1. Gestion administrative :
o Préparer et rédiger des courriers, comptes rendus, rapports, et notes de service.
o Assurer le suivi des dossiers administratifs en lien avec les missions du Pôle Populations.
o Gérer les agendas, planifier les réunions et rendez-vous, et organiser les déplacements.
o Classer et archiver les documents physiques et numériques.
o Tenir à jour les bases de données et les registres administratifs.
o Participation active à certaines missions spécifiques du pôle (élections, recensement …)

2. Coordination et support :
o Assurer la liaison entre les différents services et interlocuteurs internes et externes.
o Participer à l'organisation et à la logistique des réunions (convocations, préparation des dossiers, etc.).
o Suivre l'exécution des décisions prises lors des réunions et en assurer le reporting.
o Appuyer la coordination des projets en lien avec les missions du Pôle Populations

3. Accueil et communication :
o Accueillir et orienter les visiteurs, répondre aux appels téléphoniques et aux courriels.
o Gérer la communication interne du Pôle Populations (informations, notes internes, etc.).
o Contribuer à la diffusion des informations auprès des agents, des usagers et des partenaires.

4. Gestion budgétaire et suivi financier :
o Participer à la préparation budgétaire en lien avec les chefs de services.
o Assurer le traitement des factures, des notes de frais, et des commandes de fournitures ainsi que la réalisation des engagements de commandes.
o Suivi des dossiers de subventions, d’aide à l’investissement.

Conditions de travail :
• Horaires de bureau standards, avec une certaine flexibilité en fonction des besoins du service.
• Possibilité de déplacements occasionnels en fonction des missions.