Assistant de Direction
Offre n° O080241204000818
Publiée le 08/01/2025
Synthèse de l'offre
Lieu de travail
Monsieur le president d'amiens metropole place de hotel de ville bp 2720, Amiens (Somme)
Poste à pourvoir le
09/02/2025
Date limite de candidature
07/02/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
Selon expérience ou statut
Descriptif de l'emploi
Au sein de la Direction des Systèmes d’Information, vous assurez un rôle support auprès du D.S.I. en matière d’organisation, de gestion, de communication, d’accueil et de suivi des dossiers.
Missions / conditions d'exercice
A ce titre, vos principales missions sont les suivantes :
Vous assurez la gestion de l’agenda du Directeur. Ainsi, vous organisez l’agenda et prenez des rendez-vous en fonction des priorités. Vous rappelez les informations importantes et transmettez les messages. Vous organisez les déplacements. Vous préparez et mettez à disposition tous les documents nécessaires à la tenue des réunions quotidiennes.
Vous assurez le suivi du Dialogue de Gestion RH/DSI. Vous assurez une communication fluide entre les RH et la DSI pour garantir la compréhension mutuelle des besoins. Vous suivez des indicateurs des Ressources Humaines de la DSI.
Vous assurez la gestion du courrier. Vous réceptionnez, relisez, enregistrez dans le logiciel Elise, classez et répartissez les courriers reçus.
Vous assurez l’accueil et apportez des renseignements à vos interlocuteurs (téléphone, messagerie ou de visu) et relayez si besoin auprès des services. Vous adaptez votre discours en fonction de l’interlocuteur et gérez les situations conflictuelles. Vous recevez et transmettez les messages téléphoniques et les courriers mails.
Vous organisez et planifiez des réunions. A cette fin, vous gérez l’agenda du Directeur, élaborez les ordres du jour en concertation avec le Directeur, respectez les délais de transmission de documents avant la réunion, participez ponctuellement aux réunions, prenez des notes et rédigez les comptes rendus. Vous gérez la logistique liée à ces réunions : réservation de salles, convocations, plateaux repas…
Vous réalisez des travaux bureautiques : vous prenez des notes, mettez en forme et envoyez tous types de courriers et documents à la demande du Directeur. Vous réalisez la saisie de documents de forme et contenus divers. Vous rédigez les dossiers BM/BAM relevant de la direction et vous assurez de leur complétude.
Enfin, vous réalisez des activités diverses telles que le suivi des congés et absences, la gestion des arrêts de travail pour la Direction, l’organisation du classement et de l’archivage des dossiers et courriers, la recherche de veille documentaire, le suivi qualitatif des tickets « VIP » via l’application Gaia ou encore le suivi du respect et de la mise en œuvre par les services des directives dans les délais impartis.
Conditions d'exercice :
Polyvalence entre les différentes assistantes de Direction et de la Direction Générale
Pics d’activités - Disponibilité
Confidentialité (relation de confiance indispensable).
Vous assurez la gestion de l’agenda du Directeur. Ainsi, vous organisez l’agenda et prenez des rendez-vous en fonction des priorités. Vous rappelez les informations importantes et transmettez les messages. Vous organisez les déplacements. Vous préparez et mettez à disposition tous les documents nécessaires à la tenue des réunions quotidiennes.
Vous assurez le suivi du Dialogue de Gestion RH/DSI. Vous assurez une communication fluide entre les RH et la DSI pour garantir la compréhension mutuelle des besoins. Vous suivez des indicateurs des Ressources Humaines de la DSI.
Vous assurez la gestion du courrier. Vous réceptionnez, relisez, enregistrez dans le logiciel Elise, classez et répartissez les courriers reçus.
Vous assurez l’accueil et apportez des renseignements à vos interlocuteurs (téléphone, messagerie ou de visu) et relayez si besoin auprès des services. Vous adaptez votre discours en fonction de l’interlocuteur et gérez les situations conflictuelles. Vous recevez et transmettez les messages téléphoniques et les courriers mails.
Vous organisez et planifiez des réunions. A cette fin, vous gérez l’agenda du Directeur, élaborez les ordres du jour en concertation avec le Directeur, respectez les délais de transmission de documents avant la réunion, participez ponctuellement aux réunions, prenez des notes et rédigez les comptes rendus. Vous gérez la logistique liée à ces réunions : réservation de salles, convocations, plateaux repas…
Vous réalisez des travaux bureautiques : vous prenez des notes, mettez en forme et envoyez tous types de courriers et documents à la demande du Directeur. Vous réalisez la saisie de documents de forme et contenus divers. Vous rédigez les dossiers BM/BAM relevant de la direction et vous assurez de leur complétude.
Enfin, vous réalisez des activités diverses telles que le suivi des congés et absences, la gestion des arrêts de travail pour la Direction, l’organisation du classement et de l’archivage des dossiers et courriers, la recherche de veille documentaire, le suivi qualitatif des tickets « VIP » via l’application Gaia ou encore le suivi du respect et de la mise en œuvre par les services des directives dans les délais impartis.
Conditions d'exercice :
Polyvalence entre les différentes assistantes de Direction et de la Direction Générale
Pics d’activités - Disponibilité
Confidentialité (relation de confiance indispensable).
Profils recherchés
Titulaire d’un BAC, idéalement d’un BTS Assistant de manager, vous justifiez d’une expérience confirmée similaire qui vous a permis d’acquérir la maîtrise des procédures administratives, des techniques rédactionnelles (dont note de synthèse, comptes- rendus de réunion) et des outils informatiques dont office 365. Une bonne connaissance de la collectivité et de son fonctionnement est attendue. Des notions de finances publiques, de droit administratif et sur le statut de la Fonction Publique Territoriale sur les TIC seraient particulièrement appréciées.
Contact et modalités de candidature
Contact
0322971043
Informations complémentaires
Pour tous renseignements, vous pouvez contacter le Chargé de Développement R.H référent du dossier par mail : l.mantilaro@amiens-metropole.com. Pour postuler, veuillez compléter votre dossier de candidature (en rappelant la référence 5109) sur le site www.amiens.fr (Rubrique Vivre à Amiens → Emploi → Nos offres d’emplois), avant le 07/02/2025. Lien d’accès direct pour postuler : https://demarches.amiens.fr/emploi-et-developpement-economique/depot-candidature-rh/?reference=5109&gestionnaire=LM
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.