UN ASSISTANT DE DIRECTION AU SECRÉTARIAT DU MAIRE (H/F)
Offre n° O001250321000324
Publiée le 21/03/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
La Ville de GEX
Commune historique et dynamique de 13 500 habitants, sous-préfecture du département de l'Ain, capitale administrative du Pays de Gex, Ville porte du Parc Naturel Régional du Haut-Jura, située au pied de la Haute chaîne du Jura à 20 km de Genève.
Commune historique et dynamique de 13 500 habitants, sous-préfecture du département de l'Ain, capitale administrative du Pays de Gex, Ville porte du Parc Naturel Régional du Haut-Jura, située au pied de la Haute chaîne du Jura à 20 km de Genève.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Mairie - 77 rue de l'Horloge, Gex (Ain)
Poste à pourvoir le
01/07/2025
Date limite de candidature
20/05/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sous l’autorité du maire et du directeur général des services, l’assistant(e) de direction au secrétariat du maire aura pour missions principales d’assister M. le maire dans l’ensemble de ses activités, de traiter et d’enregistrer les courriers entrants, d’accomplir diverses missions au sein du pool de la direction générale et de la communication.
Missions / conditions d'exercice
Assistance apportée au maire dans l’ensemble de ses activités :
•Aide apportée au maire dans son organisation professionnelle : tenue de l’agenda, prise en charge des sollicitations, prise et préparation des rendez-vous, contrôle du circuit des parapheurs etc.
•Fort appui administratif : réponses aux courriers ainsi qu’aux invitations et sollicitations, préparation de dossiers en lien avec la direction générale et les services municipaux, rédaction de comptes rendus, tenue du planning général des réunions et événements…
Traitement et enregistrement des courriers entrants :
•Gestion des courriers entrants sous toutes leurs formes, papier et numérique : lecture, tri, pré ventilation, enregistrement dans le logiciel dédié.
•Veille au respect des procédures « courrier » et aux suites données aux correspondances appelant une réponse.
Missions diverses :
•Soutien administratif apporté à la direction générale des services dans sa production juridique.
•Polyvalence recherchée au sein du binôme Secrétariat du maire / Secrétariat DGS. •Remplacements ponctuels.
•Soutien apporté au service Communication.
•Gestion du fichier protocole.
•Aide apportée au maire dans son organisation professionnelle : tenue de l’agenda, prise en charge des sollicitations, prise et préparation des rendez-vous, contrôle du circuit des parapheurs etc.
•Fort appui administratif : réponses aux courriers ainsi qu’aux invitations et sollicitations, préparation de dossiers en lien avec la direction générale et les services municipaux, rédaction de comptes rendus, tenue du planning général des réunions et événements…
Traitement et enregistrement des courriers entrants :
•Gestion des courriers entrants sous toutes leurs formes, papier et numérique : lecture, tri, pré ventilation, enregistrement dans le logiciel dédié.
•Veille au respect des procédures « courrier » et aux suites données aux correspondances appelant une réponse.
Missions diverses :
•Soutien administratif apporté à la direction générale des services dans sa production juridique.
•Polyvalence recherchée au sein du binôme Secrétariat du maire / Secrétariat DGS. •Remplacements ponctuels.
•Soutien apporté au service Communication.
•Gestion du fichier protocole.
Profils recherchés
•Très bonnes expressions écrite et orale.
•Connaissance du fonctionnement d’une collectivité territoriale et de l’environnement institutionnel.
•Logiciels bureautiques.
•Aisance relationnelle et diplomatie.
•Capacité d’écoute et de reformulation.
•Capacité à travailler tant en autonomie qu’en équipe.
•Rigueur, proactivité et réactivité.
•Discrétion et loyauté
•Connaissance du fonctionnement d’une collectivité territoriale et de l’environnement institutionnel.
•Logiciels bureautiques.
•Aisance relationnelle et diplomatie.
•Capacité d’écoute et de reformulation.
•Capacité à travailler tant en autonomie qu’en équipe.
•Rigueur, proactivité et réactivité.
•Discrétion et loyauté
Contact et modalités de candidature
Contact
0450426300
Informations complémentaires
- CV, lettre de motivation, copie des diplômes, copie du dernier arrêté d'avancement d'échelon et de la dernière évaluation professionnelle pour les candidats titulaires de la FP, copie des certificats de travail pour les contractuels.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.