AGENT CHARGÉ DE L'ÉTAT-CIVIL, DU CIMETIÈRE, DES ÉLECTIONS ET DE L'AGENCE POSTALE (H/F)
Offre n° O035241221000027
Publiée le 21/12/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
2 Rue Julian Caillel, Étrelles (Ille-et-Vilaine)
Poste à pourvoir le
02/06/2025
Date limite de candidature
22/01/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Etat civil
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Intitulé du poste : Agent chargé de l’état-civil, du cimetière des élections et de l’agence postale
Service : Administratif
Relations hiérarchiques : Avec les élus et la Directeur Général des Services
Relations fonctionnelles : Avec tous les services de la Mairie
Relations extérieures : Avec les administrés, les notaires, les pompes funèbres, la Préfecture
Moyens matériels du poste : bureau, PC, siège réglable, téléphone, logiciels (word, excel, outlook, publisher, Berger Levrault, GESCIME), armoires de classement, photocopieur/scanner centralisé
Service : Administratif
Relations hiérarchiques : Avec les élus et la Directeur Général des Services
Relations fonctionnelles : Avec tous les services de la Mairie
Relations extérieures : Avec les administrés, les notaires, les pompes funèbres, la Préfecture
Moyens matériels du poste : bureau, PC, siège réglable, téléphone, logiciels (word, excel, outlook, publisher, Berger Levrault, GESCIME), armoires de classement, photocopieur/scanner centralisé
Missions / conditions d'exercice
ACTIVITES PRINCIPALES
I) Gestion de l’état-civil
- Réception et enregistrement des déclarations
- Établissement des dossiers mariages et des Pacs (instruction, préparation de la cérémonie)
- Préparation des actes (reconnaissance, exceptionnellement naissance, avis de naissance des autres communes, mariage, décès, transcription décès)
- Tenue et mise à jour des registres : ouverture et clôture, inscription des actes, des avis de mention
- Publicité des actes : établissement et mise à jour des livrets de famille, délivrance de copies et d'extraits d'actes, encadrement de la consultation des registres, des recherches généalogiques, relations avec l'Insee
- traitement des demandes d’extraits ou de copies d’acte d’état civil
II) Gestion du cimetière
- Gestion des procédures administratives
- Suivi des concessions (renouvellement, reprise…)
- Suivi des transferts de tombes
- Suivi du logiciel et de ses mises à jour
III) Gestion électorale
- Tenue à jour des listes électorales : inscriptions, rectifications, radiations
- Organisation de la Commission de révision des listes électorales
- Préparation et participation aux scrutins électoraux
IV) Gestion de l’agence postale communale
- Gestion des services postaux (affranchissements, vente de timbres et prêts à poster, dépôts objets, retrait instances, procurations), délivrance et envoi de colis
- Gestion des prestations financières (limitées aux services indiqués dans la convention commune/poste)
- Gestion des relations avec la Poste
- Gestion de caisse
- Participation aux réunions d’information organisées par la Poste, sous réserves de nécessité de service
ACTIVITÉS OCCASIONNELLES
I) Assurer l’accueil de la Mairie lors des absences de l’agent d’accueil
- Accueil physique et téléphonique information sur les services communaux, les loisirs et toute chose de la vie communale
- Gestion, traitement, diffusion des courriels de l’accueil
- Enregistrement du courrier départ et arrivé
- Photocopies et affichage d’informations
- Gestion administrative de l’Aire d’accueil des gens du voyage
- Renseigner sur les formalités administratives
- Procéder au recensement militaire
- Gérer l’utilisation des équipements sportifs et culturels
- Remise de CNI et de passeport sur le dispositif de recueil
- Servir de relais entre les différentes associations et les élus
- Gérer la gestion de l’utilisation des salles, des demandes de prêt de matériel
- Réception des dossiers relatifs à l’urbanisme
II) Organiser le recensement de la population
- Participation au recrutement
- Participation aux formations
- Organisation des secteurs de collecte
- Saisie des données dans le logiciel
- Suivi administratif d’ordre général
I) Gestion de l’état-civil
- Réception et enregistrement des déclarations
- Établissement des dossiers mariages et des Pacs (instruction, préparation de la cérémonie)
- Préparation des actes (reconnaissance, exceptionnellement naissance, avis de naissance des autres communes, mariage, décès, transcription décès)
- Tenue et mise à jour des registres : ouverture et clôture, inscription des actes, des avis de mention
- Publicité des actes : établissement et mise à jour des livrets de famille, délivrance de copies et d'extraits d'actes, encadrement de la consultation des registres, des recherches généalogiques, relations avec l'Insee
- traitement des demandes d’extraits ou de copies d’acte d’état civil
II) Gestion du cimetière
- Gestion des procédures administratives
- Suivi des concessions (renouvellement, reprise…)
- Suivi des transferts de tombes
- Suivi du logiciel et de ses mises à jour
III) Gestion électorale
- Tenue à jour des listes électorales : inscriptions, rectifications, radiations
- Organisation de la Commission de révision des listes électorales
- Préparation et participation aux scrutins électoraux
IV) Gestion de l’agence postale communale
- Gestion des services postaux (affranchissements, vente de timbres et prêts à poster, dépôts objets, retrait instances, procurations), délivrance et envoi de colis
- Gestion des prestations financières (limitées aux services indiqués dans la convention commune/poste)
- Gestion des relations avec la Poste
- Gestion de caisse
- Participation aux réunions d’information organisées par la Poste, sous réserves de nécessité de service
ACTIVITÉS OCCASIONNELLES
I) Assurer l’accueil de la Mairie lors des absences de l’agent d’accueil
- Accueil physique et téléphonique information sur les services communaux, les loisirs et toute chose de la vie communale
- Gestion, traitement, diffusion des courriels de l’accueil
- Enregistrement du courrier départ et arrivé
- Photocopies et affichage d’informations
- Gestion administrative de l’Aire d’accueil des gens du voyage
- Renseigner sur les formalités administratives
- Procéder au recensement militaire
- Gérer l’utilisation des équipements sportifs et culturels
- Remise de CNI et de passeport sur le dispositif de recueil
- Servir de relais entre les différentes associations et les élus
- Gérer la gestion de l’utilisation des salles, des demandes de prêt de matériel
- Réception des dossiers relatifs à l’urbanisme
II) Organiser le recensement de la population
- Participation au recrutement
- Participation aux formations
- Organisation des secteurs de collecte
- Saisie des données dans le logiciel
- Suivi administratif d’ordre général
Profils recherchés
Contraintes horaires : Travail le samedi matin (3 samedis par mois)
SAVOIRS
Expérience exigée sur poste similaire
Connaissance de l'environnement institutionnel des collectivités territoriales et du fonctionnement de la collectivité (organisation et activités des services)
Connaissances des règles communes aux formalités administratives et à la rédaction des actes d'état civil
SAVOIR-FAIRE
Maîtrise des outils informatiques, bureautiques et des techniques de secrétariat
Maîtrise de l'expression écrite et orale
Techniques d'accueil et règles de communication
Qualité rédactionnelle
SAVOIR ÊTRE
Adaptabilité aux interlocuteurs
Qualités relationnelles : sens du dialogue et qualité d'écoute
Discrétion et confidentialité
Aptitude au travail en équipe
Rigueur et organisation
Devoir de réserve et sens du service public
Capacité d'organisation et de gestion des priorités
SAVOIRS
Expérience exigée sur poste similaire
Connaissance de l'environnement institutionnel des collectivités territoriales et du fonctionnement de la collectivité (organisation et activités des services)
Connaissances des règles communes aux formalités administratives et à la rédaction des actes d'état civil
SAVOIR-FAIRE
Maîtrise des outils informatiques, bureautiques et des techniques de secrétariat
Maîtrise de l'expression écrite et orale
Techniques d'accueil et règles de communication
Qualité rédactionnelle
SAVOIR ÊTRE
Adaptabilité aux interlocuteurs
Qualités relationnelles : sens du dialogue et qualité d'écoute
Discrétion et confidentialité
Aptitude au travail en équipe
Rigueur et organisation
Devoir de réserve et sens du service public
Capacité d'organisation et de gestion des priorités
Contact et modalités de candidature
Contact
0299966211
Informations complémentaires
Adresser CV et lettre de motivation à :
Mme le Maire
Mairie d'Etrelles 02 Rue Julien Caillel 35370 ETRELLES
Ou par mail à dgs@etrelles.bzh
Mme le Maire
Mairie d'Etrelles 02 Rue Julien Caillel 35370 ETRELLES
Ou par mail à dgs@etrelles.bzh
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.