Assistant.e de direction h/f
Offre n° O045250110000225
Publiée le 10/01/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
9 rue Saint Pierre Lentin, Orléans (Loiret)
Poste à pourvoir le
24/02/2025
Date limite de candidature
09/02/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Descriptif de l'emploi
En ce début d'année 2025, la direction du système d'information et des services numériques rencontre un nouveau challenge, au travers de la mise en place de son schéma directeur Objectif Num. Cette évolution majeure entraine notamment une restructuration de la direction et l'accueil de nouveaux collaborateurs.
Relations fonctionnelles :
· Internes : directions et services internes
· Externes : fournisseurs
Responsable hiérarchique : Directeur du Système d’Information et des Services Numériques
Relations fonctionnelles :
· Internes : directions et services internes
· Externes : fournisseurs
Responsable hiérarchique : Directeur du Système d’Information et des Services Numériques
Missions / conditions d'exercice
L’assistant(e) de direction accompagne le directeur dans la gestion administrative de la direction du système d’information et des services numériques. En étroite collaboration avec ce dernier, il/elle est chargé(e) de lui apporter son soutien en matière de gestion, de communication, d'information et suivi de dossiers, et est en contact régulier avec les chefs de services et les agents de la direction.
Il/elle assure l’accueil physique et téléphonique de la direction, gère l’agenda du directeur, organise les réunions de la direction et réalise les comptes-rendus. Il/elle est amené(e) ponctuellement à seconder les autres assistant(e)s de direction de la Direction Générale Déléguée.
Il/elle effectue le suivi administratif du personnel de la direction, traite les demandes de stages et organise l’accueil des nouveaux arrivants. Il/elle structure et assure la transmission des informations en interne et en externe à la direction.
Il/elle assure également la fourniture et la gestion des clés de certificats électroniques individuels.
Missions :
Le quotidien de l'assistant.e de direction de la DSISN est rythmé par les tâches suivantes :
Gestion administrative - 90% :
- Réalise l’accueil physique et téléphonique de la direction
- Assure le traitement du courrier et des e-mails
- Gère l’agenda et l’emploi du temps du directeur
- Prépare et organise la logistique des différents événements (réunions, déplacements, interventions, séminaires…)
- Assiste aux réunions de direction, rédige les comptes-rendus et les diffuse
- Prépare et contrôle les dossiers (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions…)
- Organise le tri, le classement et l’archivage des documents de la direction et maintient à jour les guides des procédures administratives
- Gère la mise à jour des contenus dans l’outil collaboratif et dans l’Intranet
- Gère les stocks et les commandes de fournitures de bureau
- Participe à l’organisation des recrutements et des formations et réalise l’accueil des nouveaux arrivants et des stagiaires
- Réalise un suivi administratif du personnel (entretiens professionnels, formations…)
- Rend compte à travers des points réguliers de l’avancement de son activité, des rendez-vous prévus et des dossiers
- Rassemble et met en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs…)
- Participe aux réunions avec les autres assistantes de direction et assure le remplacement ponctuel des autres assistant(e)s de la Direction Générale Déléguée dans le cadre du secrétariat mutualisé
Gestion des certificats électroniques individuels - 10% :
- Réalise la commande des certificats électroniques individuels
- Délivre les clés de certificats électroniques aux utilisateurs
Conditions générales :
Horaires : 37, 39 ou 40 h/semaine
Spécificités:
Remplace parfois des assistant(e)s des autres directions de la Direction Générale Déléguée dans le cadre du secrétariat mutualisée.
RIFSEEP: B3
Avantages sociaux :
Accord télétravail en vigueur,
Ticket restaurant ou accès à la restauration collective RIA, Remboursement des frais de transports collectifs,
Adhésion à un contrat collectif mutuelle MNFCT, Adhésion à un contrat collectif prévoyance Collecteam,
Adhésion possible au COS, Accès Plurelya
Il/elle assure l’accueil physique et téléphonique de la direction, gère l’agenda du directeur, organise les réunions de la direction et réalise les comptes-rendus. Il/elle est amené(e) ponctuellement à seconder les autres assistant(e)s de direction de la Direction Générale Déléguée.
Il/elle effectue le suivi administratif du personnel de la direction, traite les demandes de stages et organise l’accueil des nouveaux arrivants. Il/elle structure et assure la transmission des informations en interne et en externe à la direction.
Il/elle assure également la fourniture et la gestion des clés de certificats électroniques individuels.
Missions :
Le quotidien de l'assistant.e de direction de la DSISN est rythmé par les tâches suivantes :
Gestion administrative - 90% :
- Réalise l’accueil physique et téléphonique de la direction
- Assure le traitement du courrier et des e-mails
- Gère l’agenda et l’emploi du temps du directeur
- Prépare et organise la logistique des différents événements (réunions, déplacements, interventions, séminaires…)
- Assiste aux réunions de direction, rédige les comptes-rendus et les diffuse
- Prépare et contrôle les dossiers (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions…)
- Organise le tri, le classement et l’archivage des documents de la direction et maintient à jour les guides des procédures administratives
- Gère la mise à jour des contenus dans l’outil collaboratif et dans l’Intranet
- Gère les stocks et les commandes de fournitures de bureau
- Participe à l’organisation des recrutements et des formations et réalise l’accueil des nouveaux arrivants et des stagiaires
- Réalise un suivi administratif du personnel (entretiens professionnels, formations…)
- Rend compte à travers des points réguliers de l’avancement de son activité, des rendez-vous prévus et des dossiers
- Rassemble et met en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs…)
- Participe aux réunions avec les autres assistantes de direction et assure le remplacement ponctuel des autres assistant(e)s de la Direction Générale Déléguée dans le cadre du secrétariat mutualisé
Gestion des certificats électroniques individuels - 10% :
- Réalise la commande des certificats électroniques individuels
- Délivre les clés de certificats électroniques aux utilisateurs
Conditions générales :
Horaires : 37, 39 ou 40 h/semaine
Spécificités:
Remplace parfois des assistant(e)s des autres directions de la Direction Générale Déléguée dans le cadre du secrétariat mutualisée.
RIFSEEP: B3
Avantages sociaux :
Accord télétravail en vigueur,
Ticket restaurant ou accès à la restauration collective RIA, Remboursement des frais de transports collectifs,
Adhésion à un contrat collectif mutuelle MNFCT, Adhésion à un contrat collectif prévoyance Collecteam,
Adhésion possible au COS, Accès Plurelya
Profils recherchés
Dans l'exercice de ses missions, l'assistant.e de direction utilise les compétences suivantes :
Savoir
- Maîtrise des logiciels de bureau de la suite Office 365 (Word, Excel, Powerpoint, Outlook, Teams…)
- Maîtrise des techniques et des outils de secrétariat de direction (accueil, prise de note, organisation des réunions et des événements…)
- Connaissance de l’organisation interne de la collectivité et de la direction (procédures)
- Connaissances en gestion administrative
- Aptitude à traiter l’information (tri, classement, archivage, recherche, diffusion…)
Savoir-être
- Autonomie, esprit d’initiative
- Discrétion
- Organisation et rigueur
- Sens de l’écoute et de la communication
- Disponibilité, réactivité
- Capacité d’adaptation et à travailler dans des délais contraints
- Esprit d’équipe, aisance relationnelle
Savoir
- Maîtrise des logiciels de bureau de la suite Office 365 (Word, Excel, Powerpoint, Outlook, Teams…)
- Maîtrise des techniques et des outils de secrétariat de direction (accueil, prise de note, organisation des réunions et des événements…)
- Connaissance de l’organisation interne de la collectivité et de la direction (procédures)
- Connaissances en gestion administrative
- Aptitude à traiter l’information (tri, classement, archivage, recherche, diffusion…)
Savoir-être
- Autonomie, esprit d’initiative
- Discrétion
- Organisation et rigueur
- Sens de l’écoute et de la communication
- Disponibilité, réactivité
- Capacité d’adaptation et à travailler dans des délais contraints
- Esprit d’équipe, aisance relationnelle
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Merci d'envoyer votre CV et lettre de motivation via la plateforme de recrutement en ligne (lien de candidature)
Renseignements administratifs : Cécile DAHIEZ, Chargée de recrutement : 02.38.70.30.36
Renseignements administratifs : Cécile DAHIEZ, Chargée de recrutement : 02.38.70.30.36
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.