Responsable adjoint-e d’unité démarches administratives et citoyennes
Offre n° O038250226000600
Publiée le 28/02/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Nichée au cœur des montagnes, Grenoble est une ville dynamique et une terre d’engagement, réputée pour son esprit d’innovation, sa qualité de vie et son patrimoine culturel. Avec ses parcs verdoyants, son cœur de ville chaleureux et ses sommets enneigés à proximité, Grenoble offre un cadre de vie exceptionnel, propice à l'épanouissement personnel et professionnel. Que vous soyez passionné-e par les sports de montagne, l'art et la culture, ou simplement en quête d’une vie urbaine et citoyenne animée, Grenoble a tout pour vous séduire.
C’est grâce aux 4 000 femmes et hommes qui travaillent au sein de la Ville de Grenoble que le service public se déploie en proximité chaque jour auprès des enfants, des aîné-e-s, des citoyennes et citoyens, des personnes les plus fragiles. Dans les quartiers comme au cœur de la ville, dans nos équipements culturels et sportifs, dans nos parcs et nos rues, c’est grâce à ces femmes et ces hommes que se concrétisent les projets écologiques et sociaux qui font de Grenoble une ville avec un temps d’avance. Rejoignez-nous pour contribuer à ce projet collectif !
La VILLE DE GRENOBLE : c’est plus de 150 MÉTIERS, IL Y EN A FORCÉMENT UN POUR VOUS!
C’est grâce aux 4 000 femmes et hommes qui travaillent au sein de la Ville de Grenoble que le service public se déploie en proximité chaque jour auprès des enfants, des aîné-e-s, des citoyennes et citoyens, des personnes les plus fragiles. Dans les quartiers comme au cœur de la ville, dans nos équipements culturels et sportifs, dans nos parcs et nos rues, c’est grâce à ces femmes et ces hommes que se concrétisent les projets écologiques et sociaux qui font de Grenoble une ville avec un temps d’avance. Rejoignez-nous pour contribuer à ce projet collectif !
La VILLE DE GRENOBLE : c’est plus de 150 MÉTIERS, IL Y EN A FORCÉMENT UN POUR VOUS!
Site web de l'employeur
Lieu de travail
11, boulevard jean pain, Grenoble (Isère)
Poste à pourvoir le
01/04/2025
Date limite de candidature
30/03/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Le service Relations aux Usagers fait partie de la Direction de la Relation Citoyenne qui est le principal point d'entrée des demandes citoyennes dans l'organisation Ville. Les interactions usagers-administration tiennent une place importante dans la vie des citoyens. La manière dont les usagers sont accueillis, écoutés, servis est essentielle. L’amélioration de la relation usagers est une priorité de la Ville de Grenoble qui œuvre pour améliorer la qualité de service, moderniser et simplifier les parcours usagers.
Le Service Relations aux Usagers, au cœur du service public municipal, assure des fonctions d’accueil primordiales et est en charge de la délivrance de prestations régaliennes confiées par l’État aux collectivités territoriales : la gestion de l’état civil (naissance, unions, décès, changement de prénom/nom), la gestion administrative et technique des cimetières et des affaires funéraires, la gestion des démarches administratives et citoyennes. Parmi les 4 unités qui composent ce service, l’Unité Démarches Administratives et Citoyennes a en charge la délivrance des titres d’identité, la réalisation de 14 formalités administratives différentes, l'organisation des élections, la tenue des listes électorales, la réponse à des enquêtes administratives, le recensement de la population.
L’unité est composée de 21 agents.
Sous l’autorité du/de la responsable d’unité, que vous secondez, vous venez en appui de l’équipe chargée de l’instruction des démarches administratives et réglementaires.
Vous assurez son intérim en cas d’absence.
Le Service Relations aux Usagers, au cœur du service public municipal, assure des fonctions d’accueil primordiales et est en charge de la délivrance de prestations régaliennes confiées par l’État aux collectivités territoriales : la gestion de l’état civil (naissance, unions, décès, changement de prénom/nom), la gestion administrative et technique des cimetières et des affaires funéraires, la gestion des démarches administratives et citoyennes. Parmi les 4 unités qui composent ce service, l’Unité Démarches Administratives et Citoyennes a en charge la délivrance des titres d’identité, la réalisation de 14 formalités administratives différentes, l'organisation des élections, la tenue des listes électorales, la réponse à des enquêtes administratives, le recensement de la population.
L’unité est composée de 21 agents.
Sous l’autorité du/de la responsable d’unité, que vous secondez, vous venez en appui de l’équipe chargée de l’instruction des démarches administratives et réglementaires.
Vous assurez son intérim en cas d’absence.
Missions / conditions d'exercice
1- FINALITÉ DU POSTE :
Le poste d’adjoint·e a comme objectifs et finalités :
assurer la continuité de service,
l’amélioration de la relation usagers avec l’équipe et en transversalité avec le service Accueil des Publics (SAP),
le développement et la facilitation de la dématérialisation,
de garantir en toutes circonstances la bonne exécution des missions et la délivrance des prestations.
2 – MISSIONS PRINCIPALES :
Faciliter le lien avec l’usager
Assurer une vigilance sur les relations complexes avec les usagers en analysant les attentes et leur comportement pour proposer des solutions et / ou pistes d’amélioration,
Intervenir en appui de l’équipe en cas de difficulté en faisant preuve de pédagogie,
Effectuer les réponses aux usagers par les différents canaux,
Faire l’interface entre l’unité et le SAP,
Proposer et mettre en œuvre des actions d’amélioration continue en participant aux groupes de travail dédiés avec l’équipe.
Intervenir en support pour la bonne gestion de l’activité de l’unité
Renforcer les équipes opérationnelles des démarches administratives en cas de besoin,
Intervenir auprès de l’État pour la résolution de problèmes ou de situations particulières ou complexes,
Gérer la mise à disposition par la Préfecture du dispositif de recueil mobile et le suivi des rendez-vous,
Maîtriser la gestion des dossiers de la réglementation,
Tenir des statistiques d’activité en général et de taux d’utilisation des dispositifs de recueils de titres.
Contribuer au développement de la dématérialisation des démarches
Actualiser, optimiser la base de connaissances de la relation usagers en veillant à la qualité de service rendu.
Assurer l’administration des différents outils métier en lien avec le / la responsable de l’unité et le service Système d’information,
Participer au projet de simplification, dématérialisation et de modernisation du service public en simplifiant les processus pour les usagers et les agents.
3 – MISSIONS SECONDAIRES :
Assurer l’intérim de la / du responsable d’unité en cas d’absence,
Participer à :
La supervision de la tenue des listes électorales,
La préparation et l’organisation des scrutins,
La tenue du recensement annuel de la population en assurant l’encadrement d’agents recenseurs.
4 – MISSIONS ANNEXES :
Rédiger des arrêtés d’Admission en Soins psychiatriques en lien avec le Service de la Promotion de la Santé,
Pourra être mobilisé·e sur les temps forts des services de la Direction.
Le poste d’adjoint·e a comme objectifs et finalités :
assurer la continuité de service,
l’amélioration de la relation usagers avec l’équipe et en transversalité avec le service Accueil des Publics (SAP),
le développement et la facilitation de la dématérialisation,
de garantir en toutes circonstances la bonne exécution des missions et la délivrance des prestations.
2 – MISSIONS PRINCIPALES :
Faciliter le lien avec l’usager
Assurer une vigilance sur les relations complexes avec les usagers en analysant les attentes et leur comportement pour proposer des solutions et / ou pistes d’amélioration,
Intervenir en appui de l’équipe en cas de difficulté en faisant preuve de pédagogie,
Effectuer les réponses aux usagers par les différents canaux,
Faire l’interface entre l’unité et le SAP,
Proposer et mettre en œuvre des actions d’amélioration continue en participant aux groupes de travail dédiés avec l’équipe.
Intervenir en support pour la bonne gestion de l’activité de l’unité
Renforcer les équipes opérationnelles des démarches administratives en cas de besoin,
Intervenir auprès de l’État pour la résolution de problèmes ou de situations particulières ou complexes,
Gérer la mise à disposition par la Préfecture du dispositif de recueil mobile et le suivi des rendez-vous,
Maîtriser la gestion des dossiers de la réglementation,
Tenir des statistiques d’activité en général et de taux d’utilisation des dispositifs de recueils de titres.
Contribuer au développement de la dématérialisation des démarches
Actualiser, optimiser la base de connaissances de la relation usagers en veillant à la qualité de service rendu.
Assurer l’administration des différents outils métier en lien avec le / la responsable de l’unité et le service Système d’information,
Participer au projet de simplification, dématérialisation et de modernisation du service public en simplifiant les processus pour les usagers et les agents.
3 – MISSIONS SECONDAIRES :
Assurer l’intérim de la / du responsable d’unité en cas d’absence,
Participer à :
La supervision de la tenue des listes électorales,
La préparation et l’organisation des scrutins,
La tenue du recensement annuel de la population en assurant l’encadrement d’agents recenseurs.
4 – MISSIONS ANNEXES :
Rédiger des arrêtés d’Admission en Soins psychiatriques en lien avec le Service de la Promotion de la Santé,
Pourra être mobilisé·e sur les temps forts des services de la Direction.
Profils recherchés
Avoir une aptitude à la médiation, une aisance relationnelle et rédactionnelle
Maîtriser les outils informatiques et les logiciels métiers (ADAGIO, GRC, e-sirus, PACNI, etc)
Être réactif·ve en cas de situations complexe et prendre les initiatives adéquates
Maîtriser les techniques d’accueil et de régulation des situations complexes avec les usagers·ères
Savoir s’adapter à la pluralité des demandes, les hiérarchiser, et contrôler leur exécution
Connaître et contrôler l’application des textes et la réglementation en vigueur
Maîtriser les compétences techniques nécessaires au domaine d’intervention (prestations administratives et réglementaires)
Maîtriser les outils informatiques et les logiciels métiers (ADAGIO, GRC, e-sirus, PACNI, etc)
Être réactif·ve en cas de situations complexe et prendre les initiatives adéquates
Maîtriser les techniques d’accueil et de régulation des situations complexes avec les usagers·ères
Savoir s’adapter à la pluralité des demandes, les hiérarchiser, et contrôler leur exécution
Connaître et contrôler l’application des textes et la réglementation en vigueur
Maîtriser les compétences techniques nécessaires au domaine d’intervention (prestations administratives et réglementaires)
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Temps de travail hebdomadaire :
35h35, ouvrant droit à 4 jours de repos, avec possibilité d’organiser la semaine sur 5 ou 4,5 jours, sous réserve des nécessités de service
et 25 jours de congés annuels et 2 jours de congés dit de fractionnement
Congés : à prendre en concertation avec la / le responsable de l’unité afin d’assurer une continuité de service
Temps de travail : 35 heures 35 sur des plages horaires variables.
Travail les week-ends de scrutins
Possibilité de congés familiaux notamment : le congé proche aidant, le congé de présence parentale et le congé de solidarité familiale,
Possibilité d'autorisation spéciale d'absence pour examens médicaux dans le cas de pathologie lourdes ou de règles douloureuses,
Télétravail, 1 ou 2 jours par semaine en fonction de l'organisation du service, éligible à la prime télétravail dans la limite de 110 € par an
Possibilité participation employeur à la mutuelle santé et prévoyance,
Participation financière employeur aux espaces de restauration collectifs conventionnés
Forfait mobilité : participation financière de la Ville à hauteur de 75% (dans la limite de 101€/mois) sur vos abonnements MTAG, Transisère, SNCF et Métrovélo...; cumul possible avec le Forfait Mobilités Durables montant maximum de 300 € / an,
Sport au travail : 1 heure hebdomadaire fixe comprise dans le temps de travail parmi les activités proposées par la collectivité
Pour les contrats supérieurs à 6 mois :
Prime fin d’année (13ème mois proratisé au nombre de mois du contrat)
Comité des Œuvres Sociales (chèques vacances, tarifs réduits voyages et spectacles)
35h35, ouvrant droit à 4 jours de repos, avec possibilité d’organiser la semaine sur 5 ou 4,5 jours, sous réserve des nécessités de service
et 25 jours de congés annuels et 2 jours de congés dit de fractionnement
Congés : à prendre en concertation avec la / le responsable de l’unité afin d’assurer une continuité de service
Temps de travail : 35 heures 35 sur des plages horaires variables.
Travail les week-ends de scrutins
Possibilité de congés familiaux notamment : le congé proche aidant, le congé de présence parentale et le congé de solidarité familiale,
Possibilité d'autorisation spéciale d'absence pour examens médicaux dans le cas de pathologie lourdes ou de règles douloureuses,
Télétravail, 1 ou 2 jours par semaine en fonction de l'organisation du service, éligible à la prime télétravail dans la limite de 110 € par an
Possibilité participation employeur à la mutuelle santé et prévoyance,
Participation financière employeur aux espaces de restauration collectifs conventionnés
Forfait mobilité : participation financière de la Ville à hauteur de 75% (dans la limite de 101€/mois) sur vos abonnements MTAG, Transisère, SNCF et Métrovélo...; cumul possible avec le Forfait Mobilités Durables montant maximum de 300 € / an,
Sport au travail : 1 heure hebdomadaire fixe comprise dans le temps de travail parmi les activités proposées par la collectivité
Pour les contrats supérieurs à 6 mois :
Prime fin d’année (13ème mois proratisé au nombre de mois du contrat)
Comité des Œuvres Sociales (chèques vacances, tarifs réduits voyages et spectacles)
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.