ASSISTANT ADMINISTRATIF SECRETARIAT DES ELUS ET DE LA DIRECTION GENERALE DES SERVICES (H/F)
Offre n° O073241118001020
Publiée le 18/11/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
12 crs de l hotel de ville cs 60104, Albertville (Savoie)
Poste à pourvoir le
17/03/2025
Date limite de candidature
31/12/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Placé(e) sous l'autorité du Directeur Général des Services, rattaché(e) au Secrétariat des Élus et de la Direction Générale des Services, vous êtes chargé(e) de :
1. Réalisation et mise en forme de travaux en bureautique.
2. Suivi des projets et activités du service.
3. Accueil physique et téléphonique au Secrétariat des Élus et de la Direction Générale des Services.
1. Réalisation et mise en forme de travaux en bureautique.
2. Suivi des projets et activités du service.
3. Accueil physique et téléphonique au Secrétariat des Élus et de la Direction Générale des Services.
Missions / conditions d'exercice
Mission 1 : Réalisation et mise en forme de travaux en bureautique.
Activités :
Saisit, rédige et met en forme les courriers et documents de formes et contenus divers à destination interne ou externe : courriers, notes, tableaux, diaporamas etc.
Participe au traitement du courrier (continuité de service pour l'ouverture, l'enregistrement, le suivi, les relances, etc.).
Assure la circulation des parapheurs, courriers, notes...
Organise le classement et l'archivage des dossiers.
Mission 2 : Suivi des projets et activités du service.
Activités :
Intègre les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat.
Enregistre et diffuse le courrier " arrivée " (continuité de service).
Renseigne les tableaux de suivi des activités du service.
Mission 3 : Accueil physique et téléphonique au Secrétariat des Élus et de la Direction Générale des Services.
Activités :
Assure un accueil physique et téléphonique de qualité.
Renseigne les interlocuteurs et relaye si nécessaire vers l'interlocuteur compétent.
Reçoit, filtre et transmet les messages téléphoniques et les courriers informatiques.
Chiffres clés :
Rédaction d'environ 400 réponses aux administrés (courriers, mails...) par an.
Activités :
Saisit, rédige et met en forme les courriers et documents de formes et contenus divers à destination interne ou externe : courriers, notes, tableaux, diaporamas etc.
Participe au traitement du courrier (continuité de service pour l'ouverture, l'enregistrement, le suivi, les relances, etc.).
Assure la circulation des parapheurs, courriers, notes...
Organise le classement et l'archivage des dossiers.
Mission 2 : Suivi des projets et activités du service.
Activités :
Intègre les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat.
Enregistre et diffuse le courrier " arrivée " (continuité de service).
Renseigne les tableaux de suivi des activités du service.
Mission 3 : Accueil physique et téléphonique au Secrétariat des Élus et de la Direction Générale des Services.
Activités :
Assure un accueil physique et téléphonique de qualité.
Renseigne les interlocuteurs et relaye si nécessaire vers l'interlocuteur compétent.
Reçoit, filtre et transmet les messages téléphoniques et les courriers informatiques.
Chiffres clés :
Rédaction d'environ 400 réponses aux administrés (courriers, mails...) par an.
Profils recherchés
Savoirs comportementaux :
Grande discrétion.
Solides qualités rédactionnelles.
Savoir mener divers dossiers en parallèle.
Être force de propositions, savoir arbitrer et respecter les échéances.
Savoir anticiper les situations et les problématiques.
Être rigoureux(se) dans le suivi des dossiers et posséder un bon degré d'autonomie.
Savoir écouter avec tact et diplomatie, fermeté et pédagogie, ses interlocuteurs (élus, responsables, agents, partenaires, usagers).
Niveau ou Diplômes requis :
Permis : B.
Niveau et diplômes souhaité(s) :
Bac +2 dans le domaine du secrétariat.
Grande discrétion.
Solides qualités rédactionnelles.
Savoir mener divers dossiers en parallèle.
Être force de propositions, savoir arbitrer et respecter les échéances.
Savoir anticiper les situations et les problématiques.
Être rigoureux(se) dans le suivi des dossiers et posséder un bon degré d'autonomie.
Savoir écouter avec tact et diplomatie, fermeté et pédagogie, ses interlocuteurs (élus, responsables, agents, partenaires, usagers).
Niveau ou Diplômes requis :
Permis : B.
Niveau et diplômes souhaité(s) :
Bac +2 dans le domaine du secrétariat.
Contact et modalités de candidature
Contact
0479104340
Informations complémentaires
Recrutement par voie statutaire.
Rémunération Statutaire en référence au cadre d'emplois des Adjoints Administratifs Territoriaux + RIFSEEP + Prime Annuelle.
Candidatures (CV + lettre de motivation) à adresser à :
Monsieur le Maire d'Albertville
Service des Ressources Humaines
12, Cours de l'Hôtel de Ville
CS 60104
73207 ALBERTVILLE CEDEX
ou par mail à l'adresse suivante :
ressources.humaines@albertville.fr
Contact :
Service des Ressources Humaines
04.79.10.43.40.
Rémunération Statutaire en référence au cadre d'emplois des Adjoints Administratifs Territoriaux + RIFSEEP + Prime Annuelle.
Candidatures (CV + lettre de motivation) à adresser à :
Monsieur le Maire d'Albertville
Service des Ressources Humaines
12, Cours de l'Hôtel de Ville
CS 60104
73207 ALBERTVILLE CEDEX
ou par mail à l'adresse suivante :
ressources.humaines@albertville.fr
Contact :
Service des Ressources Humaines
04.79.10.43.40.
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.