Assistant de direction
Offre n° O081241021001133
Publiée le 21/10/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Albi est une ville du Sud-Ouest caractérisée par la présence de son patrimoine exceptionnel classé à l'Unesco. La richesse de sa vie culturelle, la vitalité de son tissu associatif et sportif comme la qualité de son environnement inscrivent résolument le patrimoine vivant dans la vie de chacun.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Albi (Tarn)
Poste à pourvoir le
01/01/2025
Date limite de candidature
06/11/2024
Type d'emploi
Remplacement temporaire d'un agent sur emploi permanent
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une indisponibilité temporaire d'un agent
Durée de la mission
12 mois
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui
(Art. L332-13 du code général de la fonction publique)
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
L'assistant(e) de direction du pool administratif de la direction générale mutualisée de la
ville d’Albi et de la Communauté d’Agglomération de l’Albigeois a pour rôle principal
d'assister un(e) directeur(trice) général(e) dans le but d'optimiser la gestion de ses
activités au quotidien, notamment, la gestion de son planning, l'accueil, l'organisation
des déplacements, la préparation des réunions et de conférence/visioconférence, la
communication, le suivi et le traitement des dossiers et du courrier, etc. C'est une
personne de confiance qui peut traiter des informations confidentielles et à qui des
missions variées à enjeux sont confiées.
ville d’Albi et de la Communauté d’Agglomération de l’Albigeois a pour rôle principal
d'assister un(e) directeur(trice) général(e) dans le but d'optimiser la gestion de ses
activités au quotidien, notamment, la gestion de son planning, l'accueil, l'organisation
des déplacements, la préparation des réunions et de conférence/visioconférence, la
communication, le suivi et le traitement des dossiers et du courrier, etc. C'est une
personne de confiance qui peut traiter des informations confidentielles et à qui des
missions variées à enjeux sont confiées.
Missions / conditions d'exercice
Missions - activités :
• Traitement du courrier « arrivée » à la direction générale, diffusion, gestion du
courrier signalé de la Ville d’Albi et de la Communauté d’Agglomération de
l’Albigeois
• Accueil téléphonique et physique du secrétariat de direction
• Traitement et diffusion des informations internes et externes
• Gestion de l'agenda du directeur, organisation et préparation de ses déplacements
• Organisation et programmation de rendez-vous et de réunions en présentiel et/ou
en visio-conférence, (invitations, réservation de salles, préparation des dossiers,
recherche et mise en forme d'informations, envois de documents…)
• Préparation des documents pour les réunions et constitution des dossiers complets
sur les principaux projets
• Rédaction de courriers, mise en forme de notes internes, comptes-rendus,
conventions, actes administratifs (délibérations, décisions) et toutes pièces écrites
liées à l'activité des domaines supervisés par la direction générale
• Aide à la préparation et au montage des dossiers gérés par la direction : mise à
jour régulière, dossier de synthèse, classement papier et numérique dans le
respect des règles de nommage et d'archivage)
• Création et suivi de tableaux de bord
• Interface RH en lien avec le chef de service : suivi des congés du pool DG, des
heures supplémentaires, arrêts de travail, planning des congés des chefs de
services
• Travail en collaboration avec les différents services municipaux, les services de
l'agglomération et les interlocuteurs extérieurs
• Participe aux différentes activités relevant du service des affaires générales (suivi
des fiches commissions, conseils municipaux, bureaux communautaires, conseils
communautaires, arrêtés, décisions….)
Positionnement au sein du service ou rattachement hiérarchique :
Rattaché au chef de service, pilotage stratégique – performance budgétaire et financière,
les missions impliquent un travail régulier en lien avec les directeurs, les chefs de service,
les élus de la ville et de l'agglomération et les représentants d'autres institutions.
• Traitement du courrier « arrivée » à la direction générale, diffusion, gestion du
courrier signalé de la Ville d’Albi et de la Communauté d’Agglomération de
l’Albigeois
• Accueil téléphonique et physique du secrétariat de direction
• Traitement et diffusion des informations internes et externes
• Gestion de l'agenda du directeur, organisation et préparation de ses déplacements
• Organisation et programmation de rendez-vous et de réunions en présentiel et/ou
en visio-conférence, (invitations, réservation de salles, préparation des dossiers,
recherche et mise en forme d'informations, envois de documents…)
• Préparation des documents pour les réunions et constitution des dossiers complets
sur les principaux projets
• Rédaction de courriers, mise en forme de notes internes, comptes-rendus,
conventions, actes administratifs (délibérations, décisions) et toutes pièces écrites
liées à l'activité des domaines supervisés par la direction générale
• Aide à la préparation et au montage des dossiers gérés par la direction : mise à
jour régulière, dossier de synthèse, classement papier et numérique dans le
respect des règles de nommage et d'archivage)
• Création et suivi de tableaux de bord
• Interface RH en lien avec le chef de service : suivi des congés du pool DG, des
heures supplémentaires, arrêts de travail, planning des congés des chefs de
services
• Travail en collaboration avec les différents services municipaux, les services de
l'agglomération et les interlocuteurs extérieurs
• Participe aux différentes activités relevant du service des affaires générales (suivi
des fiches commissions, conseils municipaux, bureaux communautaires, conseils
communautaires, arrêtés, décisions….)
Positionnement au sein du service ou rattachement hiérarchique :
Rattaché au chef de service, pilotage stratégique – performance budgétaire et financière,
les missions impliquent un travail régulier en lien avec les directeurs, les chefs de service,
les élus de la ville et de l'agglomération et les représentants d'autres institutions.
Profils recherchés
Ressources ou compétences requises -
Savoirs et savoir-faire :
• Rédiger et présenter des courriers, des comptes-rendu…
• Maîtriser les outils bureautiques et être ouvert.e à l'évolution des outils et des
technologies
• Analyser une situation et être force de proposition
• Disposer d'une bonne culture générale
• Travailler en transversalité et capacité d'adaptation
• Disposer d'une organisation méthodique
• Faire preuve de rigueur et d'autonomie avec une capacité d'anticipation
Savoir-être :
• Dynamique, volontaire
• Sens de l'organisation et de la cohésion d'équipe
• Sens affirmé du travail en équipe et qualité relationnelle, sens de l'écoute et
réactivité
• Être attaché.e à l'intérêt général
• Bonne présentation, discrétion et confidentialité
Profil - formation - expérience -
• Formation en assistanat de gestion ou de direction ou une expérience réussie de
plusieurs années dans le métier d'assistante de direction, bureautique ou
secrétariat
• Connaître le fonctionnement d'une collectivité
• Maîtriser les outils de traitement de texte et tableurs
• Maîtriser l'orthographe et la grammaire
Catégorie statutaire -
• Poste de catégorie : C
• Filière : Administrative
Conditions ou contraintes particulières d’exercice du poste -
• Remplacement d’un agent titulaire absent pour congé maternité
• Poste à temps complet : 37h00 hebdomadaire,
• Amplitude horaire :de 8h30 à 18h00 du lundi au vendredi
• Possibilité d'heures supplémentaires selon l'activité du service
Savoirs et savoir-faire :
• Rédiger et présenter des courriers, des comptes-rendu…
• Maîtriser les outils bureautiques et être ouvert.e à l'évolution des outils et des
technologies
• Analyser une situation et être force de proposition
• Disposer d'une bonne culture générale
• Travailler en transversalité et capacité d'adaptation
• Disposer d'une organisation méthodique
• Faire preuve de rigueur et d'autonomie avec une capacité d'anticipation
Savoir-être :
• Dynamique, volontaire
• Sens de l'organisation et de la cohésion d'équipe
• Sens affirmé du travail en équipe et qualité relationnelle, sens de l'écoute et
réactivité
• Être attaché.e à l'intérêt général
• Bonne présentation, discrétion et confidentialité
Profil - formation - expérience -
• Formation en assistanat de gestion ou de direction ou une expérience réussie de
plusieurs années dans le métier d'assistante de direction, bureautique ou
secrétariat
• Connaître le fonctionnement d'une collectivité
• Maîtriser les outils de traitement de texte et tableurs
• Maîtriser l'orthographe et la grammaire
Catégorie statutaire -
• Poste de catégorie : C
• Filière : Administrative
Conditions ou contraintes particulières d’exercice du poste -
• Remplacement d’un agent titulaire absent pour congé maternité
• Poste à temps complet : 37h00 hebdomadaire,
• Amplitude horaire :de 8h30 à 18h00 du lundi au vendredi
• Possibilité d'heures supplémentaires selon l'activité du service
Contact et modalités de candidature
Contact
0563760621
Informations complémentaires
Merci d’adresser votre candidature (CV et lettre d’accompagnement)
avant le 7 novembre 2024
à Madame le Maire
Mairie d'Albi
16, rue de l'Hôtel de Ville – 81000 Albi
recrutement@mairie-albi.fr
avant le 7 novembre 2024
à Madame le Maire
Mairie d'Albi
16, rue de l'Hôtel de Ville – 81000 Albi
recrutement@mairie-albi.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.