Chef de service population, élections et état-civil (H/F)
Offre n° O031250109000979
Publiée le 09/01/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
place de l'hotel de ville, Quint-Fonsegrives (Haute-Garonne)
Poste à pourvoir le
01/03/2025
Date limite de candidature
16/02/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Etat civil
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Oui
Descriptif de l'emploi
Sous la responsabilité du Directeur Général des Services, le chef du service population pilote le service regroupant les activités liées à l’accueil de la population au sein de l’hôtel de ville, aux élections, à l’état civil et au funéraire. Equipe composée de 3 agents (1 agent d’accueil / 2 agents de gestion état civil).
Missions / conditions d'exercice
Relations avec la population (état civil, élections, funéraire, recensement) :
• Coordonner et développer le service Population en fonction des orientations stratégiques
• Assurer un processus continu d’amélioration du service aux usagers
• Formaliser et actualiser les procédures liées aux activités du service
• Exercer des missions d’officier d’état civil, d’instruction et de constitution d’actes d’état civil à partir des dispositions législatives et réglementaires
• Renseigner et accueillir les administrés
• Gérer la liste électorale (REU), organiser les commissions de contrôle
• Organiser et suivre les scrutins électoraux
• Assurer le bon déroulement des opérations de recensement de la population
• Assurer la gestion du cimetière, des concessions et espaces funéraires en respectant la réglementation en vigueur
• Assurer la veille juridique en matière d’état civil, funéraire, électorale
• Effectuer la préparation et le suivi des registres Etat Civil, arrêtés et délibérations de la commune et du CCAS
Pilotage du service et encadrement des agents :
• Assurer le management et le pilotage organisationnel du service (planning, répartition des missions…)
• Mettre en place des dispositifs de management individuel et collectif
• Assurer le recrutement et la montée en compétences des agents
• Anticiper et réguler les situations conflictuelles
• Représenter le service et la collectivité auprès des différents interlocuteurs (usagers, élus, partenaires institutionnels)
• Gérer le budget de fonctionnement et d’investissement du service
Référent archives :
• Piloter la collecte et le traitement des archives auprès des services communaux,
• Evaluer et proposer les moyens nécessaires à l’accomplissement des travaux de collecte, de traitement, de conservation et d’élimination de fonds dans votre secteur, et en assurer l’encadrement et la réalisation,
• Organiser la prise en charge des versements d’archives,
• Rédiger les bordereaux de versement des archives de son secteur conformément aux normes archivistiques.
• Coordonner et développer le service Population en fonction des orientations stratégiques
• Assurer un processus continu d’amélioration du service aux usagers
• Formaliser et actualiser les procédures liées aux activités du service
• Exercer des missions d’officier d’état civil, d’instruction et de constitution d’actes d’état civil à partir des dispositions législatives et réglementaires
• Renseigner et accueillir les administrés
• Gérer la liste électorale (REU), organiser les commissions de contrôle
• Organiser et suivre les scrutins électoraux
• Assurer le bon déroulement des opérations de recensement de la population
• Assurer la gestion du cimetière, des concessions et espaces funéraires en respectant la réglementation en vigueur
• Assurer la veille juridique en matière d’état civil, funéraire, électorale
• Effectuer la préparation et le suivi des registres Etat Civil, arrêtés et délibérations de la commune et du CCAS
Pilotage du service et encadrement des agents :
• Assurer le management et le pilotage organisationnel du service (planning, répartition des missions…)
• Mettre en place des dispositifs de management individuel et collectif
• Assurer le recrutement et la montée en compétences des agents
• Anticiper et réguler les situations conflictuelles
• Représenter le service et la collectivité auprès des différents interlocuteurs (usagers, élus, partenaires institutionnels)
• Gérer le budget de fonctionnement et d’investissement du service
Référent archives :
• Piloter la collecte et le traitement des archives auprès des services communaux,
• Evaluer et proposer les moyens nécessaires à l’accomplissement des travaux de collecte, de traitement, de conservation et d’élimination de fonds dans votre secteur, et en assurer l’encadrement et la réalisation,
• Organiser la prise en charge des versements d’archives,
• Rédiger les bordereaux de versement des archives de son secteur conformément aux normes archivistiques.
Profils recherchés
• Maitrise des cadres législatifs et réglementaires dans le domaine de l’état civil, funéraire, et électoral
• Compétences en management et du travail en mode projet, ainsi que de solides capacités rédactionnelles de tout acte administratif
• Maîtrise des règles de la communication téléphonique et physique
• Maitrise des outils bureautiques
• Sens aigu de la confidentialité dans le traitement des situations des usagers, garantissant la discrétion dans la gestion des données sensibles
• Discrétion professionnelle et devoir de réserve
• Autonomie et prise d’initiatives.
• Compétences en management et du travail en mode projet, ainsi que de solides capacités rédactionnelles de tout acte administratif
• Maîtrise des règles de la communication téléphonique et physique
• Maitrise des outils bureautiques
• Sens aigu de la confidentialité dans le traitement des situations des usagers, garantissant la discrétion dans la gestion des données sensibles
• Discrétion professionnelle et devoir de réserve
• Autonomie et prise d’initiatives.
Contact et modalités de candidature
Contact
0561240498
Informations complémentaires
Conditions d’exercice : Permanence du samedi matin (1 fois/mois) ; gestion de situations parfois difficiles avec les usagers, présence lors des scrutins électoraux.
Rémunération : Selon la grille indiciaire du cadre d’emploi des Rédacteurs / Adjoints administratifs territoriaux + RIFSEEP. Congés annuels + 18 RTT + prévoyance + CNAS.
Poste à temps complet (38 h) à pourvoir au 1er mars 2025.
Pour tous renseignements complémentaires, vous pouvez contacter Monsieur Laurent CASTANIER, responsable du service population de la collectivité au 05.61.24.04.98.
Adresser lettre de motivation et C.V. à :
Monsieur le Maire – Place de la Mairie – 31130 QUINT-FONSEGRIVES ou emploi@mairie-quint-fonsegrives.fr
Rémunération : Selon la grille indiciaire du cadre d’emploi des Rédacteurs / Adjoints administratifs territoriaux + RIFSEEP. Congés annuels + 18 RTT + prévoyance + CNAS.
Poste à temps complet (38 h) à pourvoir au 1er mars 2025.
Pour tous renseignements complémentaires, vous pouvez contacter Monsieur Laurent CASTANIER, responsable du service population de la collectivité au 05.61.24.04.98.
Adresser lettre de motivation et C.V. à :
Monsieur le Maire – Place de la Mairie – 31130 QUINT-FONSEGRIVES ou emploi@mairie-quint-fonsegrives.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.