Agent administratif polyvalent H/F
Offre n° O063241115001245
Publiée le 15/11/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
1 PL DE LA RESISTANCE, Volvic (Puy-de-Dôme)
Poste à pourvoir le
20/01/2025
Date limite de candidature
15/12/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à un détachement (> 6 mois) ou à une intégration directe
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps non complet,
32h00 hebdomadaire
Télétravail
Oui
Management
Non
Descriptif de l'emploi
L’animateur en Maison France Services est chargé d’accueillir, renseigner, accompagner et orienter le public de la structure, en relation étroite avec les partenaires institutionnels présents sur le site. Il participe au fonctionnement général et à la promotion de la structure ainsi qu’au suivi de son activité. Il participe également à la gestion administrative et comptable du service Education Enfance Jeunesse.
Missions / conditions d'exercice
Maison France Services
1. Assurer l’ouverture de la Maison France Services et l’accueil du public
- Veiller à l’ouverture au public et à la fermeture de la Maison France Services selon les horaires définis
- Veiller à l’accessibilité de la structure aux partenaires institutionnels et associatifs présents sur le site (signalétique, agencement du mobilier et du matériel, communication interne…)
- Préparer les postes informatiques de travail
- Accueillir et orienter le public en présentiel ou par téléphone
- Veiller à la bonne présentation et accessibilité des différents supports (documents, brochures…)
2. Répondre aux demandes des usagers de la Maison France Services
- Identifier et gérer la demande du public en fonction de son degré d’urgence
- Répondre aux questions des usagers d’ordre administratif ou social
- Rechercher les informations nécessaires à la prise en charge des demandes des usagers
- Orienter les usagers vers les postes informatiques et les accompagner dans l’utilisation des services dématérialisés
- Orienter les usagers vers les partenaires institutionnels compétents (prise de rendez-vous)
- Identifier les cas d’illectronisme et les situations complexes, orienter les personnes concernées vers les structures compétentes et avertir ces dernières
- Délivrer la documentation et les formulaires nécessaires aux usagers, selon la demande exprimée
- Aider les usagers à compléter divers documents
- Identifier les situations de non-recours aux droits
3. Assurer le bon fonctionnement général de la structure
- Réceptionner, trier et ventiler le courrier arrivé, expédier le courrier départ
- Veiller au suivi des stocks de fournitures et procéder aux commandes
- Participer aux actions de communication relatives à la promotion de la structure (affiches, flyers, réseaux sociaux, site internet…)
- Enregistrer l’activité de la structure sur la plateforme France Services
4. Participer à l’animation du réseau des Maisons France Services
- Collecter des informations auprès des différents opérateurs et partenaires
- Participer à des temps d’échanges de pratique au sein du réseau
- Participer à des Journées Portes Ouvertes
Gestion administrative et comptable du service Education Enfance Jeunesse
1. Traiter les demandes des familles
- Saisir les présences et les absences des enfants sur les outils bureautiques dédiés
- Répondre aux familles après traitement des demandes
- Transmettre, aux équipes sur site, les changements liés aux demandes des familles
- Mettre à jour les dossiers des familles
- Contrôler les données liées aux inscriptions
2. Gestion comptable
- Gérer les documents comptables (devis, factures…)
- Enregistrer les documents comptables dans l’outil de suivi
- Assurer et suivre le parcours de validation des documents comptables
3. Soutien aux missions de secrétariat
- Traiter les courriels et appels téléphoniques
- Rédiger des courriers
- Complétude et suivi des dossiers
1. Assurer l’ouverture de la Maison France Services et l’accueil du public
- Veiller à l’ouverture au public et à la fermeture de la Maison France Services selon les horaires définis
- Veiller à l’accessibilité de la structure aux partenaires institutionnels et associatifs présents sur le site (signalétique, agencement du mobilier et du matériel, communication interne…)
- Préparer les postes informatiques de travail
- Accueillir et orienter le public en présentiel ou par téléphone
- Veiller à la bonne présentation et accessibilité des différents supports (documents, brochures…)
2. Répondre aux demandes des usagers de la Maison France Services
- Identifier et gérer la demande du public en fonction de son degré d’urgence
- Répondre aux questions des usagers d’ordre administratif ou social
- Rechercher les informations nécessaires à la prise en charge des demandes des usagers
- Orienter les usagers vers les postes informatiques et les accompagner dans l’utilisation des services dématérialisés
- Orienter les usagers vers les partenaires institutionnels compétents (prise de rendez-vous)
- Identifier les cas d’illectronisme et les situations complexes, orienter les personnes concernées vers les structures compétentes et avertir ces dernières
- Délivrer la documentation et les formulaires nécessaires aux usagers, selon la demande exprimée
- Aider les usagers à compléter divers documents
- Identifier les situations de non-recours aux droits
3. Assurer le bon fonctionnement général de la structure
- Réceptionner, trier et ventiler le courrier arrivé, expédier le courrier départ
- Veiller au suivi des stocks de fournitures et procéder aux commandes
- Participer aux actions de communication relatives à la promotion de la structure (affiches, flyers, réseaux sociaux, site internet…)
- Enregistrer l’activité de la structure sur la plateforme France Services
4. Participer à l’animation du réseau des Maisons France Services
- Collecter des informations auprès des différents opérateurs et partenaires
- Participer à des temps d’échanges de pratique au sein du réseau
- Participer à des Journées Portes Ouvertes
Gestion administrative et comptable du service Education Enfance Jeunesse
1. Traiter les demandes des familles
- Saisir les présences et les absences des enfants sur les outils bureautiques dédiés
- Répondre aux familles après traitement des demandes
- Transmettre, aux équipes sur site, les changements liés aux demandes des familles
- Mettre à jour les dossiers des familles
- Contrôler les données liées aux inscriptions
2. Gestion comptable
- Gérer les documents comptables (devis, factures…)
- Enregistrer les documents comptables dans l’outil de suivi
- Assurer et suivre le parcours de validation des documents comptables
3. Soutien aux missions de secrétariat
- Traiter les courriels et appels téléphoniques
- Rédiger des courriers
- Complétude et suivi des dossiers
Profils recherchés
Les savoirs :
- Techniques et outils de la communication
- Techniques de secrétariat
- Règlement général sur la Protection des Données
- Fonctionnement des Maisons France Services
- Réseau institutionnel des partenaires du dispositif MFS
Les savoir-faire :
- Accueillir le public avec amabilité
- S’exprimer clairement et reformuler les demandes
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Identifier le degré d’urgence d’une demande
- Respecter la confidentialité d’une information
- Utiliser l’outil bureautique et Internet
- Rédiger et compléter un document
- Travailler en équipe et en transversalité
- Gérer l’agressivité et l’impatience du public
- Gérer les situations de stress
- Hiérarchiser son activité quotidienne
Les savoir-être :
- Amabilité & Ecoute
- Pédagogie
- Réactivité
- Discrétion professionnelle
- Bonne présentation
- Rigueur & Organisation
- Diplomatie et patience
- Sens du contact
Esprit d’équipe
- Techniques et outils de la communication
- Techniques de secrétariat
- Règlement général sur la Protection des Données
- Fonctionnement des Maisons France Services
- Réseau institutionnel des partenaires du dispositif MFS
Les savoir-faire :
- Accueillir le public avec amabilité
- S’exprimer clairement et reformuler les demandes
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Identifier le degré d’urgence d’une demande
- Respecter la confidentialité d’une information
- Utiliser l’outil bureautique et Internet
- Rédiger et compléter un document
- Travailler en équipe et en transversalité
- Gérer l’agressivité et l’impatience du public
- Gérer les situations de stress
- Hiérarchiser son activité quotidienne
Les savoir-être :
- Amabilité & Ecoute
- Pédagogie
- Réactivité
- Discrétion professionnelle
- Bonne présentation
- Rigueur & Organisation
- Diplomatie et patience
- Sens du contact
Esprit d’équipe
Contact et modalités de candidature
Contact
04 73 33 50 38
Informations complémentaires
Merci d'adresser votre candidature (lettre de motivation + CV) à
Monsieur le Maire, Mairie de Volvic 1, Place de la Résistance 63530 - VOLVIC ou par courriel :
recrutements@ville-volvic.fr
Rémunération statutaire + Régime indemnitaire
Monsieur le Maire, Mairie de Volvic 1, Place de la Résistance 63530 - VOLVIC ou par courriel :
recrutements@ville-volvic.fr
Rémunération statutaire + Régime indemnitaire
Adresse de l'employeur
COMMUNE DE VOLVIC
> 1 PL DE LA RESISTANCE
63530 VOLVIC
> 1 PL DE LA RESISTANCE
63530 VOLVIC
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.