Secrétaire de direction polyvalente
Offre n° O002250115000802
Publiée le 15/01/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Cours Guynemer, Compiègne (Oise)
Poste à pourvoir le
01/04/2025
Date limite de candidature
16/03/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une disponibilité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Au sein d’une équipe composée de 25 agents, vous assurez les fonctions de secrétaire de direction en termes d'accueil, d’organisation des réunions, de suivi de dossiers visant le bon fonctionnement général de la structure, sous l'autorité de la responsable administrative. Une partie de vos missions sera consacrée à la gestion des ressources humaines et au suivi du déroulement de la carrière des agents, avec l’appui du Centre de Gestion de la FPT de l’Aisne.
Missions / conditions d'exercice
Missions principales en qualité d’assistante de direction, l’agent gère :
- Le courrier entrant et sortant (affranchissement, enregistrement) et le standard téléphonique
- Les prises de rendez-vous et l’organisation de réunions en lien avec les agendas des agents et des élus de la collectivité
- Les bases de contacts de l’Entente
- L’organisation des instances délibératives de l’Entente : réunions du Bureau de l’Entente et des Comités syndicaux (réservations diverses, convocations, rapport au comité syndical, édition des feuilles de présence, recherche du quorum), suivies de la finalisation des délibérations, de l’envoi dématérialisé et de la tenue du registre des délibérations
- La logistique relative au bon fonctionnement de la collectivité (gestion des stocks divers et fournitures), en lien avec les différents prestataires et fournisseurs (gestion de la partie « support » concernant le suivi des véhicules, des copieurs…).Missions principales en qualité d’assistante de direction, l’agent gère :
- Le courrier entrant et sortant (affranchissement, enregistrement) et le standard téléphonique
- Les prises de rendez-vous et l’organisation de réunions en lien avec les agendas des agents et des élus de la collectivité
- Les bases de contacts de l’Entente
- L’organisation des instances délibératives de l’Entente : réunions du Bureau de l’Entente et des Comités syndicaux (réservations diverses, convocations, rapport au comité syndical, édition des feuilles de présence, recherche du quorum), suivies de la finalisation des délibérations, de l’envoi dématérialisé et de la tenue du registre des délibérations
- La logistique relative au bon fonctionnement de la collectivité (gestion des stocks divers et fournitures), en lien avec les différents prestataires et fournisseurs (gestion de la partie « support » concernant le suivi des véhicules, des copieurs…).
En matière de ressources humaines, l’agent gère :
- La tenue et suivi des dossiers individuels des agents (pièces numérotées, bulletins de salaire)
- Le suivi des effectifs : préparation des dossiers de CAP et CTP, publication des vacances de poste, suivi des évolutions de carrière
- Les demandes de congés et les absences exceptionnelles
- Le recensement des besoins en formation, le plan de formation, l’inscription des agents (élaboration d’un tableau de suivi des formations individuelles), inscriptions aux concours
- La préparation des éléments préalables à l’élaboration des salaires par le centre de gestion (changements de situations individuelles, décompte des astreintes)
- L’organisation du planning des astreintes
- Le suivi des agréments et habilitations, inscriptions aux sessions
- La mise à jour du Document unique
- Le suivi des rendez-vous à la médecine du travail.
Autres missions :
- Actions de communication en lien avec le service communication (notamment développement de la communication interne, e-mailing mensuel, etc.), et soutien à l’organisation des relations publiques avec les membres (préparation de réunions, diffusion d’informations…).
- Le courrier entrant et sortant (affranchissement, enregistrement) et le standard téléphonique
- Les prises de rendez-vous et l’organisation de réunions en lien avec les agendas des agents et des élus de la collectivité
- Les bases de contacts de l’Entente
- L’organisation des instances délibératives de l’Entente : réunions du Bureau de l’Entente et des Comités syndicaux (réservations diverses, convocations, rapport au comité syndical, édition des feuilles de présence, recherche du quorum), suivies de la finalisation des délibérations, de l’envoi dématérialisé et de la tenue du registre des délibérations
- La logistique relative au bon fonctionnement de la collectivité (gestion des stocks divers et fournitures), en lien avec les différents prestataires et fournisseurs (gestion de la partie « support » concernant le suivi des véhicules, des copieurs…).Missions principales en qualité d’assistante de direction, l’agent gère :
- Le courrier entrant et sortant (affranchissement, enregistrement) et le standard téléphonique
- Les prises de rendez-vous et l’organisation de réunions en lien avec les agendas des agents et des élus de la collectivité
- Les bases de contacts de l’Entente
- L’organisation des instances délibératives de l’Entente : réunions du Bureau de l’Entente et des Comités syndicaux (réservations diverses, convocations, rapport au comité syndical, édition des feuilles de présence, recherche du quorum), suivies de la finalisation des délibérations, de l’envoi dématérialisé et de la tenue du registre des délibérations
- La logistique relative au bon fonctionnement de la collectivité (gestion des stocks divers et fournitures), en lien avec les différents prestataires et fournisseurs (gestion de la partie « support » concernant le suivi des véhicules, des copieurs…).
En matière de ressources humaines, l’agent gère :
- La tenue et suivi des dossiers individuels des agents (pièces numérotées, bulletins de salaire)
- Le suivi des effectifs : préparation des dossiers de CAP et CTP, publication des vacances de poste, suivi des évolutions de carrière
- Les demandes de congés et les absences exceptionnelles
- Le recensement des besoins en formation, le plan de formation, l’inscription des agents (élaboration d’un tableau de suivi des formations individuelles), inscriptions aux concours
- La préparation des éléments préalables à l’élaboration des salaires par le centre de gestion (changements de situations individuelles, décompte des astreintes)
- L’organisation du planning des astreintes
- Le suivi des agréments et habilitations, inscriptions aux sessions
- La mise à jour du Document unique
- Le suivi des rendez-vous à la médecine du travail.
Autres missions :
- Actions de communication en lien avec le service communication (notamment développement de la communication interne, e-mailing mensuel, etc.), et soutien à l’organisation des relations publiques avec les membres (préparation de réunions, diffusion d’informations…).
Profils recherchés
Profil recherché
- Formation en secrétariat de direction de type BTS ou équivalent avec expérience avérée dans une fonction similaire exigée
- Parfaite maitrise des outils et logiciels bureautiques (pack Office dont Word, Excel, Powerpoint, cloud Onedrive), intérêt pour les outils informatiques, notions de bases de données
- Très bon relationnel, savoir-être
- Capacités rédactionnelles exigées (compte-rendus, courriers...)
- Sens de l'organisation, rigueur, méthode, réactivité
- Fiabilité, autonomie
- Respect du secret professionnel
Contrainte du poste : non éligible au télétravail.
- Formation en secrétariat de direction de type BTS ou équivalent avec expérience avérée dans une fonction similaire exigée
- Parfaite maitrise des outils et logiciels bureautiques (pack Office dont Word, Excel, Powerpoint, cloud Onedrive), intérêt pour les outils informatiques, notions de bases de données
- Très bon relationnel, savoir-être
- Capacités rédactionnelles exigées (compte-rendus, courriers...)
- Sens de l'organisation, rigueur, méthode, réactivité
- Fiabilité, autonomie
- Respect du secret professionnel
Contrainte du poste : non éligible au télétravail.
Contact et modalités de candidature
Contact
0344388383
Informations complémentaires
CV et lettre de motivation obligatoires pour postuler.
Poste non éligible au télétravail.
Contact :
Monsieur le Président
Entente Oise-Aisne
11 cours Guynemer
60200 Compiègne
Poste non éligible au télétravail.
Contact :
Monsieur le Président
Entente Oise-Aisne
11 cours Guynemer
60200 Compiègne
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.