Assistant administratif de direction auprès de la Directrice générale adjointe (h/f)
Offre n° O094241029001353
Publiée le 29/10/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Ville dynamique et solidaire, Bonneuil-sur-Marne situé à 18km de Paris dans le Val-de-Marne est au service de ses 19.000 habitants et administrés et 600 agents.
La ville est desservie par les grands axes de communication depuis Créteil-Pointe du Lac par le biais du métro 8, le RER A Bonneuil-Sucy, de nombreuses lignes de bus : 393, 308, 117 et 104, ainsi que l?autoroute A4 à proximité.
Situé en bordure de la Marne, sud-est de Paris, Bonneuil est une ville jeune et multiculturelle, 30% de ses habitants ont moins de 20 ans.
Elle compte parmi les 16 communes qui forment le territoire du Grand Paris Sud-Est Avenir.
La ville est desservie par les grands axes de communication depuis Créteil-Pointe du Lac par le biais du métro 8, le RER A Bonneuil-Sucy, de nombreuses lignes de bus : 393, 308, 117 et 104, ainsi que l?autoroute A4 à proximité.
Situé en bordure de la Marne, sud-est de Paris, Bonneuil est une ville jeune et multiculturelle, 30% de ses habitants ont moins de 20 ans.
Elle compte parmi les 16 communes qui forment le territoire du Grand Paris Sud-Est Avenir.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Mairie, 7 rue d'Estienne d'Orves, Bonneuil-sur-Marne (Val-de-Marne)
Poste à pourvoir le
28/12/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Rattaché.e à la Directrice Générale Adjointe en charge du pôle Aménagement durable, Cadre de vie et Patrimoine, vos missions principales consistent à l'assister dans l'organisation et la gestion administrative des différents secteurs et de dossiers spécifiques.
Les champs d'intervention de l'assistant.e couvrent l'ensemble des dossiers du pôle. Vous assurez une aide permanente en terme d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.
Les champs d'intervention de l'assistant.e couvrent l'ensemble des dossiers du pôle. Vous assurez une aide permanente en terme d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.
Missions / conditions d'exercice
- Assurer l'accueil téléphonique et physique de la direction du pôle,
- Assurer l'interface avec le secrétariat de la Direction Générale des Services,
- Assister la Directrice Générale Adjointe dans l'organisation, la préparation, le traitement et le suivi des dossiers confiés,
- Assister la Directrice Générale Adjointe pour l'élaboration de procédures internes et veiller à leur respect,
- Organiser et gérer l'agenda de la Directrice Générale Adjointe,
- Organiser et planifier les réunions,
- Préparer les dossiers pour les réunions,
- Assurer la prise de notes, la mise en forme de travaux de bureautique et la rédaction des comptes rendus lors des certaines réunions,
- Suivre la gestion du courrier (traitement et suivi),
- Préparer des bilans d'activités et tenir des tableaux de bord,
- Classer et archiver les dossiers,
- Gestion des dossiers relatifs aux sinistres " catastrophe naturelle ",
- Organisation des commissions " accessibilité aux personnes handicapées ",
- Suivi des dossiers et demandes en lien avec les services du pôle,
- Remplacement ponctuel de l'agent d'accueil, en lien avec les assistantes du pôle, lors de ses absences, notamment pour la reprise des lignes téléphoniques du standard.
Cycle horaire de travail : base de 36h30 soit 25 jours CA et 9 RTT.
- Assurer l'interface avec le secrétariat de la Direction Générale des Services,
- Assister la Directrice Générale Adjointe dans l'organisation, la préparation, le traitement et le suivi des dossiers confiés,
- Assister la Directrice Générale Adjointe pour l'élaboration de procédures internes et veiller à leur respect,
- Organiser et gérer l'agenda de la Directrice Générale Adjointe,
- Organiser et planifier les réunions,
- Préparer les dossiers pour les réunions,
- Assurer la prise de notes, la mise en forme de travaux de bureautique et la rédaction des comptes rendus lors des certaines réunions,
- Suivre la gestion du courrier (traitement et suivi),
- Préparer des bilans d'activités et tenir des tableaux de bord,
- Classer et archiver les dossiers,
- Gestion des dossiers relatifs aux sinistres " catastrophe naturelle ",
- Organisation des commissions " accessibilité aux personnes handicapées ",
- Suivi des dossiers et demandes en lien avec les services du pôle,
- Remplacement ponctuel de l'agent d'accueil, en lien avec les assistantes du pôle, lors de ses absences, notamment pour la reprise des lignes téléphoniques du standard.
Cycle horaire de travail : base de 36h30 soit 25 jours CA et 9 RTT.
Profils recherchés
Expérience et Formation
- Expérience confirmée en secrétariat,
- Expérience souhaitée en administration de Direction,
Compétences techniques
- Maîtriser les techniques de secrétariat et les outils bureautiques (Word et Excel),
- Maîtriser les règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire,
- Connaître les circuits et procédures administratives,
- Connaître les principes rédactionnels de la note de synthèse et du compte-rendu,
- Connaître les règles de gestion budgétaire et financière d'un service,
- Connaître le fonctionnement des services de la collectivité et du statut de la FPT,
- Posséder des notions d'organisation et de gestion du temps,
- Maîtriser les orientations et priorités des élus,
- Organiser l'agenda et prendre des RDV en fonction des priorités,
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriels, avec précision et rapidité,
- Prendre des notes, rédiger et mettre en forme tous types de documents,
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers,
- Gérer différents plannings : absences (formation, délégations diverses, ...), congés, etc.,
- Appliquer les procédures internes
- Intégrer les priorités dans la gestion quotidienne,
- Respecter les délais,
- Proposer des améliorations de fonctionnement du service au niveau des méthodes et/ou sur le plan organisationnel.
Autres compétences
- Etablir une relation de confiance avec le(s) responsable(s) et savoir lui rendre compte,
- Faire preuve d'initiative, d'autonomie de curiosité et d'ouverture d'esprit,
- Capacité à travailler avec différents types d'acteurs,
- Être réactif, organisé et à l'aise en communication interne et externe,
- Obligations impératives de réserves et de discrétion,
- Disponibilité en fonction des nécessités du service,
- Avoir des qualités relationnelles,
- Sens de l'écoute,
- Sens du service public.
- Expérience confirmée en secrétariat,
- Expérience souhaitée en administration de Direction,
Compétences techniques
- Maîtriser les techniques de secrétariat et les outils bureautiques (Word et Excel),
- Maîtriser les règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire,
- Connaître les circuits et procédures administratives,
- Connaître les principes rédactionnels de la note de synthèse et du compte-rendu,
- Connaître les règles de gestion budgétaire et financière d'un service,
- Connaître le fonctionnement des services de la collectivité et du statut de la FPT,
- Posséder des notions d'organisation et de gestion du temps,
- Maîtriser les orientations et priorités des élus,
- Organiser l'agenda et prendre des RDV en fonction des priorités,
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriels, avec précision et rapidité,
- Prendre des notes, rédiger et mettre en forme tous types de documents,
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers,
- Gérer différents plannings : absences (formation, délégations diverses, ...), congés, etc.,
- Appliquer les procédures internes
- Intégrer les priorités dans la gestion quotidienne,
- Respecter les délais,
- Proposer des améliorations de fonctionnement du service au niveau des méthodes et/ou sur le plan organisationnel.
Autres compétences
- Etablir une relation de confiance avec le(s) responsable(s) et savoir lui rendre compte,
- Faire preuve d'initiative, d'autonomie de curiosité et d'ouverture d'esprit,
- Capacité à travailler avec différents types d'acteurs,
- Être réactif, organisé et à l'aise en communication interne et externe,
- Obligations impératives de réserves et de discrétion,
- Disponibilité en fonction des nécessités du service,
- Avoir des qualités relationnelles,
- Sens de l'écoute,
- Sens du service public.
Contact et modalités de candidature
Contact
0145138828
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation
recrutement@bonneuil94.fr
Monsieur le Maire
Mairie, 7 rue d'Estienne d'Orves - CS 70027
94381 BONNEUIL SUR MARNE CEDEX
Pour soutenir l'impulsion et le dynamisme de la politique portée par le Maire et l'équipe municipale, la ville de Bonneuil sur Marne recherche de nouvelles compétences.
Régime Indemnitaire RIFSEEP
Prime Annuelle
Comité d'œuvre sociale
Contrat Groupe Mutuelle et Prévoyance
recrutement@bonneuil94.fr
Monsieur le Maire
Mairie, 7 rue d'Estienne d'Orves - CS 70027
94381 BONNEUIL SUR MARNE CEDEX
Pour soutenir l'impulsion et le dynamisme de la politique portée par le Maire et l'équipe municipale, la ville de Bonneuil sur Marne recherche de nouvelles compétences.
Régime Indemnitaire RIFSEEP
Prime Annuelle
Comité d'œuvre sociale
Contrat Groupe Mutuelle et Prévoyance
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.