Assistante / Assistant de Direction
Offre n° O972-202408009023
Publiée le 05/08/2024
Synthèse de l'offre
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Création d'un emploi
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Métier(s)
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Assistante / Assistant de Direction
Missions / conditions d'exercice
Organisation et planification des réunions :
- Préparation et organisation des commissions : vérifier la complétude des dossiers des directions
- Gestion des réunions et élaboration procès-verbaux et compte-rendu
Gestion et partage de l'information :
- Réceptionner, enregistrer et vérifier les dossiers
- Photocopier et assembler des documents
- Trier, classer et archiver des documents
- Synthétiser et présenter des informations
- Rechercher et diffuser des informations
- Préparer les dossiers pour les instances
- Classement et archivage de documents
Planification et suivi des dossiers :
- Gérer les agendas de l'équipe, prendre et organiser les rendez-vous
- Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
- Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings, etc.) Utiliser des logiciels et des progiciels
- Définir les besoins du service et les compétences associées
- Accompagner la Directrice dans les réunions d'orientations
Autres missions :
- Accueil physique et téléphonique de publics internes et externes
- Suivi de la réglementation des directions de la DGA en lien avec la Direction Juridique
- Constitution du fichier des partenaires et autres acteurs accompagnant la DGA
- Information et conseil à la Directrice en fonction de l'actualité de DG
- Rédaction des lettres aux partenaires, notes, mails aux collaborateurs
- Suivi des indicateurs de gestion et collecte des données pour les bilans à la DG, à la Commission, et au Conseil Communautaire
- Participation à l'élaboration de l'annuaire interne
- Préparation et organisation des commissions : vérifier la complétude des dossiers des directions
- Gestion des réunions et élaboration procès-verbaux et compte-rendu
Gestion et partage de l'information :
- Réceptionner, enregistrer et vérifier les dossiers
- Photocopier et assembler des documents
- Trier, classer et archiver des documents
- Synthétiser et présenter des informations
- Rechercher et diffuser des informations
- Préparer les dossiers pour les instances
- Classement et archivage de documents
Planification et suivi des dossiers :
- Gérer les agendas de l'équipe, prendre et organiser les rendez-vous
- Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
- Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings, etc.) Utiliser des logiciels et des progiciels
- Définir les besoins du service et les compétences associées
- Accompagner la Directrice dans les réunions d'orientations
Autres missions :
- Accueil physique et téléphonique de publics internes et externes
- Suivi de la réglementation des directions de la DGA en lien avec la Direction Juridique
- Constitution du fichier des partenaires et autres acteurs accompagnant la DGA
- Information et conseil à la Directrice en fonction de l'actualité de DG
- Rédaction des lettres aux partenaires, notes, mails aux collaborateurs
- Suivi des indicateurs de gestion et collecte des données pour les bilans à la DG, à la Commission, et au Conseil Communautaire
- Participation à l'élaboration de l'annuaire interne
Profils recherchés
Connaissances techniques à maîtriser
- L'environnement institutionnel et les processus décisionnels des collectivités locales
- Les missions des Administrations et partenaires publics
- La rédaction administrative et être capable d'élaborer des documents professionnels et support
- Les techniques de secrétariat : dactylographie, prise de notes, mise en forme de documents
- Maîtriser la suite Office (Word, Excel, powerpoint, Acces)
- Le vocabulaire professionnel du service - Procédures administratives Techniques de recherches documentaires
Compétences relationnelles
- Discrétion professionnelle, secret professionnel et droit de réserve
- Loyauté
- Etre capable de travailler en équipe et avec de nombreux interlocuteurs
- Courtoisie et faire preuve de respect
Compétences rédactionnelles :
- Connaître les règles de l'expression orale et écrite
- Connaître les techniques de secrétariat
- Connaître les règles d'orthographe, syntaxe et grammaire
- Connaître le fonctionnement de l'Intranet et de l'Internet
- L'environnement institutionnel et les processus décisionnels des collectivités locales
- Les missions des Administrations et partenaires publics
- La rédaction administrative et être capable d'élaborer des documents professionnels et support
- Les techniques de secrétariat : dactylographie, prise de notes, mise en forme de documents
- Maîtriser la suite Office (Word, Excel, powerpoint, Acces)
- Le vocabulaire professionnel du service - Procédures administratives Techniques de recherches documentaires
Compétences relationnelles
- Discrétion professionnelle, secret professionnel et droit de réserve
- Loyauté
- Etre capable de travailler en équipe et avec de nombreux interlocuteurs
- Courtoisie et faire preuve de respect
Compétences rédactionnelles :
- Connaître les règles de l'expression orale et écrite
- Connaître les techniques de secrétariat
- Connaître les règles d'orthographe, syntaxe et grammaire
- Connaître le fonctionnement de l'Intranet et de l'Internet
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Adresser votre lettre de candidature accompagnée d'un curriculum vitæ avant le 23 août 2024
À l'adresse suivante :
Communauté d'Agglomération du Pays Nord Martinique
39 Lotissement la Marie
97225 MARIGOT
Pour tout renseignement, s'adresser à la Direction des Ressources Humaines
Par mail : recrutements@capnordmartinique.fr
Par téléphone : 0596 59 79 52
À l'adresse suivante :
Communauté d'Agglomération du Pays Nord Martinique
39 Lotissement la Marie
97225 MARIGOT
Pour tout renseignement, s'adresser à la Direction des Ressources Humaines
Par mail : recrutements@capnordmartinique.fr
Par téléphone : 0596 59 79 52
Adresse de l'employeur
COMMUNAUTE D'AGGLOMERATION CAP NORD CAP NORD
>LOTISSEMENT LA MARIE
97225 LE MARIGOT
>LOTISSEMENT LA MARIE
97225 LE MARIGOT
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.