / état-civil a pour mission d'accueillir le public, de traiter et de gérer les demandes liées à l'état civil, tout en garantissant un service de qualité aux administrés.
Missions / conditions d'exercice
MISSION GÉNÉRALE :
Gestion du courrier :
Ouverture du courrier
Enregistrement numérique du courrier dans le logiciel courrier MAARCH
Distribution physique du courrier auprès des différents services
Affranchissement du courrier
Titres d’identités :
Recevoir et instruire les demandes de cartes d’identité et de passeports sur les stations biométriques
Gestion des recueils
Accueil :
Assurer l’accueil physique et téléphonique
Procéder à des légalisations de signature, certificats de vie, certifications conformes
Etat civil :
1. Instruction et constitution des dossiers d’état-civil
- Recevoir et prendre acte de la déclaration relative à l’Etat Civil (reconnaissance, naissance, décès, changement de prénom, changement de nom)
- Apprécier la demande au regard de différents documents (livret de famille, attestation de domicile etc.)
- Contrôler l’authenticité des documents
- Etablir les différents actes d’état civil
- Transmettre hebdomadairement à l’INSEE
- Etablir les duplicatas de livret de famille ou mettre à jour
- Rédiger et afficher les publications de mariages extérieurs - établir les certificats de publication et de non opposition correspondants
2. Etablissement des dossiers de mariage
- Instruire les dossiers
- Apprécier le consentement mutuel et le signaler le cas échéant au responsable
- Apprécier les actes d’état civil des pays concernés
- Etablir les actes de publication en vue de leur affichage
- Préparer le livret de famille
- Inscrire le mariage dans le registre
3. Etablissement des dossiers d’enregistrement, modification et dissolution de PACS
- Recevoir les partenaires et instruire le dossier
- Apprécier la demande au regard de différents documents présentés
4. Tenue administrative des actes d’état civil
- Délivrer sur demande des extraits de registre
- Contrôler l’exactitude des renseignements consignés
- Rédiger des mentions et courriers
5. Instruction des dossiers « Affaires Générales »
- Légalisation de signatures et certifications conformes
- Déclaration de résidence ou changement de résidence
- Attestation de concubinage / certificat de célibataire
- Certificat de vie
- Recensement citoyen obligatoire
6. Participation aux élections
- Inscription listes électorales
- Participer sur toute la durée des élections à la mise en œuvre de la procédure électorale (mise sous plis, tenue des bureaux de vote …)
7. Gestion du cimetière
- Gestion des registres de décès
- Vente de concessions
- Délivrances autorisations diverses
- Suivre les divers travaux en lien avec l’agent du cimetière
- Mise à jour concessions échues
8. Archives annuelles
ATTRIBUTIONS PONCTUELLES OU SPECIFIQUES :
Recensement citoyens des jeunes de + de 16 ans
Gestion du courrier :
Ouverture du courrier
Enregistrement numérique du courrier dans le logiciel courrier MAARCH
Distribution physique du courrier auprès des différents services
Affranchissement du courrier
Titres d’identités :
Recevoir et instruire les demandes de cartes d’identité et de passeports sur les stations biométriques
Gestion des recueils
Accueil :
Assurer l’accueil physique et téléphonique
Procéder à des légalisations de signature, certificats de vie, certifications conformes
Etat civil :
1. Instruction et constitution des dossiers d’état-civil
- Recevoir et prendre acte de la déclaration relative à l’Etat Civil (reconnaissance, naissance, décès, changement de prénom, changement de nom)
- Apprécier la demande au regard de différents documents (livret de famille, attestation de domicile etc.)
- Contrôler l’authenticité des documents
- Etablir les différents actes d’état civil
- Transmettre hebdomadairement à l’INSEE
- Etablir les duplicatas de livret de famille ou mettre à jour
- Rédiger et afficher les publications de mariages extérieurs - établir les certificats de publication et de non opposition correspondants
2. Etablissement des dossiers de mariage
- Instruire les dossiers
- Apprécier le consentement mutuel et le signaler le cas échéant au responsable
- Apprécier les actes d’état civil des pays concernés
- Etablir les actes de publication en vue de leur affichage
- Préparer le livret de famille
- Inscrire le mariage dans le registre
3. Etablissement des dossiers d’enregistrement, modification et dissolution de PACS
- Recevoir les partenaires et instruire le dossier
- Apprécier la demande au regard de différents documents présentés
4. Tenue administrative des actes d’état civil
- Délivrer sur demande des extraits de registre
- Contrôler l’exactitude des renseignements consignés
- Rédiger des mentions et courriers
5. Instruction des dossiers « Affaires Générales »
- Légalisation de signatures et certifications conformes
- Déclaration de résidence ou changement de résidence
- Attestation de concubinage / certificat de célibataire
- Certificat de vie
- Recensement citoyen obligatoire
6. Participation aux élections
- Inscription listes électorales
- Participer sur toute la durée des élections à la mise en œuvre de la procédure électorale (mise sous plis, tenue des bureaux de vote …)
7. Gestion du cimetière
- Gestion des registres de décès
- Vente de concessions
- Délivrances autorisations diverses
- Suivre les divers travaux en lien avec l’agent du cimetière
- Mise à jour concessions échues
8. Archives annuelles
ATTRIBUTIONS PONCTUELLES OU SPECIFIQUES :
Recensement citoyens des jeunes de + de 16 ans
Profils recherchés
Compétences Requises :
- Excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles.
- Sens de l'organisation et rigueur dans le traitement des dossiers.
- Maîtrise des outils bureautiques (logiciels de gestion de l'état civil, traitement de texte, tableurs).
- Capacité à gérer les situations délicates et à faire preuve d'empathie.
Profil Recherché :
- Diplôme en administration publique, secrétariat ou domaine connexe.
- Expérience préalable dans un poste similaire ou dans un service public serait un atout.
- Sensibilité aux enjeux de service public et à l’accueil des usagers.
Conditions de Travail :
- Poste à temps plein (37h hebdomadaire / 11 jours d'ARTT) avec travail le samedi matin (9h30 - 12h00) / horaires de travail selon les rythmes d’ouverture de la mairie.
- Excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles.
- Sens de l'organisation et rigueur dans le traitement des dossiers.
- Maîtrise des outils bureautiques (logiciels de gestion de l'état civil, traitement de texte, tableurs).
- Capacité à gérer les situations délicates et à faire preuve d'empathie.
Profil Recherché :
- Diplôme en administration publique, secrétariat ou domaine connexe.
- Expérience préalable dans un poste similaire ou dans un service public serait un atout.
- Sensibilité aux enjeux de service public et à l’accueil des usagers.
Conditions de Travail :
- Poste à temps plein (37h hebdomadaire / 11 jours d'ARTT) avec travail le samedi matin (9h30 - 12h00) / horaires de travail selon les rythmes d’ouverture de la mairie.
Contact et modalités de candidature
Contact
0450566130
Informations complémentaires
CV et LM à adresser au service des Ressources Humaines de la Mairie de Valserhône, 34 Rue de la République 01200 VALSERHÔNE
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.