Assistant de Direction (h/f)
Offre n° O006241104000694
Publiée le 04/11/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
4 Place Pierre Gautier, Nice (Alpes-Maritimes)
Poste à pourvoir le
05/01/2025
Date limite de candidature
05/12/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Au sein de la Direction de la Direction Générale du CCAS de la DGA Solidarité et Cohésion Sociale, en qualité d'Assistant de Direction H/F, vous assurerez :
- L'assistance de la Directrice générale du CCAS ;
- L'organisation et la réalisation des tâches de secrétariat ;
- L'aide en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi des dossiers ;
- L'aide à la communication, l'échange d'informations au sein du CCAS.
- L'assistance de la Directrice générale du CCAS ;
- L'organisation et la réalisation des tâches de secrétariat ;
- L'aide en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi des dossiers ;
- L'aide à la communication, l'échange d'informations au sein du CCAS.
Missions / conditions d'exercice
MISSIONS PRINCIPALES :
*Dactylographie et mise en forme de documents : Dactylographie et mise en page de notes et de documents divers rédigés ou dictés par son supérieur. Reprographie, classement chronologique et transmission aux destinataires ;
*Prise de notes et rédaction de compte-rendu : Prise de notes et rédaction de compte-rendu lors de réunions.
*Accueil direct et téléphonique :
- Accueil, filtrage et orientation des appels téléphoniques. Transmission de messages. Prise de messages et renseignement sur l'état d'avancement de certains dossiers ;
- Accueil des personnes ayant ou désirant un rendez-vous avec son supérieur.
*Suivi du courrier sur logiciel : lecture et ventilation du courrier selon les instructions données par son supérieur ;
*Suivi des dossiers et des activités de la direction générale :
- Information sur l'avancement des dossiers ;
- Participation au suivi des dossiers et projets de la direction générale.
*Poursuite du travail et des actions à destination de l'ensemble des services du CCAS, mais aussi des nombreux partenaires (Etat, ARS, Conseil départemental, Associations etc...) afin de garantir à la Directrice générale des liens réguliers assurant la réussite des nombreuses actions menées et l'ensemble des actions médico-sociales du CCAS ;
*Coordination des interactions des différents services et agents placés sous l'autorité directe de la Directrice générale ;
*Suivi de la fluidité des échanges avec les DGA de la Ville de Nice et de la Métropole Nice Côte d'Azur et plus particulièrement de la DGA Solidarité et Cohésion Sociale ;
*Contrôle formel et suivi des parapheurs : Contrôle formel des parapheurs soumis à la lecture et à la signature de son supérieur : vérification des bordereaux de suivi, pointage des pièces annexes... ;
*Tenue de l'agenda de son supérieur : prise de rendez-vous, adaptation régulière ;
*Organisation logistique de réunions : réservation de la salle, convocation des personnes, etc. ;
*Gestion de la messagerie de son supérieur : Consultation, saisie et édition de messages sur messagerie bureautique pour le compte de son supérieur ;
*Recherche documentaire : réalisation de recherches documentaires à la demande de sa hiérarchie et diffusion d'informations ;
*Reprographie, classement de documents/dossiers.
Conditions de travail :
- Cycle de travail 37h30 sur 5 jours + 14 jours de RTT (journée de solidarité déduite) ;
- Travail en bureau ;
- Activité principale sur téléphone, écran informatique ;
- RIFSEEP : 4 ;
- NBI : non ;
- Conditions particulières (port de charge, pénibilité...) : RAS ;
- Accès transports en commun - bus, tram + nom de l'arrêt : Tram ligne 1 arrêt Opera vieille ville ;
- Temps partiel possible : non ;
- Travail en open space : non ;
- Poste éligible au télétravail : oui ;
- Véhicule de service : non.
NOUS REJOINDRE - NOS ATOUTS
- 39 jours de congés pour un temps plein (25 jours de congés annuels + 14 RTT), 25 jours de congés pour un temps plein 35h, sauf temps de travail annualisés ;
- Prise en charge des frais de transports en commun à hauteur de 75% (Réseau Lignes d'Azur et SNCF) et forfait mobilités durables ;
- Avantages du comité d'œuvres sociales : voyages, coupons sports, chèques vacances, de rentrée, tarifs préférentiels dans des complexes sportifs, cinémas, pour les activités des enfants, bons d'achats pour mariages, PACS, naissances, adoptions... ;
- Participation employeur à la mutuelle santé et au contrat de prévoyance collectif ;
- Gratuité des musées et du Parc Phoenix pour les résidents métropolitains ;
- Carte ou Tickets Restaurant (valeur faciale 10€), sauf pour les Directions opérationnelles ayant déjà un self ou une cantine ;
- Formations et perspectives d'évolution tout au long de la carrière via des services dédiés (service Formation, Ecole des cadres).
*Dactylographie et mise en forme de documents : Dactylographie et mise en page de notes et de documents divers rédigés ou dictés par son supérieur. Reprographie, classement chronologique et transmission aux destinataires ;
*Prise de notes et rédaction de compte-rendu : Prise de notes et rédaction de compte-rendu lors de réunions.
*Accueil direct et téléphonique :
- Accueil, filtrage et orientation des appels téléphoniques. Transmission de messages. Prise de messages et renseignement sur l'état d'avancement de certains dossiers ;
- Accueil des personnes ayant ou désirant un rendez-vous avec son supérieur.
*Suivi du courrier sur logiciel : lecture et ventilation du courrier selon les instructions données par son supérieur ;
*Suivi des dossiers et des activités de la direction générale :
- Information sur l'avancement des dossiers ;
- Participation au suivi des dossiers et projets de la direction générale.
*Poursuite du travail et des actions à destination de l'ensemble des services du CCAS, mais aussi des nombreux partenaires (Etat, ARS, Conseil départemental, Associations etc...) afin de garantir à la Directrice générale des liens réguliers assurant la réussite des nombreuses actions menées et l'ensemble des actions médico-sociales du CCAS ;
*Coordination des interactions des différents services et agents placés sous l'autorité directe de la Directrice générale ;
*Suivi de la fluidité des échanges avec les DGA de la Ville de Nice et de la Métropole Nice Côte d'Azur et plus particulièrement de la DGA Solidarité et Cohésion Sociale ;
*Contrôle formel et suivi des parapheurs : Contrôle formel des parapheurs soumis à la lecture et à la signature de son supérieur : vérification des bordereaux de suivi, pointage des pièces annexes... ;
*Tenue de l'agenda de son supérieur : prise de rendez-vous, adaptation régulière ;
*Organisation logistique de réunions : réservation de la salle, convocation des personnes, etc. ;
*Gestion de la messagerie de son supérieur : Consultation, saisie et édition de messages sur messagerie bureautique pour le compte de son supérieur ;
*Recherche documentaire : réalisation de recherches documentaires à la demande de sa hiérarchie et diffusion d'informations ;
*Reprographie, classement de documents/dossiers.
Conditions de travail :
- Cycle de travail 37h30 sur 5 jours + 14 jours de RTT (journée de solidarité déduite) ;
- Travail en bureau ;
- Activité principale sur téléphone, écran informatique ;
- RIFSEEP : 4 ;
- NBI : non ;
- Conditions particulières (port de charge, pénibilité...) : RAS ;
- Accès transports en commun - bus, tram + nom de l'arrêt : Tram ligne 1 arrêt Opera vieille ville ;
- Temps partiel possible : non ;
- Travail en open space : non ;
- Poste éligible au télétravail : oui ;
- Véhicule de service : non.
NOUS REJOINDRE - NOS ATOUTS
- 39 jours de congés pour un temps plein (25 jours de congés annuels + 14 RTT), 25 jours de congés pour un temps plein 35h, sauf temps de travail annualisés ;
- Prise en charge des frais de transports en commun à hauteur de 75% (Réseau Lignes d'Azur et SNCF) et forfait mobilités durables ;
- Avantages du comité d'œuvres sociales : voyages, coupons sports, chèques vacances, de rentrée, tarifs préférentiels dans des complexes sportifs, cinémas, pour les activités des enfants, bons d'achats pour mariages, PACS, naissances, adoptions... ;
- Participation employeur à la mutuelle santé et au contrat de prévoyance collectif ;
- Gratuité des musées et du Parc Phoenix pour les résidents métropolitains ;
- Carte ou Tickets Restaurant (valeur faciale 10€), sauf pour les Directions opérationnelles ayant déjà un self ou une cantine ;
- Formations et perspectives d'évolution tout au long de la carrière via des services dédiés (service Formation, Ecole des cadres).
Profils recherchés
Ce poste est ouvert à un agent de catégorie B de' la filière Administrative.
Expérience : Expérience souhaitée sur un poste similaire.
Domaine de diplôme :
- Bep métiers du secrétariat ;
- Bac pro secrétariat ;
- Bac Sciences et Technologie de la Gestion.
Compétences :
- Maîtriser les techniques de secrétariat bureautique ;
- Maîtriser l'orthographe, la synthaxe et la grammaire ;
- Maîtriser l'utilisation de logiciels standards et/ou métier ;
- Analyser et synthétiser les éléments d'une demande pour lui donner une suite efficace ;
- Distinguer l'urgent et l'important et hiérarchiser ainsi les priorités ;
- Réagir rapidement à diverses situations et faire face aux imprévus ;
- Respecter la confidentialité de certaines informations traitées ou connues ;
- Mémoriser des informations de manière à traiter efficacement une demande / un dossier ;
- Connaître l'organisation fonctionnelle du CCAS et suivre son évolution ;
- Adapter sa communication en fonction de la nature ou de l'importance des sollicitations et de la qualité des interlocuteurs ;
- Faire preuve d'amabilité et de courtoisie dans l'accueil et l'information du public ;
- Mettre en oeuvre un mode de classement rationnel facilitant la recherche, la consultation et l'archivage.
Qualités recherchées :
- Maîtrise des techniques de secrétariat ;
- Maîtrise de l'outil informatique ;
- Connaissance de l'organisation fonctionnelle du CCAS ;
- Organisation, rigueur et rapidité ;
- Sens relationnel ;
- Dynamisme et disponibilité ;
- Discrétion.
Expérience : Expérience souhaitée sur un poste similaire.
Domaine de diplôme :
- Bep métiers du secrétariat ;
- Bac pro secrétariat ;
- Bac Sciences et Technologie de la Gestion.
Compétences :
- Maîtriser les techniques de secrétariat bureautique ;
- Maîtriser l'orthographe, la synthaxe et la grammaire ;
- Maîtriser l'utilisation de logiciels standards et/ou métier ;
- Analyser et synthétiser les éléments d'une demande pour lui donner une suite efficace ;
- Distinguer l'urgent et l'important et hiérarchiser ainsi les priorités ;
- Réagir rapidement à diverses situations et faire face aux imprévus ;
- Respecter la confidentialité de certaines informations traitées ou connues ;
- Mémoriser des informations de manière à traiter efficacement une demande / un dossier ;
- Connaître l'organisation fonctionnelle du CCAS et suivre son évolution ;
- Adapter sa communication en fonction de la nature ou de l'importance des sollicitations et de la qualité des interlocuteurs ;
- Faire preuve d'amabilité et de courtoisie dans l'accueil et l'information du public ;
- Mettre en oeuvre un mode de classement rationnel facilitant la recherche, la consultation et l'archivage.
Qualités recherchées :
- Maîtrise des techniques de secrétariat ;
- Maîtrise de l'outil informatique ;
- Connaissance de l'organisation fonctionnelle du CCAS ;
- Organisation, rigueur et rapidité ;
- Sens relationnel ;
- Dynamisme et disponibilité ;
- Discrétion.
Contact et modalités de candidature
Contact
0493135100
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation à :
Monsieur le Président
4 Place Pierre Gautier
06000 NICE
Monsieur le Président
4 Place Pierre Gautier
06000 NICE
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.