Assistant de direction (h/f) - P 2024 06 576
Offre n° O093240711001093
Publiée le 18/09/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
A proximité immédiate de Paris, Plaine Commune est un Territoire de 430 000 habitants, composé des villes d'Aubervilliers, Epinay-sur-Seine, La Courneuve, L'Ile-Saint-Denis, Pierrefitte-sur-Seine, Saint-Denis, Saint-Ouen, Stains et Villetaneuse. Elles sont fédérées autour d'un projet commun, sur un espace qui connaît des mutations inédites en région parisienne. Plaine Commune exerce des activités essentielles comme l'aménagement urbain, le développement économique et les services à la population (gestion de l'espace public : propreté, espaces verts, lecture publique, maisons de l'emploi...).
Site web de l'employeur
Lieu de travail
21, avenue Jules-Rimet, Saint-Denis (Seine-Saint-Denis)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
A proximité immédiate de Paris, Plaine Commune est un Territoire de 430 000 habitants, composé des villes d’Aubervilliers, Epinay-sur-Seine, La Courneuve, L’Ile-Saint-Denis, Pierrefitte-sur-Seine, Saint-Denis, Saint-Ouen, Stains et Villetaneuse. Elles sont fédérées autour d’un projet commun, sur un espace qui connaît des mutations inédites en région parisienne. Plaine Commune exerce des activités essentielles comme l'aménagement urbain, le développement économique et les services à la population (gestion de l'espace public : propreté, espaces verts, lecture publique, emploi...).
La direction des bâtiments et des moyens généraux (DBMG) propose et met en œuvre les programmes de travaux, d’entretien et de maintenance d’un patrimoine composé de plus de 80 sites accueillant des agents de Plaine Commune, et veille au maintien des conditions optimales d'utilisation du patrimoine bâti de la collectivité. Elle organise et coordonne aux plans technique, administratif et financier l'exécution des missions et des travaux dans les meilleures conditions de délais, de coûts, d’impacts énergétiques et de qualité de l’environnement de travail des agents. Elle est garante de la sécurité des occupants vis-à-vis de l'ensemble des risques (sécurité incendie…). Elle pilote les projets bâtimentaires du mandat, tels que la construction de nouvelles médiathèques centrales, la création de Centres Techniques Territoriaux, ou encore la construction ou la rénovation d’équipements aquatiques. Elle gère en outre un parc automobile d’environ 300 véhicules (légers et utilisateurs légers) et de vélos.
L’agent pourra ponctuellement être amené à exercer des missions qui dépassent le périmètre de son poste.
Rattachement hiérarchique du poste : Directeur des bâtiments et des moyens généraux
La direction des bâtiments et des moyens généraux (DBMG) propose et met en œuvre les programmes de travaux, d’entretien et de maintenance d’un patrimoine composé de plus de 80 sites accueillant des agents de Plaine Commune, et veille au maintien des conditions optimales d'utilisation du patrimoine bâti de la collectivité. Elle organise et coordonne aux plans technique, administratif et financier l'exécution des missions et des travaux dans les meilleures conditions de délais, de coûts, d’impacts énergétiques et de qualité de l’environnement de travail des agents. Elle est garante de la sécurité des occupants vis-à-vis de l'ensemble des risques (sécurité incendie…). Elle pilote les projets bâtimentaires du mandat, tels que la construction de nouvelles médiathèques centrales, la création de Centres Techniques Territoriaux, ou encore la construction ou la rénovation d’équipements aquatiques. Elle gère en outre un parc automobile d’environ 300 véhicules (légers et utilisateurs légers) et de vélos.
L’agent pourra ponctuellement être amené à exercer des missions qui dépassent le périmètre de son poste.
Rattachement hiérarchique du poste : Directeur des bâtiments et des moyens généraux
Missions / conditions d'exercice
Activités principales
Accueil physique et téléphonique
Accueillir, informer et orienter les demandeurs internes et externes (agents, usagers, partenaires, prestataires,…),
Recueillir et transmettre des informations, relever et relayer les demandes au bon interlocuteur,
Hiérarchiser les demandes selon leur degré d’urgence ou de priorité, et amorcer le traitement,
Réceptionner les appels téléphoniques, filtrer et prendre des messages avec ou sans consignes,
Surveiller et restreindre les accès aux lieux et aux informations
Planification, traitement et suivi administratif
Tenir à jour des plannings, suivre des agendas (Outlook),prendre des rendez-vous simples et organiser des rendez-vous complexes pour plusieurs interlocuteurs en fonction des priorités, alerter sur les conflits d’agendas,
Réaliser la préparation matérielle de réunions internes ou externes (réservation de salle, véhicule, équipement, convocation des participants, préparation et transmission de documents, de fournitures, traiteur, etc…),
Gérer le stock de fournitures bureau,
Renseigner et actualiser les listes, répertoires et tableaux de suivi des activités du service (ex : tableaux de suivi des courriers).
Traitement des dossiers et saisie des documents
Saisir et mettre en page tout type de documents administratifs et de communication interne et externe (notes, courriers, compte-rendu, rapports d’activité, procès-verbaux de réunion, tableau de bord etc…),
Préparer des courriers simples et courriers types (invitation, publipostage, information, convocation, relance, courrier d’accompagnement, bordereau d’envoi, etc.),
Assurer le suivi des circuits de signature et des parapheurs des directions et services,
Recevoir, transmettre et traiter les courriels selon les consignes, et/ou en fonction des priorités et des urgences,
Préparer les parapheurs pour la mise en signature et s’assurer du traitement complet,
Appliquer des procédures de traitement de dossiers ou d’instruction de demandes notamment.
Gestion de l’information, classement et archivage de documents
· Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers,
· Rechercher et trouver des informations notamment sur Internet ou Intranet, et les diffuser,
· Scanner, photocopier, assembler, classer et archiver des dossiers et documents,
Appliquer les consignes de conservation des documents, (archivage) et des messages électroniques, (messagerie, site internet, logiciel métier, etc.)
Activités occasionnelles ·
Contribuer à la continuité du service en l’absence de collègues et/ou du.de la Responsable
Accueil physique et téléphonique
Accueillir, informer et orienter les demandeurs internes et externes (agents, usagers, partenaires, prestataires,…),
Recueillir et transmettre des informations, relever et relayer les demandes au bon interlocuteur,
Hiérarchiser les demandes selon leur degré d’urgence ou de priorité, et amorcer le traitement,
Réceptionner les appels téléphoniques, filtrer et prendre des messages avec ou sans consignes,
Surveiller et restreindre les accès aux lieux et aux informations
Planification, traitement et suivi administratif
Tenir à jour des plannings, suivre des agendas (Outlook),prendre des rendez-vous simples et organiser des rendez-vous complexes pour plusieurs interlocuteurs en fonction des priorités, alerter sur les conflits d’agendas,
Réaliser la préparation matérielle de réunions internes ou externes (réservation de salle, véhicule, équipement, convocation des participants, préparation et transmission de documents, de fournitures, traiteur, etc…),
Gérer le stock de fournitures bureau,
Renseigner et actualiser les listes, répertoires et tableaux de suivi des activités du service (ex : tableaux de suivi des courriers).
Traitement des dossiers et saisie des documents
Saisir et mettre en page tout type de documents administratifs et de communication interne et externe (notes, courriers, compte-rendu, rapports d’activité, procès-verbaux de réunion, tableau de bord etc…),
Préparer des courriers simples et courriers types (invitation, publipostage, information, convocation, relance, courrier d’accompagnement, bordereau d’envoi, etc.),
Assurer le suivi des circuits de signature et des parapheurs des directions et services,
Recevoir, transmettre et traiter les courriels selon les consignes, et/ou en fonction des priorités et des urgences,
Préparer les parapheurs pour la mise en signature et s’assurer du traitement complet,
Appliquer des procédures de traitement de dossiers ou d’instruction de demandes notamment.
Gestion de l’information, classement et archivage de documents
· Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers,
· Rechercher et trouver des informations notamment sur Internet ou Intranet, et les diffuser,
· Scanner, photocopier, assembler, classer et archiver des dossiers et documents,
Appliquer les consignes de conservation des documents, (archivage) et des messages électroniques, (messagerie, site internet, logiciel métier, etc.)
Activités occasionnelles ·
Contribuer à la continuité du service en l’absence de collègues et/ou du.de la Responsable
Profils recherchés
Savoirs
Maitrise des techniques de secrétariat
·Connaissance des collectivités territoriales
Savoir-faire
Maîtrise des outils bureautiques et informatiques
Capacités rédactionnelles
Savoir-être
Autonomie, rigueur, diplomatie et discrétion
Adaptabilité
Ponctualité
Capacité à travailler en équipe et en transversalité
Qualité d’écoute et sens du service public
Savoir rendre compte
Niveau d’étude: CAP/BEP
Maitrise des techniques de secrétariat
·Connaissance des collectivités territoriales
Savoir-faire
Maîtrise des outils bureautiques et informatiques
Capacités rédactionnelles
Savoir-être
Autonomie, rigueur, diplomatie et discrétion
Adaptabilité
Ponctualité
Capacité à travailler en équipe et en transversalité
Qualité d’écoute et sens du service public
Savoir rendre compte
Niveau d’étude: CAP/BEP
Contact et modalités de candidature
Contact
0155934922
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation par Mail :
https://plainecommune.fr/index.php?id=1290&idDiffusion=391278065
Monsieur le Président
21, avenue Jules-Rimet
93218 LA PLAINE ST DENIS CEDEX
https://plainecommune.fr/index.php?id=1290&idDiffusion=391278065
Monsieur le Président
21, avenue Jules-Rimet
93218 LA PLAINE ST DENIS CEDEX
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.