ASSISTANT SECRETAIRE – ACCUEIL - ATLANTIS (F-H)
Offre n° O091250217000493
Publiée le 17/02/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Massy est devenue en seulement quelques dizaines d'années le premier pôle économique de l'Essonne. Seule ville de banlieue à disposer d'un Opéra et d'une gare TGV, Massy est structurellement découpée en quartiers, traversée par les lignes de chemin de fer qui lui confère une physionomie singulière. Cette configuration offre une mixité des usages de la ville assez rare en Ile-de-France : se loger, travailler (31 000 emplois), pratiquer des activités sportives (82 équipements, 2 piscines) ou culturelles (Opéra, Conservatoire, Scène de musiques actuelles, 2 Médiathèques...), se rencontrer (360 associations), grandir (30 écoles, 3 collèges, 2 lycées), tout est possible à Massy. Considérée aujourd'hui comme la Capitale Sud du Grand Paris, au cœur du cluster Paris-Saclay, Massy continue de se développer pour offrir à ses habitants (plus de 50000) et ses visiteurs la meilleure qualité de service possible.
Lieu de travail
1 avenue du Général de Gaulle, Massy (Essonne)
Poste à pourvoir le
16/06/2025
Date limite de candidature
14/04/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Massy est devenue en seulement quelques dizaines d’années le premier pôle économique de l’Essonne. Seule ville de banlieue à disposer d’un Opéra, d’une gare TGV et prochainement du Centre Francilien Georges Pompidou, Massy est structurellement découpée en quartiers, traversée par les lignes de chemin de fer, ce qui lui confère une physionomie singulière. Cette configuration offre une mixité des usages de la ville assez rare en Ile-de-France : se loger (plus de 50 000 habitants), travailler (31 000 emplois), pratiquer des activités sportives (82 équipements, 2 piscines) ou culturelles (Opéra, Conservatoire, Scène de musiques actuelles, 2 Médiathèques…), se rencontrer (360 associations), grandir (31 écoles, 3 collèges, 2 lycées), tout est possible à Massy. Considérée aujourd’hui comme la Capitale Sud du Grand Paris, au cœur du cluster Paris-Saclay, Massy continue de se développer pour offrir à ses habitants et ses visiteurs la meilleure qualité de service possible.
Missions / conditions d'exercice
MISSIONS
Sous la responsabilité du Directeur de l’espace de proximité Massy Atlantis, vous serez chargé.e du secrétariat et de l’accueil de la structure Massy Atlantis. Vous aurez pour principales missions :
Accueil :
- Assurer l’accueil physique et téléphonique de l’Espace,
- Informer et orienter le public,
- Aider aux démarches administratives simples,
- Assurer l’accueil et la gestion des permanences et des associations,
- Gérer et organiser les panneaux d’information,
- Réaliser les inscriptions des mercredis et vacances scolaires,
- Gérer la prise des rendez-vous,
- Pointer la présence des usagers – les fréquentations.
Secrétariat :
- Assurer la prise de notes et comptes rendus,
- Gérer le classement courant, archivage, centralisation d’outils et procédures communs,
- Vérifier et suivre les bons de commande et devis établis par le directeur, ou animateurs.
Assurer la relation avec les prestataires,
- Suivre les travaux, les demandes informatiques en lien avec l’Assistante logistique,
- Suivre les dossiers des vacataires et envoyer le tableau d’heures en fin de mois au service,
- Garantir le suivi des associations intervenant sur l’Espace,
- Gérer les fournitures administratives de l’Espace,
- Elaborer les plannings d’activités.
Missions complémentaires :
- Etre l’interface privilégié avec l’assistante administrative et l’assistante financière du service,
- Etre la référente du planning d’activités des congés scolaires en relation avec la référente communication,
- Participer ponctuellement à certains évènements en soirée et le week end.
Ce profil pourra être complété, le cas échéant, par un ou plusieurs amendements précisant les activités et interventions liées à l’évolution de la fonction.
CONDITIONS DE TRAVAIL & RÉMUNÉRATION :
- Rémunération selon grilles statutaires + régime indemnitaire,
- 13e mois et prime d’engagement et d’assiduité,
- Restauration collective,
- Qualité de vie au travail (ateliers bien-être : massages assis, ostéopathie, réfléxologie plantaire, sophrologie, hypnose, relaxologie, activités sportives…)
- Action sociale : COS (Comité d’œuvre Sociale), CNAS,
- Remboursement des frais de transport à hauteur de 75%,
- Indemnité mobilité douce,
- Mutuelle avec participation employeur.
Horaires :
- Poste à temps complet (36h40 hebdomadaires)
- Travail ponctuel en soirée et le week-end
- Pas de possibilité de télétravail
Sous la responsabilité du Directeur de l’espace de proximité Massy Atlantis, vous serez chargé.e du secrétariat et de l’accueil de la structure Massy Atlantis. Vous aurez pour principales missions :
Accueil :
- Assurer l’accueil physique et téléphonique de l’Espace,
- Informer et orienter le public,
- Aider aux démarches administratives simples,
- Assurer l’accueil et la gestion des permanences et des associations,
- Gérer et organiser les panneaux d’information,
- Réaliser les inscriptions des mercredis et vacances scolaires,
- Gérer la prise des rendez-vous,
- Pointer la présence des usagers – les fréquentations.
Secrétariat :
- Assurer la prise de notes et comptes rendus,
- Gérer le classement courant, archivage, centralisation d’outils et procédures communs,
- Vérifier et suivre les bons de commande et devis établis par le directeur, ou animateurs.
Assurer la relation avec les prestataires,
- Suivre les travaux, les demandes informatiques en lien avec l’Assistante logistique,
- Suivre les dossiers des vacataires et envoyer le tableau d’heures en fin de mois au service,
- Garantir le suivi des associations intervenant sur l’Espace,
- Gérer les fournitures administratives de l’Espace,
- Elaborer les plannings d’activités.
Missions complémentaires :
- Etre l’interface privilégié avec l’assistante administrative et l’assistante financière du service,
- Etre la référente du planning d’activités des congés scolaires en relation avec la référente communication,
- Participer ponctuellement à certains évènements en soirée et le week end.
Ce profil pourra être complété, le cas échéant, par un ou plusieurs amendements précisant les activités et interventions liées à l’évolution de la fonction.
CONDITIONS DE TRAVAIL & RÉMUNÉRATION :
- Rémunération selon grilles statutaires + régime indemnitaire,
- 13e mois et prime d’engagement et d’assiduité,
- Restauration collective,
- Qualité de vie au travail (ateliers bien-être : massages assis, ostéopathie, réfléxologie plantaire, sophrologie, hypnose, relaxologie, activités sportives…)
- Action sociale : COS (Comité d’œuvre Sociale), CNAS,
- Remboursement des frais de transport à hauteur de 75%,
- Indemnité mobilité douce,
- Mutuelle avec participation employeur.
Horaires :
- Poste à temps complet (36h40 hebdomadaires)
- Travail ponctuel en soirée et le week-end
- Pas de possibilité de télétravail
Profils recherchés
COMPÉTENCES ET QUALITÉS REQUISES :
- Diplôme de niveau V dans le secrétariat ou équivalent,
- 2 années d’expérience minimum dans le domaine du Secrétariat,
- Rigueur administrative et connaissance du cadre administratif territorial,
- Discrétion,
- Esprit de synthèse et capacité d’organisation confirmée,
- Capacité à prioriser les urgences dans le traitement des différents dossiers,
- Capacité à rendre compte,
- Polyvalence et réactivité,
- Bonne maitrise de l’outil informatique : Word, Excel, Outlook, Publisher.
- Poste Handi accessible
- Diplôme de niveau V dans le secrétariat ou équivalent,
- 2 années d’expérience minimum dans le domaine du Secrétariat,
- Rigueur administrative et connaissance du cadre administratif territorial,
- Discrétion,
- Esprit de synthèse et capacité d’organisation confirmée,
- Capacité à prioriser les urgences dans le traitement des différents dossiers,
- Capacité à rendre compte,
- Polyvalence et réactivité,
- Bonne maitrise de l’outil informatique : Word, Excel, Outlook, Publisher.
- Poste Handi accessible
Contact et modalités de candidature
Contact
0160137400
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation
https://www.ville-massy.fr
A l'attention de Monsieur le Maire
1 avenue du Général de Gaulle
91305 MASSY CEDEX
https://www.ville-massy.fr
A l'attention de Monsieur le Maire
1 avenue du Général de Gaulle
91305 MASSY CEDEX
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.