Chargé.e d'accueil / Assistant.e de Direction (h/f)
Offre n° O024250211000204
Publiée le 11/02/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
La borne 120, Marcillac-Saint-Quentin (Dordogne)
Poste à pourvoir le
01/04/2025
Date limite de candidature
11/03/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Missions du poste :
• Assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public
• Maintenir l'accueil et orienter le public vers les différents services
• Gérer le courrier et diffuser l'information et la documentation
• Assurer le secrétariat du Directeur et la rédaction des courriers
• Organiser la planification du parc des véhicules de service dans le cadre des déplacements du personnel / organiser la planification des réservations des salles de réunion
• Coordonner l’entretien des locaux administratifs et techniques du Syndicat
• Gérer l’organisation des différentes réunions formelles du Syndicat (bureaux, comités, commissions…)
• Gérer les relations administratives avec la structure départementale (SMD3)
• Assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public
• Maintenir l'accueil et orienter le public vers les différents services
• Gérer le courrier et diffuser l'information et la documentation
• Assurer le secrétariat du Directeur et la rédaction des courriers
• Organiser la planification du parc des véhicules de service dans le cadre des déplacements du personnel / organiser la planification des réservations des salles de réunion
• Coordonner l’entretien des locaux administratifs et techniques du Syndicat
• Gérer l’organisation des différentes réunions formelles du Syndicat (bureaux, comités, commissions…)
• Gérer les relations administratives avec la structure départementale (SMD3)
Missions / conditions d'exercice
Activités et tâches principales du poste :
• Assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public :
• Accueillir le public sur place ou par téléphone
• Renseigner le public sur place ou par téléphone
• Recevoir, filtrer et orienter les appels
• Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence.
• Maintenir l'accueil et orienter le public vers les différents services :
• Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité (connaître l'organigramme de la collectivité et les missions des différents services)
• Assurer un accueil de qualité valorisant l'image de la collectivité (propreté du hall, disposition des sièges, fontaine à eau…)
• Orienter le public vers les services ou organismes compétents, accompagner et présenter les visiteurs.
• Aider à la gestion du secrétariat général et des moyens matériels de la collectivité :
• Assurer le secrétariat du Directeur (gestion des appels, des courriers, des réunions, des prises de RDV, des notes…)
• Rédiger les réponses aux courriers réceptionnées
• Gérer les réservations, tenir le planning des salles de la collectivité et coordonner leur occupation (propreté, ouverture, besoins matériels, fermeture…)
• Transmettre au service financier les éléments financiers liés à la location des salles
• Organiser la planification des véhicules de la collectivité (disponibilité, hiérarchisation, gestion des clefs, de l’entretien..)
• Assurer la commande des matériels, produits d’entretien et de bureautique
• Consultation et commandes des EPI
• Délégué désigné à la protection des données – R.G.P.D. (mise en place de bonnes pratiques informatiques, des bases légales du traitement de données
• Gérer le courrier et diffuser l’information, la documentation ainsi que les réunions formelles de la collectivité
• Réceptionner, distribuer et expédier les courriers postaux et électroniques
• Répondre, en lien avec les chefs de services et le directeur, aux courriers arrivant sur le site internet
• Tenir les registres de courrier « départ » et « arrivée »
• Préparer les réunions formelles du Syndicat (Bureaux, Comités Syndicaux, C.S.T., Commissions…) en lien avec le responsable administratif
• Accompagner la préparation des délibérations et documents nécessaires aux réunions précitées
• Etre présent(e) aux différentes réunions formelles du Syndicat, coordonner les listes d’émargement, les pouvoirs et contribuer à la rédaction des comptes rendus
• Tenir les registres des délibérations
• Classer et archiver les dossiers des communes adhérentes au Sictom
• Taper et rédiger des courriers et des notes de service
• Afficher et diffuser l'information
• Constituer, actualiser et diffuser un fond de documentation
• Organiser le planning d’été des saisonniers + réponses à leur demande d’embauche
• Gérer les demandes des gardiens de déchetteries en l’absence du réfèrent / Faire les déclarations d’enlèvement des différentes filières
• Participation aux missions de communication
• Gérer les relations administratives avec la structure départementale (SMD3)
• Réceptionner les appels et les demandes
• Traiter les questions administratives avec les services compétents
• Faire la liaison entre les deux structures Sictom du Périgord Noir / SMD3.
• Assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public :
• Accueillir le public sur place ou par téléphone
• Renseigner le public sur place ou par téléphone
• Recevoir, filtrer et orienter les appels
• Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence.
• Maintenir l'accueil et orienter le public vers les différents services :
• Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité (connaître l'organigramme de la collectivité et les missions des différents services)
• Assurer un accueil de qualité valorisant l'image de la collectivité (propreté du hall, disposition des sièges, fontaine à eau…)
• Orienter le public vers les services ou organismes compétents, accompagner et présenter les visiteurs.
• Aider à la gestion du secrétariat général et des moyens matériels de la collectivité :
• Assurer le secrétariat du Directeur (gestion des appels, des courriers, des réunions, des prises de RDV, des notes…)
• Rédiger les réponses aux courriers réceptionnées
• Gérer les réservations, tenir le planning des salles de la collectivité et coordonner leur occupation (propreté, ouverture, besoins matériels, fermeture…)
• Transmettre au service financier les éléments financiers liés à la location des salles
• Organiser la planification des véhicules de la collectivité (disponibilité, hiérarchisation, gestion des clefs, de l’entretien..)
• Assurer la commande des matériels, produits d’entretien et de bureautique
• Consultation et commandes des EPI
• Délégué désigné à la protection des données – R.G.P.D. (mise en place de bonnes pratiques informatiques, des bases légales du traitement de données
• Gérer le courrier et diffuser l’information, la documentation ainsi que les réunions formelles de la collectivité
• Réceptionner, distribuer et expédier les courriers postaux et électroniques
• Répondre, en lien avec les chefs de services et le directeur, aux courriers arrivant sur le site internet
• Tenir les registres de courrier « départ » et « arrivée »
• Préparer les réunions formelles du Syndicat (Bureaux, Comités Syndicaux, C.S.T., Commissions…) en lien avec le responsable administratif
• Accompagner la préparation des délibérations et documents nécessaires aux réunions précitées
• Etre présent(e) aux différentes réunions formelles du Syndicat, coordonner les listes d’émargement, les pouvoirs et contribuer à la rédaction des comptes rendus
• Tenir les registres des délibérations
• Classer et archiver les dossiers des communes adhérentes au Sictom
• Taper et rédiger des courriers et des notes de service
• Afficher et diffuser l'information
• Constituer, actualiser et diffuser un fond de documentation
• Organiser le planning d’été des saisonniers + réponses à leur demande d’embauche
• Gérer les demandes des gardiens de déchetteries en l’absence du réfèrent / Faire les déclarations d’enlèvement des différentes filières
• Participation aux missions de communication
• Gérer les relations administratives avec la structure départementale (SMD3)
• Réceptionner les appels et les demandes
• Traiter les questions administratives avec les services compétents
• Faire la liaison entre les deux structures Sictom du Périgord Noir / SMD3.
Profils recherchés
Exigences requises :
• Compétences techniques avancées:
- Connaître l’environnement institutionnel et les processus décisionnels des collectivités territoriales
- Connaître les missions des Administrations et partenaires publics
- Connaître les techniques de rédaction administrative.
- Connaître les applications informatiques professionnelles et la bureautique courante.
- Très bonne maitrise du français (orthographe, grammaire)
- Disposer d’une large expérience dans ce type de poste.
• Compétences relationnelles :
- Etre accueillant(e)
- Maîtriser les techniques de communication.
- Capacité d'initiative et de réaction dans la gestion des accueils.
- Savoir gérer les situations relationnelles difficiles.
- Etre organisé(e) rigoureux.se et méthodique.
- Etre patient(e) et discret(e).
• Compétences techniques avancées:
- Connaître l’environnement institutionnel et les processus décisionnels des collectivités territoriales
- Connaître les missions des Administrations et partenaires publics
- Connaître les techniques de rédaction administrative.
- Connaître les applications informatiques professionnelles et la bureautique courante.
- Très bonne maitrise du français (orthographe, grammaire)
- Disposer d’une large expérience dans ce type de poste.
• Compétences relationnelles :
- Etre accueillant(e)
- Maîtriser les techniques de communication.
- Capacité d'initiative et de réaction dans la gestion des accueils.
- Savoir gérer les situations relationnelles difficiles.
- Etre organisé(e) rigoureux.se et méthodique.
- Etre patient(e) et discret(e).
Contact et modalités de candidature
Contact
0553298750
Informations complémentaires
Candidature (C.V. et lettre de motivation) à envoyer par courrier à l'attention du Directeur, Sictom du Périgord Noir, La Borne 120, 24200 Marcillac-Saint-Quentin
ou par email à contact@sictompn.fr
ou par email à contact@sictompn.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.