ASSISTANT DE LA DIRECTRICE DE CABINET ET DU DIRECTEUR ADJOINT (F/H)
Offre n° O014250107001383
Publiée le 07/01/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Esplanade Jean-Marie Louvel, Caen (Calvados)
Poste à pourvoir le
11/03/2025
Date limite de candidature
03/02/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Le cabinet du Maire garantit la cohérence des projets et des missions menés par le Maire-Président ainsi que le lien entre le Maire-Président et ses Adjoints. Il travaille en concertation avec les directions du cabinet, la direction des relations publiques et du protocole, la direction de la communication ainsi qu’avec l’ensemble des services de
la Ville de Caen et de son CCAS, afin de valoriser l'action politique menée par le Maire.
Sous l'autorité de la directrice de cabinet et de son adjoint, vous êtes en charge d'assurer leurs secrétariats. Vous gérez leurs agendas et organiser les rendez-vous, réunions et déplacements. Vous préparez les dossiers journaliers et vous assurez le suivi et la gestion des représentations du Maire.
la Ville de Caen et de son CCAS, afin de valoriser l'action politique menée par le Maire.
Sous l'autorité de la directrice de cabinet et de son adjoint, vous êtes en charge d'assurer leurs secrétariats. Vous gérez leurs agendas et organiser les rendez-vous, réunions et déplacements. Vous préparez les dossiers journaliers et vous assurez le suivi et la gestion des représentations du Maire.
Missions / conditions d'exercice
Gestion de l’agenda de la Directrice et du directeur adjoint de cabinet et de leurs contacts
- Organiser l’agenda et planifier les rendez-vous, réunions et visites de terrains et d’entreprises, en lien avec le directeur de cabinet
- Saisir et mettre à jour le calendrier Outlook et les fiches contacts
- Assurer le suivi et la gestion des représentations
Gestion administrative
- Préparer les dossiers journaliers après avoir recueilli tous les éléments de contextes nécessaires à la tenue des rendez vous ou réunions auprès des services concernés
- Rédiger et mettre en forme les courriers, accusés de réception
- Gérer les dossiers de la Directrice de Cabinet
- Suivi des signatures des délibérations et des dossiers de municipalité
- Rechercher, réceptionner et diffuser les informations ou documentations
- Réaliser le classement et l'archivage des dossiers papier et informatique
Accueil physique et téléphonique
- Accueillir les visiteurs de la Directrice et de son adjoint
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques
Activité ponctuelle
Remplacer son binôme en cas d’absence (secrétariat du Maire)
- Organiser l’agenda et planifier les rendez-vous, réunions et visites de terrains et d’entreprises, en lien avec le directeur de cabinet
- Saisir et mettre à jour le calendrier Outlook et les fiches contacts
- Assurer le suivi et la gestion des représentations
Gestion administrative
- Préparer les dossiers journaliers après avoir recueilli tous les éléments de contextes nécessaires à la tenue des rendez vous ou réunions auprès des services concernés
- Rédiger et mettre en forme les courriers, accusés de réception
- Gérer les dossiers de la Directrice de Cabinet
- Suivi des signatures des délibérations et des dossiers de municipalité
- Rechercher, réceptionner et diffuser les informations ou documentations
- Réaliser le classement et l'archivage des dossiers papier et informatique
Accueil physique et téléphonique
- Accueillir les visiteurs de la Directrice et de son adjoint
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques
Activité ponctuelle
Remplacer son binôme en cas d’absence (secrétariat du Maire)
Profils recherchés
Vous êtes titulaire d'un grade du cadre d'emplois des rédacteurs territoriaux et vous disposez d’une expérience professionnelle en secrétariat/assistanat de direction/ d’élus (ou poste similaire), ainsi que de solides connaissances en matière d’environnement territoriales.
Votre formation Bac ou BTS assistant de direction et vos compétences en secrétariat vous permettent d’être autonome rapidement et de gérer vos priorités. Vous êtes reconnu(e) pour votre esprit de synthèse, votre capacité à vous adapter et pour vos qualités relationnelles et d’écoute. Vous êtes une personne rigoureuse, organisée et
vous savez réagir à l’urgence. Votre esprit d’équipe et votre capacités à prendre des initiatives renforceront votre intégration. Enfin votre discrétion et votre disponibilité seront des compétences indispensables pour ce poste.
- Environnement Windows et Pack office : Excel, Word, PowerPoint, Outlook.
- Application métier : 6tzen, AIRS Délib, personnalités, association
Votre formation Bac ou BTS assistant de direction et vos compétences en secrétariat vous permettent d’être autonome rapidement et de gérer vos priorités. Vous êtes reconnu(e) pour votre esprit de synthèse, votre capacité à vous adapter et pour vos qualités relationnelles et d’écoute. Vous êtes une personne rigoureuse, organisée et
vous savez réagir à l’urgence. Votre esprit d’équipe et votre capacités à prendre des initiatives renforceront votre intégration. Enfin votre discrétion et votre disponibilité seront des compétences indispensables pour ce poste.
- Environnement Windows et Pack office : Excel, Word, PowerPoint, Outlook.
- Application métier : 6tzen, AIRS Délib, personnalités, association
Contact et modalités de candidature
Contact
0231304100
Informations complémentaires
CONDITIONS D'EXERCICE LIEES AU POSTE
- Contraintes horaires et permanence téléphonique
- Poste informatique
- Téléphone fixe et portable
- Messagerie électronique
-Participation complémentaire santé sous conditions – Adhésion à une garantie prévoyance maintien de salaire au
choix – Titres restaurant – Participation aux frais de transport collectif ou forfait mobilité – Comité des OEuvres Sociales - Conciergerie – Association sportive et de loisirs – Sport en collectivité
- Contraintes horaires et permanence téléphonique
- Poste informatique
- Téléphone fixe et portable
- Messagerie électronique
-Participation complémentaire santé sous conditions – Adhésion à une garantie prévoyance maintien de salaire au
choix – Titres restaurant – Participation aux frais de transport collectif ou forfait mobilité – Comité des OEuvres Sociales - Conciergerie – Association sportive et de loisirs – Sport en collectivité
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.