Assistante de direction
Offre n° O091241119000106
Publiée le 19/11/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Commune de 29 000 habitants (Essonne) proche de Paris et desservie par 3 gares, l'A6 et la RN 7
Lieu de travail
Place du Général de Gaulle, Ris-Orangis (Essonne)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Missions du poste : Accueillir les agents municipaux et les orienter vers les différents pôles du service.
Assurer le secrétariat des pôles et de la DRH, assister et aider les pôles carrière – paie – absences - formation.
Gérer en direct des dossiers administratifs :
Le CNAS
Les mutuelles
Participation active aux recrutements
La gestion du courrier, des fournitures administratives
Assurer le secrétariat des pôles et de la DRH, assister et aider les pôles carrière – paie – absences - formation.
Gérer en direct des dossiers administratifs :
Le CNAS
Les mutuelles
Participation active aux recrutements
La gestion du courrier, des fournitures administratives
Missions / conditions d'exercice
Activités
• Accueillir (téléphonique et physique) informer et orienter les agents
Conseiller et accompagner les agents dans leurs démarches
Délivrer des documents ou formulaires selon les pôles
• Réaliser le secrétariat, assistance des pôles
Préparer les courriers, notes, comptes rendus de réunions avec les services
Rédiger les conventions, arrêtées, décisions, sur demande des pôles…
Convoquer les agents pour venir signer leurs documents administratifs
Faire signer les agents, établir les photocopies (arrêtés, contrats),
Aider les pôles dans leurs tâches administratives
Gérer les mutuelles
Effectuer les réponses aux candidats et établir des tableaux de suivi
Gestion du logiciel courrier
• Assister et aider les pôles absences – paie – carrière - formation
• Correspondant CNAS
Vérifier les dossiers des agents et les envoyer,
Assister aux réunions dédiées pour le correspondant CNAS,
Rédiger les zooms pour le site des agents
• Travailler avec e service communication sur les documents, zoom, informations à mettre sur le site des agents
• Préparation des CTP
• Participer aux recrutements voire les organiser et recevoir les candidats
• Participer aux réceptions organisées par le service des ressources humaines
• Accueillir (téléphonique et physique) informer et orienter les agents
Conseiller et accompagner les agents dans leurs démarches
Délivrer des documents ou formulaires selon les pôles
• Réaliser le secrétariat, assistance des pôles
Préparer les courriers, notes, comptes rendus de réunions avec les services
Rédiger les conventions, arrêtées, décisions, sur demande des pôles…
Convoquer les agents pour venir signer leurs documents administratifs
Faire signer les agents, établir les photocopies (arrêtés, contrats),
Aider les pôles dans leurs tâches administratives
Gérer les mutuelles
Effectuer les réponses aux candidats et établir des tableaux de suivi
Gestion du logiciel courrier
• Assister et aider les pôles absences – paie – carrière - formation
• Correspondant CNAS
Vérifier les dossiers des agents et les envoyer,
Assister aux réunions dédiées pour le correspondant CNAS,
Rédiger les zooms pour le site des agents
• Travailler avec e service communication sur les documents, zoom, informations à mettre sur le site des agents
• Préparation des CTP
• Participer aux recrutements voire les organiser et recevoir les candidats
• Participer aux réceptions organisées par le service des ressources humaines
Profils recherchés
Savoir utiliser les outils bureautiques (logiciels Word Excel, Power point et Publisher)
Maitriser la mise en œuvre des techniques de rédaction et de mise en page de courrier.
Maîtriser la gestion des documents administratifs et juridiques (matérielle et financière) des collectivités territoriales.
Capacité à évoluer au sein de plusieurs équipes et circuler d’un pôle à un autre
Organisé - Dynamique - Rigoureux - Autonome - Ponctuel - Polyvalent - Sens du service public- Capacités relationnelles
Maitriser la mise en œuvre des techniques de rédaction et de mise en page de courrier.
Maîtriser la gestion des documents administratifs et juridiques (matérielle et financière) des collectivités territoriales.
Capacité à évoluer au sein de plusieurs équipes et circuler d’un pôle à un autre
Organisé - Dynamique - Rigoureux - Autonome - Ponctuel - Polyvalent - Sens du service public- Capacités relationnelles
Contact et modalités de candidature
Contact
0169025252
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation
Monsieur le Maire
Place du Général de Gaulle
91131 RIS ORANGIS CEDEX
candidatures@ville-ris-orangis.fr
Monsieur le Maire
Place du Général de Gaulle
91131 RIS ORANGIS CEDEX
candidatures@ville-ris-orangis.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.