Assistante de direction
Offre n° O059241204001049
Publiée le 04/12/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
rue du Général Leclerc, Hem (Nord)
Poste à pourvoir le
03/01/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé lors d'une promotion interne
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sous l'autorité de la Directrice de la résidence autonomie, l'assistant(e) de direction recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif de la résidence.
Il/elle accueille les résidents, les familles et les visiteurs.
Il/elle suit les dossiers administratifs des résidents et gère la logistique des commandes et autres.
Il/elle assiste la Directrice de la résidence selon nécessité.
Il/elle accueille les résidents, les familles et les visiteurs.
Il/elle suit les dossiers administratifs des résidents et gère la logistique des commandes et autres.
Il/elle assiste la Directrice de la résidence selon nécessité.
Missions / conditions d'exercice
ACCUEIL ET PRISE EN CHARGE DES RÉSIDENTS
- Recevoir les visiteurs extérieurs et les renseigner
- Accueillir les résidents et leur famille
- Gérer les admissions (dossiers, contrats, entrée dans les lieux,...)
- Assister les résidents dans leurs démarches
- Assurer le " lien " entre les différents intervenants (médecins, infirmiers...) et les familles des résidents
-Suivi de la restauration (recensement des effectifs quotidien, élaboration des plans de table, ..)
SECRÉTARIAT
- Accueil téléphonique et physique du public,
- Rédaction des courriers administratifs, CR de réunions
- Suivi des conventions
- Enregistrement des courriers entrant sortant
- Affichage
- Réalisation d'outils (tableaux, graphiques, ...)
- Suivi des tableaux de bord nécessaires à l'établissement (Consommation de fluides - Statistiques diverses de fonctionnement et d'occupation - Suivi des plannings de travail, des congés et absences des agents, tableau de bord du parc automobile)
-Participer aux réunions avec les résidents (divers comités) et/ ou réunions partenariales.
COMPTABILITÉ
- Assurer la suppléance de la régie de recettes
- En l'absence de la comptable du CCAS, la supplée pour certaines opérations comptables
- Facturation des prestations (redevances - repas)
- Gestion CAF (APL-déclarations sur le site) / Gestion CPAM
BUDGET
- Suivre l'exécution des dépenses (bon de commande, facture)
- Suivre les dépenses du CPOM
FONCTIONNEMENT DE L'ÉTABLISSEMENT
Supplée la Directrice dans la :
- Participation à l'organisation des animations de la résidence (recherche des prestataires, devis, conventions, planning des animations, ...)
- Suivi de la gestion des stocks (produits d'entretien, consommables)
- Suivi des interventions techniques dans l'établissement (entreprises extérieures et services techniques) en lien avec l'équipe
Mission complémentaire :
Assurer la continuité de Direction pendant les absences/congés de la Directrice
- Recevoir les visiteurs extérieurs et les renseigner
- Accueillir les résidents et leur famille
- Gérer les admissions (dossiers, contrats, entrée dans les lieux,...)
- Assister les résidents dans leurs démarches
- Assurer le " lien " entre les différents intervenants (médecins, infirmiers...) et les familles des résidents
-Suivi de la restauration (recensement des effectifs quotidien, élaboration des plans de table, ..)
SECRÉTARIAT
- Accueil téléphonique et physique du public,
- Rédaction des courriers administratifs, CR de réunions
- Suivi des conventions
- Enregistrement des courriers entrant sortant
- Affichage
- Réalisation d'outils (tableaux, graphiques, ...)
- Suivi des tableaux de bord nécessaires à l'établissement (Consommation de fluides - Statistiques diverses de fonctionnement et d'occupation - Suivi des plannings de travail, des congés et absences des agents, tableau de bord du parc automobile)
-Participer aux réunions avec les résidents (divers comités) et/ ou réunions partenariales.
COMPTABILITÉ
- Assurer la suppléance de la régie de recettes
- En l'absence de la comptable du CCAS, la supplée pour certaines opérations comptables
- Facturation des prestations (redevances - repas)
- Gestion CAF (APL-déclarations sur le site) / Gestion CPAM
BUDGET
- Suivre l'exécution des dépenses (bon de commande, facture)
- Suivre les dépenses du CPOM
FONCTIONNEMENT DE L'ÉTABLISSEMENT
Supplée la Directrice dans la :
- Participation à l'organisation des animations de la résidence (recherche des prestataires, devis, conventions, planning des animations, ...)
- Suivi de la gestion des stocks (produits d'entretien, consommables)
- Suivi des interventions techniques dans l'établissement (entreprises extérieures et services techniques) en lien avec l'équipe
Mission complémentaire :
Assurer la continuité de Direction pendant les absences/congés de la Directrice
Profils recherchés
Connaissances :
* Connaissance de la législation applicable aux résidences autonomie
* Connaissance de la population des personnes âgées
* Bonne maitrise des outils bureautiques (Word, Excel, Internet, Outlook)
Savoir-faire :
* Expérience indispensable d'au moins 5 années sur des missions d'assistant (e) de Direction
* Compétences rédactionnelles, bonne maîtrise de l'orthographe et bonne expression orale
Savoir-être :
* Attrait pour le secteur social et notamment pour les personnes âgées,
* Aisance relationnelle,
* Sens de la diplomatie,
* Rigueur et distance professionnelle,
* Grande discrétion professionnelle,
* Aptitude à la polyvalence,
* Esprit d'équipe,
* Réactivité, disponibilité et bonne présentation.
La résidence est ouverte toute l'année, une grande disponibilité et une capacité d'adaptation face aux urgences seront appréciés.
* Connaissance de la législation applicable aux résidences autonomie
* Connaissance de la population des personnes âgées
* Bonne maitrise des outils bureautiques (Word, Excel, Internet, Outlook)
Savoir-faire :
* Expérience indispensable d'au moins 5 années sur des missions d'assistant (e) de Direction
* Compétences rédactionnelles, bonne maîtrise de l'orthographe et bonne expression orale
Savoir-être :
* Attrait pour le secteur social et notamment pour les personnes âgées,
* Aisance relationnelle,
* Sens de la diplomatie,
* Rigueur et distance professionnelle,
* Grande discrétion professionnelle,
* Aptitude à la polyvalence,
* Esprit d'équipe,
* Réactivité, disponibilité et bonne présentation.
La résidence est ouverte toute l'année, une grande disponibilité et une capacité d'adaptation face aux urgences seront appréciés.
Contact et modalités de candidature
Contact
recrutement @ville-hem.fr
Informations complémentaires
Les candidatures (lettre de motivation et CV) doivent être adressées à l'attention de Monsieur le Président, à l'adresse mail suivante : recrutement@ville-hem.fr
Pour toutes informations complémentaires vous pouvez contacter Monsieur Stéphane JEAN-BART, Responsable des Ressources Humaines au 03 20 66 58 40
Pour toutes informations complémentaires vous pouvez contacter Monsieur Stéphane JEAN-BART, Responsable des Ressources Humaines au 03 20 66 58 40
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.