Assistant(e) administratif(ve) (H/F)
Offre n° O978241031000010
Publiée le 31/10/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
CS 51015, Saint-Paul (La Réunion)
Poste à pourvoir le
01/01/2025
Date limite de candidature
01/12/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Gestion des ressources humaines >
Ressources humaines, statut et rémunération
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sous la responsabilité du Responsable du Service santé et Prévention, l'assistant(e) administratif(ve) est chargé(e) de la gestion des process administratifs de traitements des résultats, des visites médicales (absence, report, date de prochaine visite, préconisation...)
Temps complet : 35 heures - Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuel (article L332-14 du code général de la fonction publique).
Temps complet : 35 heures - Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuel (article L332-14 du code général de la fonction publique).
Missions / conditions d'exercice
*Gestion administrative
*Scanner et mettre à jour logiciel ciril RH avec notifications MDPH
*Aider les agents à remplir le dossier MDPH
*Venir en renfort du secrétariat de la médecine préventive sur l'envoi des fiches médicales d'aptitude au Responsable
*Assurer l'intérim de l'assistant administrative rattachée à la médecine préventive: prendre les rendez-vous, envoyer les convocations, assurer l'accueil, ...
*Aider et participer à l'organisation des réunions et aux différentes actions ( réservation de salle)
*Envoyer du courrier via un coursier pour des services internes mais également envoi de courrier à destination d'administration/entités extérieures (bailleurs sociaux par exemple...) avec utilisation de l'application "gestion des courriers et des actes administratifs"
*Suivi de la facturation
*Réaliser des bons de commandes
*Suivi des besoins logistiques du service
*Suivre et centraliser les différents indicateurs du service
*Recevoir les agents et les informer
*Ouvrir les locaux et vérifier qu'il y a tout le nécessaire pour accueillir le public
*Gérer les appels et prendre note des messages pour transmission
*Filtrer les visites des agents n'ayant pas pris de rendez-vous avec la référente handicap et l'assistant sociale
*Relayer les informations nécessaires à l'activité de la médecine préventive et autres acteurs
*Collaborer et faire le lien avec les différents services et acteurs
*Proposer des documents et actions de communication du service
*Suivre les réponses apportées par le service à certaines affaires du CHSCT
*Saisir la déclaration d'accident du travail sur CIRIL et gérer le suivi
*Faire la déclaration d'accident du travail sur Net Entreprise pour les non titulaires
*Établir la note d'information ou de décision pour les titulaires
*Communiquer les conclusions aux services concernés
*Scanner et mettre à jour logiciel ciril RH avec notifications MDPH
*Aider les agents à remplir le dossier MDPH
*Venir en renfort du secrétariat de la médecine préventive sur l'envoi des fiches médicales d'aptitude au Responsable
*Assurer l'intérim de l'assistant administrative rattachée à la médecine préventive: prendre les rendez-vous, envoyer les convocations, assurer l'accueil, ...
*Aider et participer à l'organisation des réunions et aux différentes actions ( réservation de salle)
*Envoyer du courrier via un coursier pour des services internes mais également envoi de courrier à destination d'administration/entités extérieures (bailleurs sociaux par exemple...) avec utilisation de l'application "gestion des courriers et des actes administratifs"
*Suivi de la facturation
*Réaliser des bons de commandes
*Suivi des besoins logistiques du service
*Suivre et centraliser les différents indicateurs du service
*Recevoir les agents et les informer
*Ouvrir les locaux et vérifier qu'il y a tout le nécessaire pour accueillir le public
*Gérer les appels et prendre note des messages pour transmission
*Filtrer les visites des agents n'ayant pas pris de rendez-vous avec la référente handicap et l'assistant sociale
*Relayer les informations nécessaires à l'activité de la médecine préventive et autres acteurs
*Collaborer et faire le lien avec les différents services et acteurs
*Proposer des documents et actions de communication du service
*Suivre les réponses apportées par le service à certaines affaires du CHSCT
*Saisir la déclaration d'accident du travail sur CIRIL et gérer le suivi
*Faire la déclaration d'accident du travail sur Net Entreprise pour les non titulaires
*Établir la note d'information ou de décision pour les titulaires
*Communiquer les conclusions aux services concernés
Profils recherchés
*Connaissance du secrétariat et médecine préventive
*Connaissances de la collectivité
*Connaissance du vocabulaire technique
*Être capable d'appliquer les procédures administratives
*Être capable de maîtriser les outils bureautiques
*Être capable de réaliser des statistiques
*Être capable de prendre des initiatives
*Être capable de rechercher les informations
*Être pro-active
*Modalités d'accueil
*Mode de prise en charge des actes médicaux
*Normes rédactionnelles
*Méthodes de classement et d'archivage
*Faire preuve de discrétion et de respect de la confidentialité
*Connaissances de la collectivité
*Connaissance du vocabulaire technique
*Être capable d'appliquer les procédures administratives
*Être capable de maîtriser les outils bureautiques
*Être capable de réaliser des statistiques
*Être capable de prendre des initiatives
*Être capable de rechercher les informations
*Être pro-active
*Modalités d'accueil
*Mode de prise en charge des actes médicaux
*Normes rédactionnelles
*Méthodes de classement et d'archivage
*Faire preuve de discrétion et de respect de la confidentialité
Contact et modalités de candidature
Contact
0262453755
Informations complémentaires
Merci d'adresser lettre de candidature, CV et diplôme(s) à Monsieur le Maire par mail à: service.recrutement@mairie-saintpaul.fr au plus tard le 01/12/2024.
Merci de mentionner dans l'objet de votre lettre de motivation l'intitulé du poste ainsi que la référence de l'offre.
Les fonctionnaires devront fournir à leur candidature leur dernier arrêté de situation administrative. Les lauréats de concours devront joindre leur justificatif de réussite au concours.TOUT DOSSIER INCOMPLET NE SERA PAS TRAITÉ
Merci de mentionner dans l'objet de votre lettre de motivation l'intitulé du poste ainsi que la référence de l'offre.
Les fonctionnaires devront fournir à leur candidature leur dernier arrêté de situation administrative. Les lauréats de concours devront joindre leur justificatif de réussite au concours.TOUT DOSSIER INCOMPLET NE SERA PAS TRAITÉ
Adresse de l'employeur
COMMUNE DE SAINT PAUL
>CS 51015
97864 Saint paul Cedex
>CS 51015
97864 Saint paul Cedex
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.