Agent administratif polyvalent
Offre n° O031240904000959
Publiée le 04/09/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Place André Marty, Vigoulet-Auzil (Haute-Garonne)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 3 ou 4 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Descriptif de l'emploi
SERVICE : Secrétariat
POSITIONNEMENT DANS LA STRUCTURE :
MAIRE -> SECRETAIRE GENERALE (DIRECTEUR GENERAL DES SERVICES) -> ADJOINT ADMINISTRATIF
DESCRIPTION DU POSTE :
Cadre d’emplois des adjoints administratifs territoriaux (Catégorie C)
Temps complet
LIEU DE MISSION :
Mairie de Vigoulet-Auzil
Place André Marty
31320 VIGOULET-AUZIL
MISSIONS :
Sous la supervision et le contrôle du secrétaire général de mairie, l’agent administratif effectuera des missions administratives variées, à savoir :
- Accueil physique et téléphonique des usagers et correspondants des services
- Réception, traitement et diffusion de l'information
- Secrétariat
- Archivage
- Suivi et mise en forme des dossiers administratifs (Etat-civil, gestion des administrés)
- Affaires militaires
- Gestion des citoyens
- Facturation école
- Élections
- Urbanisme
POSITIONNEMENT DANS LA STRUCTURE :
MAIRE -> SECRETAIRE GENERALE (DIRECTEUR GENERAL DES SERVICES) -> ADJOINT ADMINISTRATIF
DESCRIPTION DU POSTE :
Cadre d’emplois des adjoints administratifs territoriaux (Catégorie C)
Temps complet
LIEU DE MISSION :
Mairie de Vigoulet-Auzil
Place André Marty
31320 VIGOULET-AUZIL
MISSIONS :
Sous la supervision et le contrôle du secrétaire général de mairie, l’agent administratif effectuera des missions administratives variées, à savoir :
- Accueil physique et téléphonique des usagers et correspondants des services
- Réception, traitement et diffusion de l'information
- Secrétariat
- Archivage
- Suivi et mise en forme des dossiers administratifs (Etat-civil, gestion des administrés)
- Affaires militaires
- Gestion des citoyens
- Facturation école
- Élections
- Urbanisme
Missions / conditions d'exercice
Accueil et secrétariat
• Accueil physique et renseignement de la population
• Accueil téléphonique : Réception des appels, prise des messages, orientation du public et des appels vers les différents services
• Secrétariat :
- Réception, traitement et diffusion de l'information (Envoi du courrier, diffusion de l'information à sa hiérarchie)
- Rédaction des courriers du maire
- Information du public (affichage)
- Tri, classement et archivage
- Suivi et mise en forme des dossiers administratifs
Etat civil
• Mentions en marge
• Gestion des demandes des notaires et administrés (Copies d’actes, notoriété)
• Préparation des dossiers mariages (montage en intégralité, publications des bans, rédaction
des actes, MAJ tribunal ou administrations concernées, préparation de la salle)
• Saisie des actes (reconnaissances, décès, naissance, transcriptions)
• Saisie des tribunaux pour rectification
• Duplicata de livret de famille
• Gestion décennale pour la reliure des registres
• Opérations de fin d’années : clôture des registres
• Recensement militaire (Berger Levrault – e.GRC)
Cantine/École
• Commande des repas de cantine
• Calculs et facturation cantine
• Commande de fournitures et gestion des stocks pour les produits d’entretien de l’école
Gestion des citoyens
• Travail en relation avec la commission CCAS (cartes de transport, demande d’aide à l’autonomie, prise en charge du portage)
Élections
• Participation aux choix des membres de la commission électorale
• Convocation commission
• Inscription et radiation sur les listes électorale (e.GRC et REU)
• Préparation du bureau lors des élections
Urbanisme
• Enregistrement et suivi des dossiers d’urbanisme
• Archivage des dossiers d’urbanisme
• Accueil physique et renseignement de la population
• Accueil téléphonique : Réception des appels, prise des messages, orientation du public et des appels vers les différents services
• Secrétariat :
- Réception, traitement et diffusion de l'information (Envoi du courrier, diffusion de l'information à sa hiérarchie)
- Rédaction des courriers du maire
- Information du public (affichage)
- Tri, classement et archivage
- Suivi et mise en forme des dossiers administratifs
Etat civil
• Mentions en marge
• Gestion des demandes des notaires et administrés (Copies d’actes, notoriété)
• Préparation des dossiers mariages (montage en intégralité, publications des bans, rédaction
des actes, MAJ tribunal ou administrations concernées, préparation de la salle)
• Saisie des actes (reconnaissances, décès, naissance, transcriptions)
• Saisie des tribunaux pour rectification
• Duplicata de livret de famille
• Gestion décennale pour la reliure des registres
• Opérations de fin d’années : clôture des registres
• Recensement militaire (Berger Levrault – e.GRC)
Cantine/École
• Commande des repas de cantine
• Calculs et facturation cantine
• Commande de fournitures et gestion des stocks pour les produits d’entretien de l’école
Gestion des citoyens
• Travail en relation avec la commission CCAS (cartes de transport, demande d’aide à l’autonomie, prise en charge du portage)
Élections
• Participation aux choix des membres de la commission électorale
• Convocation commission
• Inscription et radiation sur les listes électorale (e.GRC et REU)
• Préparation du bureau lors des élections
Urbanisme
• Enregistrement et suivi des dossiers d’urbanisme
• Archivage des dossiers d’urbanisme
Profils recherchés
COMPÉTENCES REQUISES :
SAVOIR :
• Connaitre le cadre réglementaire du fonctionnement des collectivités territoriales et des établissements publics
SAVOIR FAIRE :
• Respecter les délais réglementaires
• Savoir gérer la polyvalence et les priorités
• Maitriser e-magnus, Word et Excel
SAVOIR ETRE :
• Capacités d’écoute, d’analyse, de synthèse
• Qualités relationnelles
• Capacité de communication ascendante
• Autonomie, réactivité et disponibilité
• Sens du service public et de l’intérêt général
SAVOIR :
• Connaitre le cadre réglementaire du fonctionnement des collectivités territoriales et des établissements publics
SAVOIR FAIRE :
• Respecter les délais réglementaires
• Savoir gérer la polyvalence et les priorités
• Maitriser e-magnus, Word et Excel
SAVOIR ETRE :
• Capacités d’écoute, d’analyse, de synthèse
• Qualités relationnelles
• Capacité de communication ascendante
• Autonomie, réactivité et disponibilité
• Sens du service public et de l’intérêt général
Contact et modalités de candidature
Contact
0561756019
Informations complémentaires
Merci de nous faire parvenir votre CV et lettre de motivation au mail suivant : sg.vigoulet@gmail.com
Adresse de l'employeur
MAIRIE DE VIGOULET AUZIL
>Place André Marty
31320 Vigoulet auzil
>Place André Marty
31320 Vigoulet auzil
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.