Un assistant ou une assistante de réception 12173-25
Offre n° O093250402000754
Publiée le 02/04/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
À proximité immédiate de Paris, idéalement desservie en transports en commun (ligne de métro, bus, RER C), la Région s'est installée dans l'éco-quartier des Docks de Saint-Ouen offrant ainsi un environnement de travail innovant : bâtiment HQE, télétravail, salle de sport, services, avec un mode de management réinventé : confiance, autonomie, responsabilité.
Lieu de travail
2, rue Simone Veil, Saint-Ouen-sur-Seine (Seine-Saint-Denis)
Poste à pourvoir le
02/06/2025
Date limite de candidature
01/06/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Architecture, bâtiment et logistique >
Logistique et maintenance des moyens techniques
Grade(s) recherché(s)
Agent de maîtrise
Agent de maîtrise principal
Adjoint technique principal de 2ème classe
Adjoint technique principal de 1ère classe
Adjoint technique
Agent de maîtrise principal
Adjoint technique principal de 2ème classe
Adjoint technique principal de 1ère classe
Adjoint technique
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
en collaboration avec les chargés de coordination événementielles et d’autres assistants de gestion vous êtes en charge
Missions / conditions d'exercice
MISSION 1 : ORGANISATION, SUIVI ET COORDINATION SUR LE TERRAIN DES PRESTATIONS EVENEMENTIELLES
Contribuer et suivre la planification logistique des événements et des prestations associées
Assurer la mise en place et la bonne exécution des prestations :
Préparer et acheminer en amont le matériel nécessaire aux prestations
Superviser et contrôler le travail des prestataires sur le terrain
Contrôler l’application des normes HACCP et le respect de la chaîne du froid
Assurer les permanences sur le terrain lors des événements en fonction du planning événementiel
Gérer les stocks des produits, biens et fournitures :
Réceptionner et contrôler la conformité des livraisons de denrées, matériels et fournitures
Mettre à jour le tableau de suivi des stocks
Entretenir et assurer la propreté et le bon état des espaces de réception, de stockage et des cuisines
MISSION 2 : GESTION DES COMMANDES DE COMPOSITIONS FLORALES, GERBES ET BOUQUETS
Commander et réceptionner des compositions florales, centres de table et motifs buffet auprès d’un prestataire dédié selon les besoins du planning événementiel, en veillant au respect des procédures comptables en vigueur à la Région
Installer/désinstaller les compositions dans les espaces prévus pour les événements et activités régionales
Assurer l’entretien régulier des compositions florales pour maintenir leur qualité esthétique et leur durabilité
Commander des gerbes et des bouquets auprès d’un prestataire dédié selon les demandes protocolaires (commémorations, obsèques, etc.) en veillant au respect des procédures comptables en vigueur à la Région
Assurer le relationnel avec les prestataires
Renseigner les outils de suivi de commande et d’activité
MISSION 3 : GERER LES DEMANDES DES UTILISATEURS ET LE SUIVI ADMINISTRATIF
En soutien et suppléance des collègues agents de réception et en coordination avec les chargés de coordination événementielle :
Réceptionner, traiter et diffuser les informations reçues via la boîte mail générique
Recevoir et orienter les demandes des utilisateurs
Participer à l’organisation administrative des prestations :
Réaliser les commandes auprès du prestataire de restauration protocolaire et du room-service, en fonction des demandes événementielles et des utilisateurs
Solliciter des devis auprès des traiteurs et différents fournisseurs, en adaptant les demandes aux besoins identifiés pour chaque événement
Contribuer à l’organisation administrative des prestations
Intégrer les informations relatives aux réservations et prestations dans le calendrier du service et veiller à sa mise à jour quotidienne
Mettre à jour quotidiennement les tableaux de bord des prestations
Trier, classer et archiver les documents et dossiers liés aux prestations
MISSION 4 : MISSIONS SECONDAIRES
Assurer l’appui aux autres équipes du service à la demande de la cheffe de service et de son adjointe
Participer à la rédaction et à l’évolution des process du service et à l’expression de besoin en décorations florales (pour la passation de marché)
Participer aux groupes de travail de la direction et du pôle
Contribuer et suivre la planification logistique des événements et des prestations associées
Assurer la mise en place et la bonne exécution des prestations :
Préparer et acheminer en amont le matériel nécessaire aux prestations
Superviser et contrôler le travail des prestataires sur le terrain
Contrôler l’application des normes HACCP et le respect de la chaîne du froid
Assurer les permanences sur le terrain lors des événements en fonction du planning événementiel
Gérer les stocks des produits, biens et fournitures :
Réceptionner et contrôler la conformité des livraisons de denrées, matériels et fournitures
Mettre à jour le tableau de suivi des stocks
Entretenir et assurer la propreté et le bon état des espaces de réception, de stockage et des cuisines
MISSION 2 : GESTION DES COMMANDES DE COMPOSITIONS FLORALES, GERBES ET BOUQUETS
Commander et réceptionner des compositions florales, centres de table et motifs buffet auprès d’un prestataire dédié selon les besoins du planning événementiel, en veillant au respect des procédures comptables en vigueur à la Région
Installer/désinstaller les compositions dans les espaces prévus pour les événements et activités régionales
Assurer l’entretien régulier des compositions florales pour maintenir leur qualité esthétique et leur durabilité
Commander des gerbes et des bouquets auprès d’un prestataire dédié selon les demandes protocolaires (commémorations, obsèques, etc.) en veillant au respect des procédures comptables en vigueur à la Région
Assurer le relationnel avec les prestataires
Renseigner les outils de suivi de commande et d’activité
MISSION 3 : GERER LES DEMANDES DES UTILISATEURS ET LE SUIVI ADMINISTRATIF
En soutien et suppléance des collègues agents de réception et en coordination avec les chargés de coordination événementielle :
Réceptionner, traiter et diffuser les informations reçues via la boîte mail générique
Recevoir et orienter les demandes des utilisateurs
Participer à l’organisation administrative des prestations :
Réaliser les commandes auprès du prestataire de restauration protocolaire et du room-service, en fonction des demandes événementielles et des utilisateurs
Solliciter des devis auprès des traiteurs et différents fournisseurs, en adaptant les demandes aux besoins identifiés pour chaque événement
Contribuer à l’organisation administrative des prestations
Intégrer les informations relatives aux réservations et prestations dans le calendrier du service et veiller à sa mise à jour quotidienne
Mettre à jour quotidiennement les tableaux de bord des prestations
Trier, classer et archiver les documents et dossiers liés aux prestations
MISSION 4 : MISSIONS SECONDAIRES
Assurer l’appui aux autres équipes du service à la demande de la cheffe de service et de son adjointe
Participer à la rédaction et à l’évolution des process du service et à l’expression de besoin en décorations florales (pour la passation de marché)
Participer aux groupes de travail de la direction et du pôle
Profils recherchés
Maîtrise d’Outlook
Excel et Word
Fonctionnement de la fonction publique territoriale
Grands principes comptables de la fonction publique
Notions en commande publique appréciée
Appétence pour l’entretien des plantes et fleurs
Travail en équipe
Rigueur, autonomie et sens de l'organisation
Discrétion et diplomatie
Excel et Word
Fonctionnement de la fonction publique territoriale
Grands principes comptables de la fonction publique
Notions en commande publique appréciée
Appétence pour l’entretien des plantes et fleurs
Travail en équipe
Rigueur, autonomie et sens de l'organisation
Discrétion et diplomatie
Contact et modalités de candidature
Contact
0153855385
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation via le site Internet www.iledefrance.fr Rubrique Offres d'emploi Référence n°
Madame la Présidente
https://www.iledefrance.fr/region-recrute
Madame la Présidente
https://www.iledefrance.fr/region-recrute
Adresse de l'employeur
Conseil Régional d'Ile de France
>2, rue Simone Veil
93400 ST OUEN
>2, rue Simone Veil
93400 ST OUEN
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.