Assistant(e) de Direction Générale Adjointe
Offre n° O071241230000693
Publiée le 30/12/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Porte d'entrée sud de la Région Bourgogne Franche-Comté, bénéficiant d'une situation géographique privilégiée, Mâconnais Beaujolais Agglomération (39 communes et 80 000 habitants) s'affirme aujourd'hui en tant que pôle d'attractivité aux portes de Lyon et de la région Auvergne-Rhône-Alpes - 400 agents, budget de 182 millions d'euros.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
67 Esplanade du Breuil, Mâcon (Saône-et-Loire)
Poste à pourvoir le
01/03/2025
Date limite de candidature
23/02/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Assurer les fonctions d'assistante de la Directrice Générale Adjointe et la gestion administrative des dossiers en lien avec la Direction Générale Adjointe.
- Travail en autonomie : Exécution des tâches de manière indépendante selon les priorités définies.
- Travail en équipe : Collaboration étroite avec les différents services et équipes internes.
- Relations inter-services : Interaction régulière avec d’autres directions et services de la collectivité.
- Relations externes : Communication avec des organismes externes (…).
- Relations avec les élus : Collaboration et échanges avec les élus dans le cadre des missions du poste.
Des réunions peuvent occasionnellement être programmées en soirée, selon les besoins de la Direction.
- Travail en autonomie : Exécution des tâches de manière indépendante selon les priorités définies.
- Travail en équipe : Collaboration étroite avec les différents services et équipes internes.
- Relations inter-services : Interaction régulière avec d’autres directions et services de la collectivité.
- Relations externes : Communication avec des organismes externes (…).
- Relations avec les élus : Collaboration et échanges avec les élus dans le cadre des missions du poste.
Des réunions peuvent occasionnellement être programmées en soirée, selon les besoins de la Direction.
Missions / conditions d'exercice
- Suivre les chronos réception / expédition du courrier de la DGA ;
- Faire le nécessaire pour que les circuits de signature des parapheurs se déroulent dans le temps imparti ;
- Assurer la relance des actions qui doivent être menées en lien direct avec les élus ;
- Soutenir administrativement les services et directions de la DGA ;
- Rappeler les informations importantes et transmettre les messages ;
- Accueil téléphonique
- Préparer les documents en lien avec les assemblées : suivi des points à l’ordre du jour, rédaction des projets de délibération, prise en charge de trois commissions thématiques ;
- Rédiger des notes de synthèse en lien avec les projets menés au sein de la DGA ;
- Assurer la gestion administrative courante de la DGA : suivi des congés, fournitures administratives, ordres de mission ...
- Faire le nécessaire pour que les circuits de signature des parapheurs se déroulent dans le temps imparti ;
- Assurer la relance des actions qui doivent être menées en lien direct avec les élus ;
- Soutenir administrativement les services et directions de la DGA ;
- Rappeler les informations importantes et transmettre les messages ;
- Accueil téléphonique
- Préparer les documents en lien avec les assemblées : suivi des points à l’ordre du jour, rédaction des projets de délibération, prise en charge de trois commissions thématiques ;
- Rédiger des notes de synthèse en lien avec les projets menés au sein de la DGA ;
- Assurer la gestion administrative courante de la DGA : suivi des congés, fournitures administratives, ordres de mission ...
Profils recherchés
Savoirs :
- Organisation et fonctionnement de la collectivité territoriale
- Règles de l’expression orale et écrite
- Connaître et respecter les obligations statutaires (devoir de réserve, discrétion …)
Savoirs faire :
- Organiser et planifier les réunions
- Rédiger les ordres du jour des commissions thématiques en concertation avec la directrice générale adjointe
- Respecter les délais de transmission des documents
- Maîtriser les outils bureautiques (Outlook, Office …)
- Réaliser et mettre en forme de travaux de bureautique
- Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur
- Vérifier la fiabilité et la qualité des tâches accomplies
Savoirs être :
- Rigueur et organisation
- Autonomie, capacité d’adaptation à différentes situations
- Discrétion et confidentialité
- Se rendre disponible
- Travail en équipe, entretien de relations professionnelles positives avec ses collègues
- Goût du contact
- Organisation et fonctionnement de la collectivité territoriale
- Règles de l’expression orale et écrite
- Connaître et respecter les obligations statutaires (devoir de réserve, discrétion …)
Savoirs faire :
- Organiser et planifier les réunions
- Rédiger les ordres du jour des commissions thématiques en concertation avec la directrice générale adjointe
- Respecter les délais de transmission des documents
- Maîtriser les outils bureautiques (Outlook, Office …)
- Réaliser et mettre en forme de travaux de bureautique
- Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur
- Vérifier la fiabilité et la qualité des tâches accomplies
Savoirs être :
- Rigueur et organisation
- Autonomie, capacité d’adaptation à différentes situations
- Discrétion et confidentialité
- Se rendre disponible
- Travail en équipe, entretien de relations professionnelles positives avec ses collègues
- Goût du contact
Contact et modalités de candidature
Contact
recrutement-rh@mb-agglo.com
Informations complémentaires
Candidature :
- CV
- lettre de motivation
- dernier arrêté de situation administrative à adresser à :
Monsieur le Président de Mâconnais-Beaujolais Agglomération
Direction des Ressources Humaines
67, esplanade du Breuil – CS 20811 – 71011 MACON CEDEX
ou par mail à recrutement-rh@mb-agglo.com
- CV
- lettre de motivation
- dernier arrêté de situation administrative à adresser à :
Monsieur le Président de Mâconnais-Beaujolais Agglomération
Direction des Ressources Humaines
67, esplanade du Breuil – CS 20811 – 71011 MACON CEDEX
ou par mail à recrutement-rh@mb-agglo.com
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.