Chargé de protocole
Offre n° O031241007000834
Publiée le 07/10/2024
Synthèse de l'offre
Lieu de travail
1 BOULEVARD DE LA MARQUETTE, Toulouse (Haute-Garonne)
Poste à pourvoir le
01/01/2025
Date limite de candidature
07/11/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Nombre de postes
2
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Développement économique et emploi >
Politiques d'emploi, de formation professionnelle et de l'apprentissage
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Présentation de la direction et du service
La Direction de la Communication, sous l'autorité du DGS et en lien avec l'exécutif, définit la stratégie globale de communication du département et procède à sa mise en oeuvre sur l'ensemble du territoire Haut-Garonnais. Elle assure ainsi le pilotage de l'ensemble des actions de communication découlant de cette stratégie. Pour cela, elle se compose des entités suivantes :
Le pôle événementiel et visibilité institutionnelle : coordination et organisation de manifestations internes ou évènements externes
Le pôle protocole : organisation d'événements (inaugurations, visites du président, colloques...) et traitement des représentations des élus, des invitations officielles et des fichiers (échanges interinstitutionnels, constitution de dossiers...).
Le pôle communication institutionnelle : définition et mise en oeuvre de plans de communication
Le service relations presse : gestion des relations avec les journalistes afin de renforcer l'image de la collectivité
Le service Editorial-Digital-Images : pilotage et suivi magazine départemental, des réseaux sociaux et de la communication digitale
Le studio graphique : conception et productions graphiques de supports de communication
Le service imprimerie - reprographie : impression et finition des documents et supports de communication destinés au fonctionnement de la collectivité
Le service courrier : réception et tri de l'ensemble des courriers et des colis entrants et sortants du Conseil départemental
La Direction de la Communication, sous l'autorité du DGS et en lien avec l'exécutif, définit la stratégie globale de communication du département et procède à sa mise en oeuvre sur l'ensemble du territoire Haut-Garonnais. Elle assure ainsi le pilotage de l'ensemble des actions de communication découlant de cette stratégie. Pour cela, elle se compose des entités suivantes :
Le pôle événementiel et visibilité institutionnelle : coordination et organisation de manifestations internes ou évènements externes
Le pôle protocole : organisation d'événements (inaugurations, visites du président, colloques...) et traitement des représentations des élus, des invitations officielles et des fichiers (échanges interinstitutionnels, constitution de dossiers...).
Le pôle communication institutionnelle : définition et mise en oeuvre de plans de communication
Le service relations presse : gestion des relations avec les journalistes afin de renforcer l'image de la collectivité
Le service Editorial-Digital-Images : pilotage et suivi magazine départemental, des réseaux sociaux et de la communication digitale
Le studio graphique : conception et productions graphiques de supports de communication
Le service imprimerie - reprographie : impression et finition des documents et supports de communication destinés au fonctionnement de la collectivité
Le service courrier : réception et tri de l'ensemble des courriers et des colis entrants et sortants du Conseil départemental
Missions / conditions d'exercice
Enjeux et objectifs du poste
Organiser l'ensemble des évènements du Conseil départemental ainsi que les visites officielles du Président en veillant à leur bon déroulement ainsi qu'à la réalisation de dossiers adéquats.
Coordonner les relations extérieures en accord avec le protocole du Conseil départemental.
Réaliser la gestion et le suivi administratif et logistiques inhérents au pôle protocole.
Activités principales
Organisation des évènements : 30 %
Organiser les événements du Conseil départemental en lien avec les services pilotes notamment (inaugurations, visites du Président, réunions, colloques, vernissages, etc.).
Organiser et piloter les visites officielles du Président et des élus sur des sites extérieurs.
Organiser des événements VIP (représentations culturelles)
Assurer l'accueil des institutionnels lors des manifestations
Assurer le prêt des chapiteaux du Département en lien avec la Direction des Moyens Généraux avec les différents partenaires institutionnels (communes du Département, associations de Haute-Garonne...)
Coordination et suivi logistique et administratif des évènements : 40 %
Assurer la coordination et le pilotage logistique des manifestations (réalisation des fiches techniques, repérages sur place...)
Assurer la gestion des objets promotionnels
Rédiger des lettres, des comptes rendus et des déroulés
Constituer des dossiers
Mettre en forme et finaliser les dossiers à destination du Président en relation avec les membres du Cabinet et les services administratifs
Animation du réseau relationnel : 20 %
Gérer les contacts avec l'environnement (institutionnel, partenaires, prestataires)
Traitement et suivi des invitations et des représentations : 10 %
Traiter l'arrivée des invitations officielles et assurer la gestion des représentations des élus
Etre en appui du gestionnaire des invitations
Assurer le suivi et l'actualisation des fichiers protocole
Conditions particulières d'exercice :
Télétravail possible (sous réserve des nécessités de service)
Possibilité d'accompagnement du Président lors de ses déplacements, repérages sur le terrain en amont des évènements (territoire départemental)
Variation de la charge de travail suivant le calendrier des manifestations de la collectivités (horaires et amplitudes variables)
Temps de travail et avantages :
Trois organisations de temps de travail proposées à temps complet : 41.25h/semaine (60 jours de repos annuels) ou 39h/semaine (48 jours de repos annuels)ou 37,5h/semaine (40 jours de repos annuels).
Participation restauration collective
Participation au transport (75%)
Participation mutuelle, prévoyance
Prestation sociales, crèche (chèques vacances...)
Prime de 815,91EUR net versée en mai et en novembre (x2) (calculé au prorata en fonction de votre arrivée)
Processus de recrutement :
Fin de publication le 7/11/2024
Analyse et présélection des candidatures à partir du 08/11/2024
Convocation à l'entretien de recrutement à partir du 12/11/2024
Jury de recrutement aux alentours du 18/11/2024
Date de prise de poste à partir du 01/01/2025
Modalités de recrutement : Contractuel ou titulaire
Autres :
Les candidatures (toutes les pièces composant votre dossier de candidature lettre de motivation + CV + pièces justificatives de votre statut (arrêté de position administrative / diplômes / attestation et liste d'aptitude concours /attestation RQTH ...)) doivent être transmises en PDF.
Organiser l'ensemble des évènements du Conseil départemental ainsi que les visites officielles du Président en veillant à leur bon déroulement ainsi qu'à la réalisation de dossiers adéquats.
Coordonner les relations extérieures en accord avec le protocole du Conseil départemental.
Réaliser la gestion et le suivi administratif et logistiques inhérents au pôle protocole.
Activités principales
Organisation des évènements : 30 %
Organiser les événements du Conseil départemental en lien avec les services pilotes notamment (inaugurations, visites du Président, réunions, colloques, vernissages, etc.).
Organiser et piloter les visites officielles du Président et des élus sur des sites extérieurs.
Organiser des événements VIP (représentations culturelles)
Assurer l'accueil des institutionnels lors des manifestations
Assurer le prêt des chapiteaux du Département en lien avec la Direction des Moyens Généraux avec les différents partenaires institutionnels (communes du Département, associations de Haute-Garonne...)
Coordination et suivi logistique et administratif des évènements : 40 %
Assurer la coordination et le pilotage logistique des manifestations (réalisation des fiches techniques, repérages sur place...)
Assurer la gestion des objets promotionnels
Rédiger des lettres, des comptes rendus et des déroulés
Constituer des dossiers
Mettre en forme et finaliser les dossiers à destination du Président en relation avec les membres du Cabinet et les services administratifs
Animation du réseau relationnel : 20 %
Gérer les contacts avec l'environnement (institutionnel, partenaires, prestataires)
Traitement et suivi des invitations et des représentations : 10 %
Traiter l'arrivée des invitations officielles et assurer la gestion des représentations des élus
Etre en appui du gestionnaire des invitations
Assurer le suivi et l'actualisation des fichiers protocole
Conditions particulières d'exercice :
Télétravail possible (sous réserve des nécessités de service)
Possibilité d'accompagnement du Président lors de ses déplacements, repérages sur le terrain en amont des évènements (territoire départemental)
Variation de la charge de travail suivant le calendrier des manifestations de la collectivités (horaires et amplitudes variables)
Temps de travail et avantages :
Trois organisations de temps de travail proposées à temps complet : 41.25h/semaine (60 jours de repos annuels) ou 39h/semaine (48 jours de repos annuels)ou 37,5h/semaine (40 jours de repos annuels).
Participation restauration collective
Participation au transport (75%)
Participation mutuelle, prévoyance
Prestation sociales, crèche (chèques vacances...)
Prime de 815,91EUR net versée en mai et en novembre (x2) (calculé au prorata en fonction de votre arrivée)
Processus de recrutement :
Fin de publication le 7/11/2024
Analyse et présélection des candidatures à partir du 08/11/2024
Convocation à l'entretien de recrutement à partir du 12/11/2024
Jury de recrutement aux alentours du 18/11/2024
Date de prise de poste à partir du 01/01/2025
Modalités de recrutement : Contractuel ou titulaire
Autres :
Les candidatures (toutes les pièces composant votre dossier de candidature lettre de motivation + CV + pièces justificatives de votre statut (arrêté de position administrative / diplômes / attestation et liste d'aptitude concours /attestation RQTH ...)) doivent être transmises en PDF.
Profils recherchés
Profil attendu :
Niveau Bac+2 souhaité
Maîtrise du logiciel EUDONET
Savoirs :
Environnement administratif, institutionnel et politique
Techniques d'accueil téléphonique et/ou physique
Techniques d'organisation et de planification
Usages protocolaires
Techniques de rédaction de documents administratifs
Technologies de l'information, de la communication et du multimédia
Savoir-faire :
Concevoir et gérer une action de communication (évènement)
Communiquer et s'adapter à la diversité des interlocuteurs
Utiliser l'outil informatique et bureautique (Word, Excel, Powerpoint et Eudonet)
Anticiper les dysfonctionnements et réagir rapidement en cas d'imprévu
Synthétiser et rédiger des documents, des études, des rapports, des comptes rendus
Rendre compte de son activité et savoir alerter si nécessaire
Savoir-être :
Adaptabilité, réactivité et dynamisme
Esprit d'initiative
Organisation, discrétion et confidentialité
Travail en équipe et relationnel
Coordonnées du contact RH :
Jennifer LAKBICHI
jennifer.lakbichi@cd31.fr
0534331025
Niveau Bac+2 souhaité
Maîtrise du logiciel EUDONET
Savoirs :
Environnement administratif, institutionnel et politique
Techniques d'accueil téléphonique et/ou physique
Techniques d'organisation et de planification
Usages protocolaires
Techniques de rédaction de documents administratifs
Technologies de l'information, de la communication et du multimédia
Savoir-faire :
Concevoir et gérer une action de communication (évènement)
Communiquer et s'adapter à la diversité des interlocuteurs
Utiliser l'outil informatique et bureautique (Word, Excel, Powerpoint et Eudonet)
Anticiper les dysfonctionnements et réagir rapidement en cas d'imprévu
Synthétiser et rédiger des documents, des études, des rapports, des comptes rendus
Rendre compte de son activité et savoir alerter si nécessaire
Savoir-être :
Adaptabilité, réactivité et dynamisme
Esprit d'initiative
Organisation, discrétion et confidentialité
Travail en équipe et relationnel
Coordonnées du contact RH :
Jennifer LAKBICHI
jennifer.lakbichi@cd31.fr
0534331025
Contact et modalités de candidature
Contact
0534333231
Informations complémentaires
Les candidatures (toutes les pièces composant votre dossier de candidature lettre de motivation + CV + pièces justificatives de votre statut (arrêté de position administrative ou copie du diplôme le plus élevé / attestation et liste d’aptitude concours /attestation RQTH …)) doivent être transmises en PDF.
Merci de rappeler la référence de la vacance d’emploi selon le format publié (24-0368)
Merci de rappeler la référence de la vacance d’emploi selon le format publié (24-0368)
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.