Coordinateur administratif et financier (h/f)
Offre n° O093241212001554
Publiée le 12/12/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Véritable carrefour de communication stratégique à 5 km de Paris, Rosny-sous-Bois (44000 habitants) constitue un territoire de projets dynamique. Associons nos talents, nos énergies, nos idées, pour bâtir votre avenir et le nôtre. La Ville recrute
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Mairie, 20 rue Claude Pernès, Rosny-sous-Bois (Seine-Saint-Denis)
Poste à pourvoir le
12/02/2025
Date limite de candidature
10/02/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sous la responsabilité hiérarchique du chef de service, l'agent pilote et structure le secrétariat administratif en organisant le travail et la répartition des tâches des assistantes administratives.
Elle coordonne en liaison avec sa hiérarchie tous les secteurs administratifs et financiers touchant aux accueils de loisirs, les agréments, prestations et conventions avec les partenaires, la diffusion et transmission de l'information nécessaire au bon fonctionnement réglementaire des différentes structures du service.
Elle coordonne en liaison avec sa hiérarchie tous les secteurs administratifs et financiers touchant aux accueils de loisirs, les agréments, prestations et conventions avec les partenaires, la diffusion et transmission de l'information nécessaire au bon fonctionnement réglementaire des différentes structures du service.
Missions / conditions d'exercice
Organisation et management de l'unité administrative et financière :
- Définir, affecter et contrôler les tâches de l'unité administrative et financière Animer les réunions
- Favoriser et organiser la diffusion de l'information
- Evaluer les collaborateurs
- Participer au recrutement
- Participer à la gestion du temps de travail
Gestion administrative
- Gérer les correspondances avec les familles (rédaction, mise en page, suivi des parapheurs,)
- Organiser l'utilisation, la gestion et l'archivage de tous les documents liés au bon fonctionnement du service
- Organiser le fonctionnement administratif, la transmission de l'information et décisions de la chaîne hiérarchique
- Etablir des tableaux de synthèse pour rendre compte des activités du service
- Suivre et valider la transmission des éléments pour la préparation des paies des agents vacataires du service et des intervenants études surveillées
- Coordonner la gestion et le suivi des congés et absences de l'ensemble des agents du service
- Déterminer et coordonner les demandes d'habilitation DDCS
- Assurer l'envoi de SMS aux parents lors des mouvements de grève
Gestion financière :
- Participer à l'élaboration du budget (identification des besoins, ...)
Suivre et contrôler l'exécution du budget (tableaux de bord, suivi des bons de commande, ...)
- Collecter et centraliser les documents nécessaires pour pouvoir établir les états déclaratifs CAF (suivi des effectifs et de la facturation aux familles)
- Rechercher, le cas échéant, des partenaires financiers
- Restauration scolaire
- Piloter la transmission quotidienne des effectifs au prestataire Suivre le marché de restauration
- Transmettre des synthèses mensuelles des effectifs au prestataire pour établissement de la facturation Vérifier et valider la facturation
- Organiser les différentes instances d'échange avec le prestataire (points restauration, commissions de restauration, ...)
- Piloter le suivi des dossiers de PAI
Coordonner en lien avec l'unité pédagogique et l'unité grands projets les activités des accueils collectifs de mineurs :
- Définir, organiser et contrôler la diffusion, réception, transmission de tous les documents liés au suivi administratif des accueils collectifs de mineurs
- Etablir et coordonner les différentes réponses aux demandes administratives des directeurs et coordinateurs (demandes de réservation, bons de commande, ...)
- Coordonner le pilotage et la validation des demandes de cars, commandes de petits déjeuners, eau, ...
- Rédiger et envoyer les notes de service, demandes de travaux ou autres.
- Transmettre à la hiérarchie les demandes ou informations particulières des accueils de loisirs suite à des points périodiques avec les coordinateurs pédagogiques.
- Coordonner les plans de communication des activités des accueils de loisirs (site internet de la ville, réseaux sociaux, affiches, photographe, articles dans le RosnyMag) en lien avec les coordinateurs pédagogiques et le service communication de la ville
- Définir, affecter et contrôler les tâches de l'unité administrative et financière Animer les réunions
- Favoriser et organiser la diffusion de l'information
- Evaluer les collaborateurs
- Participer au recrutement
- Participer à la gestion du temps de travail
Gestion administrative
- Gérer les correspondances avec les familles (rédaction, mise en page, suivi des parapheurs,)
- Organiser l'utilisation, la gestion et l'archivage de tous les documents liés au bon fonctionnement du service
- Organiser le fonctionnement administratif, la transmission de l'information et décisions de la chaîne hiérarchique
- Etablir des tableaux de synthèse pour rendre compte des activités du service
- Suivre et valider la transmission des éléments pour la préparation des paies des agents vacataires du service et des intervenants études surveillées
- Coordonner la gestion et le suivi des congés et absences de l'ensemble des agents du service
- Déterminer et coordonner les demandes d'habilitation DDCS
- Assurer l'envoi de SMS aux parents lors des mouvements de grève
Gestion financière :
- Participer à l'élaboration du budget (identification des besoins, ...)
Suivre et contrôler l'exécution du budget (tableaux de bord, suivi des bons de commande, ...)
- Collecter et centraliser les documents nécessaires pour pouvoir établir les états déclaratifs CAF (suivi des effectifs et de la facturation aux familles)
- Rechercher, le cas échéant, des partenaires financiers
- Restauration scolaire
- Piloter la transmission quotidienne des effectifs au prestataire Suivre le marché de restauration
- Transmettre des synthèses mensuelles des effectifs au prestataire pour établissement de la facturation Vérifier et valider la facturation
- Organiser les différentes instances d'échange avec le prestataire (points restauration, commissions de restauration, ...)
- Piloter le suivi des dossiers de PAI
Coordonner en lien avec l'unité pédagogique et l'unité grands projets les activités des accueils collectifs de mineurs :
- Définir, organiser et contrôler la diffusion, réception, transmission de tous les documents liés au suivi administratif des accueils collectifs de mineurs
- Etablir et coordonner les différentes réponses aux demandes administratives des directeurs et coordinateurs (demandes de réservation, bons de commande, ...)
- Coordonner le pilotage et la validation des demandes de cars, commandes de petits déjeuners, eau, ...
- Rédiger et envoyer les notes de service, demandes de travaux ou autres.
- Transmettre à la hiérarchie les demandes ou informations particulières des accueils de loisirs suite à des points périodiques avec les coordinateurs pédagogiques.
- Coordonner les plans de communication des activités des accueils de loisirs (site internet de la ville, réseaux sociaux, affiches, photographe, articles dans le RosnyMag) en lien avec les coordinateurs pédagogiques et le service communication de la ville
Profils recherchés
Connaissances :
Connaissance des normes et procédures
Connaître la réglementation DDCS en vigueur et l'appliquer
Connaître la comptabilité publique, les marchés publics Maîtriser les procédures administratives
Connaissance des secteurs enfance et accueils de loisirs
Compétences techniques :
Avoir la capacité à gérer une équipe, à organiser, à déléguer, contrôler les tâches
Maîtriser la bureautique
Compétences rédactionnelles
Gestion de projet
Compétences comportementales :
Méthodique, rigoureux, organisé, autonome
Etre clair et précis dans les demandes
Capacité au travail partenarial
Conduite de réunions
Connaissance des normes et procédures
Connaître la réglementation DDCS en vigueur et l'appliquer
Connaître la comptabilité publique, les marchés publics Maîtriser les procédures administratives
Connaissance des secteurs enfance et accueils de loisirs
Compétences techniques :
Avoir la capacité à gérer une équipe, à organiser, à déléguer, contrôler les tâches
Maîtriser la bureautique
Compétences rédactionnelles
Gestion de projet
Compétences comportementales :
Méthodique, rigoureux, organisé, autonome
Etre clair et précis dans les demandes
Capacité au travail partenarial
Conduite de réunions
Contact et modalités de candidature
Contact
0149353700
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation à
Monsieur le Maire, à l'adresse suivante :
drh.recrutement@rosnysousbois.fr
Mairie, 20 rue Claude Pernès
93111 ROSNY SOUS BOIS CEDEX
Monsieur le Maire, à l'adresse suivante :
drh.recrutement@rosnysousbois.fr
Mairie, 20 rue Claude Pernès
93111 ROSNY SOUS BOIS CEDEX
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.