Agent d'accueil, d'état civil et d'assistance administrative
Offre n° O038240802001024
Publiée le 24/10/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
496 Route Départementale 1090, Bernin (Isère)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Descriptif de l'emploi
La commune de Bernin (3 200 habitants), située à 15 min. de Grenoble au coeur de la vallée du Grésivaudan et bénéficiant d'un cadre de vie privilégié, recrute son nouvel Agent d'accueil, d'état civil et d'assistance administrative (H/F) afin d'anticiper le départ en retraite de l'actuel agent en poste.
Poste à temps complet, ouvert aux agents titulaires de la filière administrative, en catégorie C, ou à défaut aux contractuels.
Rattaché(e) au Service à la population, aux côtés des 5 agents qui composent le service, vous aurez pour mission d'accueillir, de renseigner et d'orienter le public, mais aussi de garantir la bonne mise à disposition des services à la population dans lesquels vous intervenez (état civil, affaires funéraires, élections, demandes générales), notamment à travers la rédaction des actes officiels et documents administratifs correspondants.
Vous assurerez également une assistance administrative dans les domaines relevant du Service à la population et du CCAS, en soutien à la Responsable du service, par l'accomplissement de différentes tâches de secrétariat de traitement et de suivi de dossiers.
Enjeux du poste :
L'Agent d'accueil, d'état civil et d'assistance administrative représente l'image de la commune de Bernin auprès des administrés et des tiers avec lesquels il est en contact direct au quotidien, notamment par son rôle dans l'accueil général, l'état civil et les affaires funéraires, impliquant savoir-être exemplaire et réelles capacités d'écoute, de dialogue et d'empathie. Il est capable d'orienter les personnes vers le bon interlocuteur et de mener à bien de manière autonome les missions qui lui sont confiées.
Rémunération, avantages : traitement indiciaire + régime indemnitaire lié aux fonctions (IFSE) + NBI de 10 points liée aux fonctions (sous condition d'être titulaire de la fonction publique territoriale) + prime de fin d'année + chèques déjeuner si souhaité (7 euro; par jour travaillé, dont 50% pris en charge par l'employeur) + possibilité d'adhérer au contrat de prévoyance mis en place par la collectivité (participation employeur de 20 euro; mensuel) + adhésion au COS38 (comité social du personnel).
Poste à temps complet, ouvert aux agents titulaires de la filière administrative, en catégorie C, ou à défaut aux contractuels.
Rattaché(e) au Service à la population, aux côtés des 5 agents qui composent le service, vous aurez pour mission d'accueillir, de renseigner et d'orienter le public, mais aussi de garantir la bonne mise à disposition des services à la population dans lesquels vous intervenez (état civil, affaires funéraires, élections, demandes générales), notamment à travers la rédaction des actes officiels et documents administratifs correspondants.
Vous assurerez également une assistance administrative dans les domaines relevant du Service à la population et du CCAS, en soutien à la Responsable du service, par l'accomplissement de différentes tâches de secrétariat de traitement et de suivi de dossiers.
Enjeux du poste :
L'Agent d'accueil, d'état civil et d'assistance administrative représente l'image de la commune de Bernin auprès des administrés et des tiers avec lesquels il est en contact direct au quotidien, notamment par son rôle dans l'accueil général, l'état civil et les affaires funéraires, impliquant savoir-être exemplaire et réelles capacités d'écoute, de dialogue et d'empathie. Il est capable d'orienter les personnes vers le bon interlocuteur et de mener à bien de manière autonome les missions qui lui sont confiées.
Rémunération, avantages : traitement indiciaire + régime indemnitaire lié aux fonctions (IFSE) + NBI de 10 points liée aux fonctions (sous condition d'être titulaire de la fonction publique territoriale) + prime de fin d'année + chèques déjeuner si souhaité (7 euro; par jour travaillé, dont 50% pris en charge par l'employeur) + possibilité d'adhérer au contrat de prévoyance mis en place par la collectivité (participation employeur de 20 euro; mensuel) + adhésion au COS38 (comité social du personnel).
Missions / conditions d'exercice
Etat civil et gestion des affaires funéraires :
* Gestion des actes d'état civil de la commune : traitement et suivi des dossiers de mariage et de PACS, des dossiers de parrainages civils ; traitement et suivi d'actes (naissance, reconnaissance, changement de nom, mariage, décès, actes d'enfant sans vie, mentions sur actes, livret de famille, changement de prénoms, PACS, HUBEE, rectifications administratives, etc.).
* Etablissement, traitement et suivi d'acte divers en matière d'état civil et affaires générales : certificats de vie, de célibat, de vie maritale, de résidence, légalisation de signature, certification de conformité pour l'étranger ; réponse aux courriers et demandes de renseignement des officiers publics ; gestion du recensement des citoyens à partir de 16 ans, etc.
* Gestion des affaires funéraires : traitement et suivi des demandes d'inhumation, attribution des concessions, travaux sur les concessions, renouvellements, reprises et conversions de concessions ; établissement des actes correspondants et enregistrement des règlements pour établissement des titres de recettes.
Accueil général du public :
* Accueil et renseignement du public sur place, par téléphone ou par mail.
* Apport du premier niveau de renseignement et le cas échéant orientation des demandes et réclamations vers les services ou organismes concernés.
* Transmission de formulaires, documents divers et réponses aux demandes de consultation de documents.
* Transmission des messages/réclamations/demandes aux services concernés en récoltant les informations nécessaires : identité, coordonnées, objet de la demande.
* Constitution, actualisation et diffusion d'un fonds de documentation pour les administrés (informations sur les évènements de la commune et de ses partenaires, sur les services aux usagers).
* Gestion de l'affichage des informations destinées au public et de l'affichage légal en lien avec les services.
Traitement du courrier arrivé / départ :
* Gestion du courrier postal : enregistrement, affectation aux services et classement/archivage des courriers reçus ; enregistrement et affranchissement des courriers envoyés par les services.
* Gestion du courrier électronique : tri et diffusion des courriers électroniques aux services concernés, enregistrement et matérialisation papier si nécessaire pour transmission, rédaction et transmission d'accusés d'enregistrement électronique.
Assistance au traitement des opérations électorales :
* Enregistrement, traitement et suivi des inscriptions, des radiations, des changements d'adresse sur les listes électorales ainsi que des procurations reçues.
* Soutien à la préparation et l'organisation des différents scrutins.
Assistance administrative générale :
* Accomplissement de différentes tâches de secrétariat (constitution et mise à jour de dossiers, rédaction/mise en forme de courriers, notes, actes administratifs divers, etc.) dans les domaines des relations aux administrés et du CCAS.
* Soutien à la préparation du Conseil d'administration du CCAS et au traitement des délibérations votées (procès-verbaux, notifications, envoi de courriers, etc.).
* Accueil et accompagnement ponctuel du public souhaitant bénéficier de l'espace numérique pour diverses démarches en ligne (réservé aux personnes éloignées du numérique).
* En remplacement ponctuel : gestion de la location de salles pour les particuliers et entreprises.
* Gestion des actes d'état civil de la commune : traitement et suivi des dossiers de mariage et de PACS, des dossiers de parrainages civils ; traitement et suivi d'actes (naissance, reconnaissance, changement de nom, mariage, décès, actes d'enfant sans vie, mentions sur actes, livret de famille, changement de prénoms, PACS, HUBEE, rectifications administratives, etc.).
* Etablissement, traitement et suivi d'acte divers en matière d'état civil et affaires générales : certificats de vie, de célibat, de vie maritale, de résidence, légalisation de signature, certification de conformité pour l'étranger ; réponse aux courriers et demandes de renseignement des officiers publics ; gestion du recensement des citoyens à partir de 16 ans, etc.
* Gestion des affaires funéraires : traitement et suivi des demandes d'inhumation, attribution des concessions, travaux sur les concessions, renouvellements, reprises et conversions de concessions ; établissement des actes correspondants et enregistrement des règlements pour établissement des titres de recettes.
Accueil général du public :
* Accueil et renseignement du public sur place, par téléphone ou par mail.
* Apport du premier niveau de renseignement et le cas échéant orientation des demandes et réclamations vers les services ou organismes concernés.
* Transmission de formulaires, documents divers et réponses aux demandes de consultation de documents.
* Transmission des messages/réclamations/demandes aux services concernés en récoltant les informations nécessaires : identité, coordonnées, objet de la demande.
* Constitution, actualisation et diffusion d'un fonds de documentation pour les administrés (informations sur les évènements de la commune et de ses partenaires, sur les services aux usagers).
* Gestion de l'affichage des informations destinées au public et de l'affichage légal en lien avec les services.
Traitement du courrier arrivé / départ :
* Gestion du courrier postal : enregistrement, affectation aux services et classement/archivage des courriers reçus ; enregistrement et affranchissement des courriers envoyés par les services.
* Gestion du courrier électronique : tri et diffusion des courriers électroniques aux services concernés, enregistrement et matérialisation papier si nécessaire pour transmission, rédaction et transmission d'accusés d'enregistrement électronique.
Assistance au traitement des opérations électorales :
* Enregistrement, traitement et suivi des inscriptions, des radiations, des changements d'adresse sur les listes électorales ainsi que des procurations reçues.
* Soutien à la préparation et l'organisation des différents scrutins.
Assistance administrative générale :
* Accomplissement de différentes tâches de secrétariat (constitution et mise à jour de dossiers, rédaction/mise en forme de courriers, notes, actes administratifs divers, etc.) dans les domaines des relations aux administrés et du CCAS.
* Soutien à la préparation du Conseil d'administration du CCAS et au traitement des délibérations votées (procès-verbaux, notifications, envoi de courriers, etc.).
* Accueil et accompagnement ponctuel du public souhaitant bénéficier de l'espace numérique pour diverses démarches en ligne (réservé aux personnes éloignées du numérique).
* En remplacement ponctuel : gestion de la location de salles pour les particuliers et entreprises.
Profils recherchés
Savoirs et savoir-faire :
* Maîtrise des techniques d'accueil et d'information à destination du public.
* Maîtrise des logiciels de bureautique et de messagerie (Word, Excel, Outlook).
* Aisance rédactionnelle et maîtrise de l'orthographe et de la grammaire.
* Connaissance impérative des règles d'état civil.
* Connaissance de la législation et de la gestion funéraire.
* Connaissance de la réglementation en matière d'élections.
* Connaissance appréciée des progiciels e.GRC (éditeur Berger Levrault) et Gescime (pour le cimetière).
* Connaissance du fonctionnement et des missions d'une commune.
Savoir-être :
* Aisance communicationnelle et relationnelle.
* Bonne présentation.
* Calme et maîtrise de soi.
* Rigueur et sens de l'organisation.
* Discrétion et confidentialité.
* Autonomie.
Formation souhaitée : Bac à Bac +2 spécialité Services, GEA ou Droit. L'absence de diplôme n'est toutefois pas un obstacle.
Expérience professionnelle : Expérience appréciée d'au moins un an dans le domaine de l'accueil et de l'état civil au sein d'une commune.
Recrutement statutaire : Adjoint administratif territorial / Adjoint administratif territorial principal.
A défaut de recrutement d'un agent titulaire, cet emploi pourra être pourvu par un agent contractuel, conformément aux dispositions de l'article L. 332-8 2° du Code général de la fonction publique. Le contrat sera alors conclu pour une durée déterminée d'une durée maximale de trois ans. Il pourra être prolongé, par reconduction expresse, dans la limite d'une durée maximale de six ans.
* Maîtrise des techniques d'accueil et d'information à destination du public.
* Maîtrise des logiciels de bureautique et de messagerie (Word, Excel, Outlook).
* Aisance rédactionnelle et maîtrise de l'orthographe et de la grammaire.
* Connaissance impérative des règles d'état civil.
* Connaissance de la législation et de la gestion funéraire.
* Connaissance de la réglementation en matière d'élections.
* Connaissance appréciée des progiciels e.GRC (éditeur Berger Levrault) et Gescime (pour le cimetière).
* Connaissance du fonctionnement et des missions d'une commune.
Savoir-être :
* Aisance communicationnelle et relationnelle.
* Bonne présentation.
* Calme et maîtrise de soi.
* Rigueur et sens de l'organisation.
* Discrétion et confidentialité.
* Autonomie.
Formation souhaitée : Bac à Bac +2 spécialité Services, GEA ou Droit. L'absence de diplôme n'est toutefois pas un obstacle.
Expérience professionnelle : Expérience appréciée d'au moins un an dans le domaine de l'accueil et de l'état civil au sein d'une commune.
Recrutement statutaire : Adjoint administratif territorial / Adjoint administratif territorial principal.
A défaut de recrutement d'un agent titulaire, cet emploi pourra être pourvu par un agent contractuel, conformément aux dispositions de l'article L. 332-8 2° du Code général de la fonction publique. Le contrat sera alors conclu pour une durée déterminée d'une durée maximale de trois ans. Il pourra être prolongé, par reconduction expresse, dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Contact et modalités de candidature
Contact
0476920745
Informations complémentaires
Les candidatures, composées d'un CV et d'une lettre de motivation (ainsi que du dernier arrêté de situation administrative si fonctionnaire) sont à adresser à l'attention de Madame le Maire de Bernin, par mail adressé à ressourceshumaines@bernin.fr ou par courrier postal envoyé à :
Mairie de Bernin
496 Route Départementale 1090
38190 BERNIN
Pour + d'informations : contactez Mme Hafida DIHILI, Responsable des relations aux administrés et du CCAS, au 04 76 92 07 40.
Poste à pourvoir idéalement au 12 novembre ou à défaut dès que possible (plus tôt ou plus tard).
Lieu de travail : Mairie de Bernin, 496 Route Départementale 1090 - 38190 BERNIN.
Mairie de Bernin
496 Route Départementale 1090
38190 BERNIN
Pour + d'informations : contactez Mme Hafida DIHILI, Responsable des relations aux administrés et du CCAS, au 04 76 92 07 40.
Poste à pourvoir idéalement au 12 novembre ou à défaut dès que possible (plus tôt ou plus tard).
Lieu de travail : Mairie de Bernin, 496 Route Départementale 1090 - 38190 BERNIN.
Adresse de l'employeur
MAIRIE DE BERNIN
>496 Route Départementale 1090
38190 BERNIN
>496 Route Départementale 1090
38190 BERNIN
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.