Assistant de Direction Mutualisé f/h
Offre n° O084241204001208
Publiée le 04/12/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Place de l'horloge, Avignon (Vaucluse)
Poste à pourvoir le
04/03/2025
Date limite de candidature
04/01/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
La ville d’Avignon recrute pour sa Direction Générale des Services
Poste : Assistant de Direction Mutualisé f/h
Emploi : Assistant de Direction
Filière Administrative - Catégorie C
Poste : Assistant de Direction Mutualisé f/h
Emploi : Assistant de Direction
Filière Administrative - Catégorie C
Missions / conditions d'exercice
MISSIONS :
Assistant mutualisé, faisant partie de l’équipe d’assistant de Direction Générale (3 assistants + 1 cheffe de bureau)
Apporte une aide permanente aux DGA en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et suivi de dossiers.
ACTIVITES
- Organiser la vie professionnelle des DGA (organiser l’agenda et prendre les rendez-vous en fonction des priorités)
- Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautiques (mise en forme de courriers, notes, PowerPoint…)
- Assister les DGA dans le suivi des projets et activités
- Intégrer les priorités et assurer la gestion des demandes urgentes
- Veiller au respecter les délais
- Accueil physique et téléphonique (transmettre les informations importantes et transmettre les messages)
- Organiser et planifier des réunions (préparation des fonds de dossiers pour les réunions)
- Organiser le classement et l’archivage des dossiers
- Suivi et gestion des parapheurs
- Suivi et gestion du Courrier
CONDITIONS D’EXERCICES
Lieu : Hôtel de Ville – Place de l’Horloge - 84000 Avignon
Horaires : Cycle hebdomadaire de 37 heures 30 par semaine du lundi au vendredi
Assistant mutualisé, faisant partie de l’équipe d’assistant de Direction Générale (3 assistants + 1 cheffe de bureau)
Apporte une aide permanente aux DGA en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et suivi de dossiers.
ACTIVITES
- Organiser la vie professionnelle des DGA (organiser l’agenda et prendre les rendez-vous en fonction des priorités)
- Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautiques (mise en forme de courriers, notes, PowerPoint…)
- Assister les DGA dans le suivi des projets et activités
- Intégrer les priorités et assurer la gestion des demandes urgentes
- Veiller au respecter les délais
- Accueil physique et téléphonique (transmettre les informations importantes et transmettre les messages)
- Organiser et planifier des réunions (préparation des fonds de dossiers pour les réunions)
- Organiser le classement et l’archivage des dossiers
- Suivi et gestion des parapheurs
- Suivi et gestion du Courrier
CONDITIONS D’EXERCICES
Lieu : Hôtel de Ville – Place de l’Horloge - 84000 Avignon
Horaires : Cycle hebdomadaire de 37 heures 30 par semaine du lundi au vendredi
Profils recherchés
COMPETENCES REQUISES
Savoirs :
Organisation des services de la collectivité
Techniques rédactionnelles
Outils de planification et de suivi
Outils bureautiques
Savoir-faire :
Accueillir, renseigner et orienter
Recevoir, filtrer et transmettre les messages
Prendre des notes
Réaliser et mettre en forme des documents
Diffuser des informations
Informer, rendre compte, solliciter des arbitrages
Utiliser l'outil bureautique
Organiser l’agenda et prendre des RDV selon les priorités
Rédiger des actes et documents administratifs
Elaborer et suivre des tableaux de bord
Effectuer le suivi financier et l’analyse des dépenses et recettes
Planifier et organiser des réunions
Planifier la gestion des locaux ou matériels
Etiqueter, ventiler et ranger, classer
Archiver des documents
Savoir-être :
Capacité de réserve et de discrétion nécessaire à l'exercice professionnel
Neutre, objectif
Organisé
Disponible
Proactif
Capacité d'adaptation
Communicant
A l’écoute
RELATIONS PROFESSIONNELLES
Internes : mairie
Externes : hors mairie
Savoirs :
Organisation des services de la collectivité
Techniques rédactionnelles
Outils de planification et de suivi
Outils bureautiques
Savoir-faire :
Accueillir, renseigner et orienter
Recevoir, filtrer et transmettre les messages
Prendre des notes
Réaliser et mettre en forme des documents
Diffuser des informations
Informer, rendre compte, solliciter des arbitrages
Utiliser l'outil bureautique
Organiser l’agenda et prendre des RDV selon les priorités
Rédiger des actes et documents administratifs
Elaborer et suivre des tableaux de bord
Effectuer le suivi financier et l’analyse des dépenses et recettes
Planifier et organiser des réunions
Planifier la gestion des locaux ou matériels
Etiqueter, ventiler et ranger, classer
Archiver des documents
Savoir-être :
Capacité de réserve et de discrétion nécessaire à l'exercice professionnel
Neutre, objectif
Organisé
Disponible
Proactif
Capacité d'adaptation
Communicant
A l’écoute
RELATIONS PROFESSIONNELLES
Internes : mairie
Externes : hors mairie
Contact et modalités de candidature
Contact
0490808000
Informations complémentaires
Rémunération statutaire + RIFSEEP + prime de fin d’année.
Les candidatures doivent être adressées avant le 4 janvier 2025
à l’attention de Madame Gersende CONSTANTIN
Directrice de Pôle des Ressources Humaines
1, rue Racine – 84045 Avignon Cedex 9
Les candidatures doivent être adressées avant le 4 janvier 2025
à l’attention de Madame Gersende CONSTANTIN
Directrice de Pôle des Ressources Humaines
1, rue Racine – 84045 Avignon Cedex 9
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.