Assistant de direction des systèmes d'information (h/f) - P. 1075
Offre n° O978241127000962
Publiée le 27/11/2024
Synthèse de l'offre
Située au nord de la mer des Caraïbes, à plus de 7 000 kilomètres de la métropole et à 250 kilomètres de la Guadeloupe, l'île de Saint-Martin présente la caractéristique d'être divisée depuis 1648 entre deux États : les Pays-Bas et la France. La partie française compte environ 36 000 habitants et s étend sur 56 km².
Saint-Martin est une Collectivité d'Outre-mer régie par l'article 74 de la Constitution. Elle fut une commune de la Guadeloupe jusqu en 2007, année de la promulgation de la loi organique n°2007-223 du 21 février 2007 portant dispositions statutaires et institutionnelles relatives à l'outre-mer. Territoire européen à part entière en tant que région ultrapériphérique (RUP), elle exerce les compétences des communes, des départements, des régions et certaines prérogatives de l'Etat.
Saint-Martin est une Collectivité d'Outre-mer régie par l'article 74 de la Constitution. Elle fut une commune de la Guadeloupe jusqu en 2007, année de la promulgation de la loi organique n°2007-223 du 21 février 2007 portant dispositions statutaires et institutionnelles relatives à l'outre-mer. Territoire européen à part entière en tant que région ultrapériphérique (RUP), elle exerce les compétences des communes, des départements, des régions et certaines prérogatives de l'Etat.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Rue de l'hôtel de la collectivité - bp 374. marigot, Saint-Martin (Saint-Martin)
Poste à pourvoir le
01/02/2025
Date limite de candidature
27/12/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Adjoint administratif
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
La Direction des systèmes d’information (DSI) a pour rôle la mise en œuvre de solution visant à optimiser l’échange, la collaboration, et la communication des données. Elle intervient au niveau infrastructure, matériel, applicatif et organisationnel. La DSI a pour « client » non seulement les services internes de la collectivité (administration et écoles) mais aussi les citoyens et professionnels du territoire.
L'assistant(e) DSI devra accompagner le directeur et les agents de la direction dans la mise en œuvre et le suivi de leurs différentes activités.
L'assistant(e) DSI devra accompagner le directeur et les agents de la direction dans la mise en œuvre et le suivi de leurs différentes activités.
Missions / conditions d'exercice
Sous l'autorité hiérarchique directe du directeur de la DSI, vous assurerez les missions suivantes :
1. Assurer le secrétariat de la direction
• Prendre des notes, rédiger et mettre en forme des travaux bureautiques (courriers, notes,
délibérations, compte-rendu...)
• Gérer les courriers / mails " entrant " et " sortant " : filtrer et réorienter les courriers
électroniques, rédiger des propositions de réponses, pour le courrier suivre le circuit de
signature, assurer la diffusion
• Relire des documents produits par la direction, mettre en page
• Classer et archiver les dossiers des services (papier et numérique)
• Répondre aux appels téléphoniques, orienter vers le bon interlocuteur ou prendre des
messages en hiérarchisant les demandes selon le caractère d'urgence
• Organiser et planifier les rendez-vous et les réunions de la direction
2. Assurer l'exécution budgétaire de la direction
• Saisir dans le logiciel finances les bons de commande
• Assurer l'interface avec la direction des finances
• Assurer la gestion des bons de livraisons, des factures et les vérifier
• Suivre le budget de la Direction
• Centraliser et assurer le suivi des fournitures du pôle
3. Assister la direction dans ses missions
• Suivre les marchés et contrats :
- Participer à la rédaction des marchés
-Mettre en place et assurer le suivi des échéanciers
- Suivre les conditions d'exécution des contrats (délais de livraison, volet financier...)
• Suivre l'activité de la direction :
- Elaborer les outils de suivi
- Alimenter les tableaux de bord
- Proposer une synthèse
• Prêter assistance à la préparation des supports de réunions (mise en forme de document
power point)
• Assurer l'organisation logistique des réunions : réserver un lieu, une date, convoquer, inviter et
relancer les participants, veiller à l'installation de la salle ...
• Rédiger les compte-rendu (soit en assistant aux réunions, soit en retranscrivant un
enregistrement) puis les diffuser
• Participer à la veille technique et réglementaire en lien avec l'activité de la direction
4. Assurer le support niveau 1 auprès des usagers des services numériques
• Assurer l'accueil téléphonique du support informatique
• Réceptionner les dysfonctionnements signalés par les utilisateurs et recueillir les premiers
éléments de réponse
• Proposer des recommandations, ou solutionner les dysfonctionnements de niveau 1
(problèmes techniques simples ou méconnaissance d'un logiciel)
• Créer et affecter les tickets de demande de support sur l'outil GLPI
1. Assurer le secrétariat de la direction
• Prendre des notes, rédiger et mettre en forme des travaux bureautiques (courriers, notes,
délibérations, compte-rendu...)
• Gérer les courriers / mails " entrant " et " sortant " : filtrer et réorienter les courriers
électroniques, rédiger des propositions de réponses, pour le courrier suivre le circuit de
signature, assurer la diffusion
• Relire des documents produits par la direction, mettre en page
• Classer et archiver les dossiers des services (papier et numérique)
• Répondre aux appels téléphoniques, orienter vers le bon interlocuteur ou prendre des
messages en hiérarchisant les demandes selon le caractère d'urgence
• Organiser et planifier les rendez-vous et les réunions de la direction
2. Assurer l'exécution budgétaire de la direction
• Saisir dans le logiciel finances les bons de commande
• Assurer l'interface avec la direction des finances
• Assurer la gestion des bons de livraisons, des factures et les vérifier
• Suivre le budget de la Direction
• Centraliser et assurer le suivi des fournitures du pôle
3. Assister la direction dans ses missions
• Suivre les marchés et contrats :
- Participer à la rédaction des marchés
-Mettre en place et assurer le suivi des échéanciers
- Suivre les conditions d'exécution des contrats (délais de livraison, volet financier...)
• Suivre l'activité de la direction :
- Elaborer les outils de suivi
- Alimenter les tableaux de bord
- Proposer une synthèse
• Prêter assistance à la préparation des supports de réunions (mise en forme de document
power point)
• Assurer l'organisation logistique des réunions : réserver un lieu, une date, convoquer, inviter et
relancer les participants, veiller à l'installation de la salle ...
• Rédiger les compte-rendu (soit en assistant aux réunions, soit en retranscrivant un
enregistrement) puis les diffuser
• Participer à la veille technique et réglementaire en lien avec l'activité de la direction
4. Assurer le support niveau 1 auprès des usagers des services numériques
• Assurer l'accueil téléphonique du support informatique
• Réceptionner les dysfonctionnements signalés par les utilisateurs et recueillir les premiers
éléments de réponse
• Proposer des recommandations, ou solutionner les dysfonctionnements de niveau 1
(problèmes techniques simples ou méconnaissance d'un logiciel)
• Créer et affecter les tickets de demande de support sur l'outil GLPI
Profils recherchés
Titulaire d'un bac +2 Assistanat de gestion, Gestion administrative ou équivalent.
Vous avez minimum 2 ou 3 ans d'expérience.
Une expérience dans une DSI ou une SII serait un plus.
Maitrise de la gestion des relations avec des prestataires privés
• Le/la candidat(e) devra connaitre les procédures administratives, le fonctionnement d'une collectivité,
les instances, processus et circuits de décision de la collectivité.
• Le/la candidat(e) devra maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, Power point) et la rédaction des
écrits professionnels (orthographe, syntaxe, grammaire, comptes rendus de réunions).
• Doté(e) d'une forte appétence pour les outils informatiques, le/la candidat(e) devra être en capacité
d'assurer le support de niveau 1 auprès des usagers des services numériques.
• Autonome et réactif/tive, le/la candidat(e) devra faire preuve de :
* qualités d'expressions écrite et orale,
* qualités relationnelles et d'une capacité à travailler en équipe,
* rigueur, d'un sens l'organisation et de réactivité,
*volonté d’apprentissage
* capacités d'adaptation et de polyvalence
Vous avez minimum 2 ou 3 ans d'expérience.
Une expérience dans une DSI ou une SII serait un plus.
Maitrise de la gestion des relations avec des prestataires privés
• Le/la candidat(e) devra connaitre les procédures administratives, le fonctionnement d'une collectivité,
les instances, processus et circuits de décision de la collectivité.
• Le/la candidat(e) devra maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, Power point) et la rédaction des
écrits professionnels (orthographe, syntaxe, grammaire, comptes rendus de réunions).
• Doté(e) d'une forte appétence pour les outils informatiques, le/la candidat(e) devra être en capacité
d'assurer le support de niveau 1 auprès des usagers des services numériques.
• Autonome et réactif/tive, le/la candidat(e) devra faire preuve de :
* qualités d'expressions écrite et orale,
* qualités relationnelles et d'une capacité à travailler en équipe,
* rigueur, d'un sens l'organisation et de réactivité,
*volonté d’apprentissage
* capacités d'adaptation et de polyvalence
Contact et modalités de candidature
Contact
0590875004
Informations complémentaires
Les personnes intéressées devront adresser leurs candidatures (CV détaillé et lettre de motivation)
Par voie postale à : l'attention de Monsieur le Président :
Hôtel de la Collectivité de Saint-Martin BP 374 - 97054 Saint-Martin Cedex
Ou par courrier électronique à :
recrutement@com-saint-martin.fr
Par voie postale à : l'attention de Monsieur le Président :
Hôtel de la Collectivité de Saint-Martin BP 374 - 97054 Saint-Martin Cedex
Ou par courrier électronique à :
recrutement@com-saint-martin.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.