ASSISTANT DE DIRECTION DU SECRETARIAT DES ELUS (H/F)
Offre n° O073250129000069
Publiée le 29/01/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Place de l'Hôtel de ville, Chambéry (Savoie)
Poste à pourvoir le
01/04/2025
Date limite de candidature
02/03/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sous la responsabilité de la Responsable du Secrétariat des Elus et du Protocole, l'Assistant.e de direction du secrétariat des élus contribue au bon fonctionnement du cabinet et du secrétariat des élus, en lien avec les collaborateurs de cabinet, les élus et les services. Il.elle est particulièrement mobilisé.e sur des taches de rédaction et de suivi des dossiers.
Missions / conditions d'exercice
* Assurer le secrétariat administratif du cabinet du maire et du secrétariat du maire et des élus :
- Mission de rédaction sur des dossiers confiés par le directeur de cabinet du maire ou la responsable du secrétariat des élus et du protocole ;
- Participer à l'accueil physique et téléphonique ;
- Rendez-vous avec des usagers pour recueillir leurs doléances.
* Assurer l'interface et favoriser la circulation de l'information entre le cabinet et la direction générale et les services :
- Gestion et relecture des notes et des parapheurs ;
Suivi des courriers signalés par le cabinet ;
- Rôle d'alerte sur des situations et des dossiers.
* Accompagner les élus :
- S'assurer de la bonne information des élus sur les circuits de décisions et le suivi des dossiers ;
- Assurer le suivi de la formation des élus.
* Contribuer à l'activité et l'organisation interne du cabinet :
- Contribution aux réunions de coordination et de service en lien avec la responsable du secrétariat des élus et du protocole (ordre du jour, compte-rendu).
- Mission de rédaction sur des dossiers confiés par le directeur de cabinet du maire ou la responsable du secrétariat des élus et du protocole ;
- Participer à l'accueil physique et téléphonique ;
- Rendez-vous avec des usagers pour recueillir leurs doléances.
* Assurer l'interface et favoriser la circulation de l'information entre le cabinet et la direction générale et les services :
- Gestion et relecture des notes et des parapheurs ;
Suivi des courriers signalés par le cabinet ;
- Rôle d'alerte sur des situations et des dossiers.
* Accompagner les élus :
- S'assurer de la bonne information des élus sur les circuits de décisions et le suivi des dossiers ;
- Assurer le suivi de la formation des élus.
* Contribuer à l'activité et l'organisation interne du cabinet :
- Contribution aux réunions de coordination et de service en lien avec la responsable du secrétariat des élus et du protocole (ordre du jour, compte-rendu).
Profils recherchés
* Avoir des compétences rédactionnelles et
relationnelles ;
* Collaborer en souplesse avec les différents interlocuteurs internes et externes ;
* Savoir prioriser et respecter les délais et les procédures ;
* Alerter sa hiérarchie si des difficultés non résolues font obstacle à la réalisation des missions ;
* Etre en capacité de rendre-compte et de partager les informations avec le cabinet ;
* Etre force de propositions pour contribuer à l'amélioration du service ;
* Etre en capacité de mener de front plusieurs tâches ;
* Savoir gérer plusieurs canaux de communication ;
* Faire preuve de rapidité, de réactivité, de courtoisie et d'empathie ;
* Etablir une relation d'écoute ;
* Faire preuve d'autonomie et de polyvalence ;
* Etre rigoureux.se ;
* Participer à la continuité du service assurée du lundi matin au vendredi après-midi par l'équipe du cabinet et du secrétariat des élus ;
* Travail en binôme.
relationnelles ;
* Collaborer en souplesse avec les différents interlocuteurs internes et externes ;
* Savoir prioriser et respecter les délais et les procédures ;
* Alerter sa hiérarchie si des difficultés non résolues font obstacle à la réalisation des missions ;
* Etre en capacité de rendre-compte et de partager les informations avec le cabinet ;
* Etre force de propositions pour contribuer à l'amélioration du service ;
* Etre en capacité de mener de front plusieurs tâches ;
* Savoir gérer plusieurs canaux de communication ;
* Faire preuve de rapidité, de réactivité, de courtoisie et d'empathie ;
* Etablir une relation d'écoute ;
* Faire preuve d'autonomie et de polyvalence ;
* Etre rigoureux.se ;
* Participer à la continuité du service assurée du lundi matin au vendredi après-midi par l'équipe du cabinet et du secrétariat des élus ;
* Travail en binôme.
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Renseignements auprès de Karine MONTOYA 04 79 60 23 67
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.