Assistant(e) administratif(ve) chargé(e) de l’administration générale, de la commande publique et des subventions
Offre n° O063241025000657
Publiée le 25/10/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
1, Rue saint Verny, Lempdes (Puy-de-Dôme)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Affaires juridiques >
Modes de gestion et commande publique
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Adjoint administratif
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps non complet,
28h00 hebdomadaire
Télétravail
Oui
Management
Non
Rémunération indicative
Grilles indiciaires de la fonction publique territoriale
Descriptif de l'emploi
Située à proximité de l’agglomération clermontoise, la commune de Lempdes, 9 000 habitants, est une commune dynamique qui propose de nombreux services à la population et propose un cadre de travail agréable à ses agents.
Pour renforcer le service administration générale, la commune recrute un(e) assistant(e) administrative chargé(e) de l’administration générale, de la commande publique et des subventions.
Au sein d’une équipe de 2 personnes, vous serez positionné(e) sous l’autorité du responsable administration générale.
Pour renforcer le service administration générale, la commune recrute un(e) assistant(e) administrative chargé(e) de l’administration générale, de la commande publique et des subventions.
Au sein d’une équipe de 2 personnes, vous serez positionné(e) sous l’autorité du responsable administration générale.
Missions / conditions d'exercice
Vous aurez pour principales missions :
- La gestion des assemblées et des commissions municipales,
- Le suivi des contrats (hors marchés),
- Le traitement des demandes de paiement de subvention d'investissement, en collaboration avec la responsable,
- La participation au déroulement des marchés publics,
- Assurer les fonctions supports en soutien aux autres services
- Le secrétariat du service.
Vous serez une personne ressource pour les responsables de service de la collectivité en matière de commande publique et de gestion des assemblées et des commissions municipales.
Activités
Gérer les assemblées et les commissions municipales
• Préparer, coordonner et organiser les Conseil municipaux (de l’ordre du jour à la présentation),
• Rédiger et relire les décisions et les délibérations,
• Participer aux séances et rédiger les procès-verbaux (10 par an),
• Assurer la publication et la transmission des délibérations,
• Assister les responsables de service dans la préparation des commissions municipales (convocation – récupération, diffusion et archivage des CR).
Suivre les contrats (hors marchés)
• Tenir le fichier de suivi des contrats à jour (Mairie et CCAS),
• Etablir un calendrier de renouvellement, en lien avec les responsables de service,
• Relancer les services en cas de fin imminente des contrats,
• S'assurer du respect des règles de la commande publique, notamment des seuils.
Participer au déroulement des marchés publics
• Accompagner les responsables de service de la Mairie et du CCAS en matière de sourcing.
• Rédiger des consultations de faible montant et les lettres de consultation,
• Participer à l'analyse des offres pour la Mairie et le CCAS (contrôle du bordereau des plis, recensement des pièces, demandes de complément, participation au rapport d'analyse des offres),
• Préparer les courriers de notification, de rejet, d'admission, etc.,
• Assurer la continuité de service pour les actes courants.
Déposer les demandes de paiement de subvention
• Suivre les dossiers pour lesquels une subvention d'investissement a été accordée, notamment en termes de respect de calendrier,
• Récupérer les pièces administratives et comptables auprès des services,
• Garantir le respect de la réglementation en matière de publicité de la subvention,
• Instruire et déposer la demande de paiement,
• Informer le service Finances régulièrement de l'état des demandes et tenir le tableau de suivi,
• Être une ressource pour le dépôt des demandes de subvention de fonctionnement pour la Mairie et les appels à projets thématiques pour le CCAS.
Assurer les fonctions supports en soutien aux autres services
• Gérer les fournitures administratives des services de la Mairie,
• Faire remonter les besoins récurrents en matière d'assistance et de conseil à la responsable de l’administration générale.
- La gestion des assemblées et des commissions municipales,
- Le suivi des contrats (hors marchés),
- Le traitement des demandes de paiement de subvention d'investissement, en collaboration avec la responsable,
- La participation au déroulement des marchés publics,
- Assurer les fonctions supports en soutien aux autres services
- Le secrétariat du service.
Vous serez une personne ressource pour les responsables de service de la collectivité en matière de commande publique et de gestion des assemblées et des commissions municipales.
Activités
Gérer les assemblées et les commissions municipales
• Préparer, coordonner et organiser les Conseil municipaux (de l’ordre du jour à la présentation),
• Rédiger et relire les décisions et les délibérations,
• Participer aux séances et rédiger les procès-verbaux (10 par an),
• Assurer la publication et la transmission des délibérations,
• Assister les responsables de service dans la préparation des commissions municipales (convocation – récupération, diffusion et archivage des CR).
Suivre les contrats (hors marchés)
• Tenir le fichier de suivi des contrats à jour (Mairie et CCAS),
• Etablir un calendrier de renouvellement, en lien avec les responsables de service,
• Relancer les services en cas de fin imminente des contrats,
• S'assurer du respect des règles de la commande publique, notamment des seuils.
Participer au déroulement des marchés publics
• Accompagner les responsables de service de la Mairie et du CCAS en matière de sourcing.
• Rédiger des consultations de faible montant et les lettres de consultation,
• Participer à l'analyse des offres pour la Mairie et le CCAS (contrôle du bordereau des plis, recensement des pièces, demandes de complément, participation au rapport d'analyse des offres),
• Préparer les courriers de notification, de rejet, d'admission, etc.,
• Assurer la continuité de service pour les actes courants.
Déposer les demandes de paiement de subvention
• Suivre les dossiers pour lesquels une subvention d'investissement a été accordée, notamment en termes de respect de calendrier,
• Récupérer les pièces administratives et comptables auprès des services,
• Garantir le respect de la réglementation en matière de publicité de la subvention,
• Instruire et déposer la demande de paiement,
• Informer le service Finances régulièrement de l'état des demandes et tenir le tableau de suivi,
• Être une ressource pour le dépôt des demandes de subvention de fonctionnement pour la Mairie et les appels à projets thématiques pour le CCAS.
Assurer les fonctions supports en soutien aux autres services
• Gérer les fournitures administratives des services de la Mairie,
• Faire remonter les besoins récurrents en matière d'assistance et de conseil à la responsable de l’administration générale.
Profils recherchés
Savoir-faire :
• Connaître le fonctionnement des collectivités territoriales
• Maitriser la réglementation applicable à la gestion des assemblées et des commissions municipales,
• Maîtriser la réglementation relative à la commande publique
• Maîtriser les outils informatiques et logiciels métiers
• Être doté de bonnes compétences rédactionnelles
Savoir-être :
• Rigueur et réactivité
• Sens de l’organisation
• Discrétion et respect des informations
• Capacité de communication et de partage de l'information
• Capacité à travailler en équipe
• Autonomie
• Connaître le fonctionnement des collectivités territoriales
• Maitriser la réglementation applicable à la gestion des assemblées et des commissions municipales,
• Maîtriser la réglementation relative à la commande publique
• Maîtriser les outils informatiques et logiciels métiers
• Être doté de bonnes compétences rédactionnelles
Savoir-être :
• Rigueur et réactivité
• Sens de l’organisation
• Discrétion et respect des informations
• Capacité de communication et de partage de l'information
• Capacité à travailler en équipe
• Autonomie
Contact et modalités de candidature
Contact
0473837466
Informations complémentaires
Si vous êtes intéressé-e par le poste, merci de transmettre votre lettre de motivation accompagnée de votre CV.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.