Assistant de la direction générale des services techniques et du pool accueil/secrétariat (h/f)
Offre n° O093250417001182
Publiée le 17/04/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Ville de 35 000 habitants, surclassée à la strate 40 000 - 80 000 hab. au titre de la politique de la ville. Pôle de Développement de l'Aéroport Roissy Charles-de-Gaulle, avec de grands projets structurants, au cœur de la métropole du Grand Paris et du nouveau réseau Grand Paris Express. A 30 mn du cœur de Paris par le RER B. Une ville moderne, citoyenne, solidaire et nature, dont le dynamisme économique, associatif, sportif et culturel rayonne à l'échelle régionale.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Mairie, 18 boulevard de l'Hôtel de Ville, Tremblay-en-France (Seine-Saint-Denis)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Attaché
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sous l’autorité de la Direction générale des services techniques, DGST et DGAST, l’assistance de la Direction Générale des Services Techniques, assure la gestion quotidienne des activités administratives de la direction en intégrant la gestion d’un pool de trois secrétaires et plus globalement participation aux missions du pôle administratif de la direction des services techniques .
- Aide permanente au DGST en matière d’organisation personnelle, de gestion et d’instruction des dossiers confiés
- Gestion du courriers et de la répartition au différents Services de la Direction Techniques après présentation au DGST, et des parapheurs
- Soutien aux activités transversales de la Direction des Services Techniques
- Favoriser la communication entre les différents services de la Direction des Services Techniques et les services extérieurs, principalement de la Direction Générale et du Cabinet du Maire
- Manager et gérer un pool secrétariat de 3 personnes au sein de la Direction des Services Techniques ( Organisation générale, gestion des congés, gestion des fournitures, organisation et coordination des missions avec les Directions connexes…).
- répartir les tâches au sein du secrétariat pour en assurer une réalisation efficace et continue.
- Aide permanente au DGST en matière d’organisation personnelle, de gestion et d’instruction des dossiers confiés
- Gestion du courriers et de la répartition au différents Services de la Direction Techniques après présentation au DGST, et des parapheurs
- Soutien aux activités transversales de la Direction des Services Techniques
- Favoriser la communication entre les différents services de la Direction des Services Techniques et les services extérieurs, principalement de la Direction Générale et du Cabinet du Maire
- Manager et gérer un pool secrétariat de 3 personnes au sein de la Direction des Services Techniques ( Organisation générale, gestion des congés, gestion des fournitures, organisation et coordination des missions avec les Directions connexes…).
- répartir les tâches au sein du secrétariat pour en assurer une réalisation efficace et continue.
Missions / conditions d'exercice
assistanat de la Direction :
- Accueil physique et téléphonique, gestion et traitement des appels téléphoniques
- Gestion des agendas DGST et DGAST
- Réceptionner, filtrer et transmettre les messages,
- Rédaction des courriers et comptes rendus de réunion
- Réalisation et mise en forme de documents (courriers, notes, comptes rendus…)
- Assurer l’interface entre les divisions et la direction : rappels téléphoniques, transmission d’informations, de documents…
- Organisation du suivi et gestion du courrier entrant et sortant de l’ensemble de la direction générale des services techniques y compris du courriel
- Organisation de réunions
- Communication, information avec les différents services des secteurs
- Instruction des dossiers liés à l’activité des secteurs
- Elaboration de dossiers de subventions en lien avec les secteurs concernés
- Participation à des réunions
- Rédaction des projets de délibérations et décisions dans le logiciel métier
- Interface avec les partenaires
- Centralisation des conventions, contrats, rapports au conseil municipal
- Gestion et mise à jour des outils de suivi des présences et absences pour l’ensemble du personnel
- Recherches documentaires et élaboration de notes de synthèse
gestion du pool accueil/secrétariat ST
- Gestion et organisation du pool accueil/secrétariat de la Direction générale des services techniques
- Coordination avec les Directions connexes de la Direction générale des services techniques liées au pool accueil/secrétariat
- Encadrer le travail du pool secrétariat
- Manager les agents du pool secrétariat
- Piloter, suivre et contrôler le travail du pool secrétariat pour les divisions voirie et bâtiments avant transmission à la Direction pour validation (parapheur…)
- Gestion des congés
- Identifier les besoins du secteur
- Veiller à la mise à jour des outils de suivi liés à l’activité
- Repérer et réguler les conflits
- Accueil physique et téléphonique, gestion et traitement des appels téléphoniques
- Gestion des agendas DGST et DGAST
- Réceptionner, filtrer et transmettre les messages,
- Rédaction des courriers et comptes rendus de réunion
- Réalisation et mise en forme de documents (courriers, notes, comptes rendus…)
- Assurer l’interface entre les divisions et la direction : rappels téléphoniques, transmission d’informations, de documents…
- Organisation du suivi et gestion du courrier entrant et sortant de l’ensemble de la direction générale des services techniques y compris du courriel
- Organisation de réunions
- Communication, information avec les différents services des secteurs
- Instruction des dossiers liés à l’activité des secteurs
- Elaboration de dossiers de subventions en lien avec les secteurs concernés
- Participation à des réunions
- Rédaction des projets de délibérations et décisions dans le logiciel métier
- Interface avec les partenaires
- Centralisation des conventions, contrats, rapports au conseil municipal
- Gestion et mise à jour des outils de suivi des présences et absences pour l’ensemble du personnel
- Recherches documentaires et élaboration de notes de synthèse
gestion du pool accueil/secrétariat ST
- Gestion et organisation du pool accueil/secrétariat de la Direction générale des services techniques
- Coordination avec les Directions connexes de la Direction générale des services techniques liées au pool accueil/secrétariat
- Encadrer le travail du pool secrétariat
- Manager les agents du pool secrétariat
- Piloter, suivre et contrôler le travail du pool secrétariat pour les divisions voirie et bâtiments avant transmission à la Direction pour validation (parapheur…)
- Gestion des congés
- Identifier les besoins du secteur
- Veiller à la mise à jour des outils de suivi liés à l’activité
- Repérer et réguler les conflits
Profils recherchés
Notions d’organisation et de gestion du temps
Fonctionnement des services de la collectivité
Règles de l’expression orale et écrite
Vocabulaire professionnel du service
Circuits et procédures administratives
Savoir anticiper les besoins, prendre des mesures cohérentes et adaptées
Maitrise des techniques de secrétariat (bureautique, tableaux de bord, prise de note, fonctionnement de l’internet et des logiciels métiers …)
Méthodologie de la note de synthèse
Techniques de management
Connaissances des règles du fonctionnement administratif de la ville
Méthodologie de rédaction de notes, comptes-rendus…
Fonctionnement des services de la collectivité
Règles de l’expression orale et écrite
Vocabulaire professionnel du service
Circuits et procédures administratives
Savoir anticiper les besoins, prendre des mesures cohérentes et adaptées
Maitrise des techniques de secrétariat (bureautique, tableaux de bord, prise de note, fonctionnement de l’internet et des logiciels métiers …)
Méthodologie de la note de synthèse
Techniques de management
Connaissances des règles du fonctionnement administratif de la ville
Méthodologie de rédaction de notes, comptes-rendus…
Contact et modalités de candidature
Contact
0149637135
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation
Monsieur le Maire
www.tremblay-en-france.fr/offres d'emplois/formulaire candidature
Monsieur le Maire
www.tremblay-en-france.fr/offres d'emplois/formulaire candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.