Assistant(e) de direction
Offre n° O057250305000638
Publiée le 05/03/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
PLACE DE L'HOTEL DE VILLE, Rombas (Moselle)
Poste à pourvoir le
01/05/2025
Date limite de candidature
04/04/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Au sein de la Direction Générale et sous l'autorité de la Directrice générale des services, vous assurerez les missions principales suivantes :
Accueil et tenue du Secrétariat du Maire, du DGS et du 1er Adjoint au Maire.
Apporter une aide permanente au chef de l’exécutif.
Assurer un secrétariat de direction, rédiger des courriers de réponses en directions d’administrés, de partenaires, …
Organiser l’agenda du Maire et du DGS, veiller à la cohérence de ceux-ci et orienter l’information transverse en direction des services.
Accueil et tenue du Secrétariat du Maire, du DGS et du 1er Adjoint au Maire.
Apporter une aide permanente au chef de l’exécutif.
Assurer un secrétariat de direction, rédiger des courriers de réponses en directions d’administrés, de partenaires, …
Organiser l’agenda du Maire et du DGS, veiller à la cohérence de ceux-ci et orienter l’information transverse en direction des services.
Missions / conditions d'exercice
1- Réceptionner, traiter et diffuser l’information :
Enregistrer le courrier départ/arrivé
Diffuser les informations aux élus et aux services
Envoyer les courriers produits par le Maire, les DGS, le 1er Adjoint et établir leurs correspondances
2- Garantir l’agenda du Maire et du DGS :
Prendre les rendez-vous
Préparer les dossiers si besoin est
3- Assurer le secrétariat du Maire et de ses adjoints :
Consigner et répondre aux doléances des usagers avec le DGS
Prendre les rendez-vous, tenir l’agenda commun
Recherche et diffusion d’informations
Préparation des notes de services, arrêtés (non techniques et ressources humaines) et des décisions du Maire
Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
Organiser les réunions : convocation, ordre du jour…
Redistribuer les parapheurs signés
Rédiger et gérer le courrier du Maire et des élus avec le DGS
Garantir la gestion de la base de données de contacts (protocole, journalistes, …)
4- Interface avec le secrétariat général :
Garantir les parapheurs,
Accompagner les assemblées, instances et commissions
5- Assistance cabinet :
Avant-projet discours,
Préparer des dossiers pour l’exécutif
6- Conseil Municipal :
Préparer le dossier préparatif au Conseil Municipal + envoi
Préparer les délibérations, procès-verbaux, comptes-rendus sommaires
Dématérialiser les actes (suivi en Préfecture)
Préparer les registres des délibérations du Conseil Municipal
7- Noces :
Réception du formulaire
Commande de fleurs – cadeaux (lampe + livre) – emballage
8- Suivi et Gestion des sinistres :
- Réception des pièces des sinistres (photos, constats…)
- Déclaration aux assurances
- Suivi des sinistres, relances des assurances
- Réception et distribution des cartes vertes des véhicules
9- Activités juridiques :
- Rédaction des conventions, contrats et baux divers liés à l’activité de la commune
- Instruction et gestion des marchés publics
Enregistrer le courrier départ/arrivé
Diffuser les informations aux élus et aux services
Envoyer les courriers produits par le Maire, les DGS, le 1er Adjoint et établir leurs correspondances
2- Garantir l’agenda du Maire et du DGS :
Prendre les rendez-vous
Préparer les dossiers si besoin est
3- Assurer le secrétariat du Maire et de ses adjoints :
Consigner et répondre aux doléances des usagers avec le DGS
Prendre les rendez-vous, tenir l’agenda commun
Recherche et diffusion d’informations
Préparation des notes de services, arrêtés (non techniques et ressources humaines) et des décisions du Maire
Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
Organiser les réunions : convocation, ordre du jour…
Redistribuer les parapheurs signés
Rédiger et gérer le courrier du Maire et des élus avec le DGS
Garantir la gestion de la base de données de contacts (protocole, journalistes, …)
4- Interface avec le secrétariat général :
Garantir les parapheurs,
Accompagner les assemblées, instances et commissions
5- Assistance cabinet :
Avant-projet discours,
Préparer des dossiers pour l’exécutif
6- Conseil Municipal :
Préparer le dossier préparatif au Conseil Municipal + envoi
Préparer les délibérations, procès-verbaux, comptes-rendus sommaires
Dématérialiser les actes (suivi en Préfecture)
Préparer les registres des délibérations du Conseil Municipal
7- Noces :
Réception du formulaire
Commande de fleurs – cadeaux (lampe + livre) – emballage
8- Suivi et Gestion des sinistres :
- Réception des pièces des sinistres (photos, constats…)
- Déclaration aux assurances
- Suivi des sinistres, relances des assurances
- Réception et distribution des cartes vertes des véhicules
9- Activités juridiques :
- Rédaction des conventions, contrats et baux divers liés à l’activité de la commune
- Instruction et gestion des marchés publics
Profils recherchés
- Niveau Bac + 2 minimum
- Connaître les domaines de compétences des communes et des partenaires publics
- Maîtriser la rédaction administrative
- Maîtriser les applications informatiques professionnelles et la bureautique courante
- Savoir communiquer et avoir une bonne capacité d'écoute et de compréhension
- Respecter les délais réglementaires
- Maîtrise de la prise de notes
- Connaître la règlementation en matière de marchés publics et savoir l’appliquer
- Capacité d’adaptation et à gérer les situations de stress
- Aptitude au travail transversal (poly compétence)
- Avoir le sens du service public (déontologie et discrétion)
- Savoir gérer la polyvalence et les priorités
- Être organisé, rigoureux et méthodique
- Être efficace
- Expérience similaire souhaitée
- Connaître les domaines de compétences des communes et des partenaires publics
- Maîtriser la rédaction administrative
- Maîtriser les applications informatiques professionnelles et la bureautique courante
- Savoir communiquer et avoir une bonne capacité d'écoute et de compréhension
- Respecter les délais réglementaires
- Maîtrise de la prise de notes
- Connaître la règlementation en matière de marchés publics et savoir l’appliquer
- Capacité d’adaptation et à gérer les situations de stress
- Aptitude au travail transversal (poly compétence)
- Avoir le sens du service public (déontologie et discrétion)
- Savoir gérer la polyvalence et les priorités
- Être organisé, rigoureux et méthodique
- Être efficace
- Expérience similaire souhaitée
Contact et modalités de candidature
Contact
0387679232
Informations complémentaires
Rémunération statutaire, régime indemnitaire, 13ème mois, prime de vacances
Contrat Mutuelle et Prévoyance avec participation de l’employeur
Poste à temps complet
Adresser lettre de candidature manuscrite + CV + photo à
Monsieur le Maire de Rombas
Place de l’Hôtel de Ville
57120 ROMBAS
Contrat Mutuelle et Prévoyance avec participation de l’employeur
Poste à temps complet
Adresser lettre de candidature manuscrite + CV + photo à
Monsieur le Maire de Rombas
Place de l’Hôtel de Ville
57120 ROMBAS
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.